Auditovatelná kniha služby: co skutečně vyžaduje
Hodnota knihy služby odpovídá její důkazní hodnotě. Pokud lze záznamy dodatečně a nepozorovaně měnit, ztrácí účinek právě ve chvíli, kdy je potřeba.
K čemu slouží kniha služby
Kniha služby chronologicky dokumentuje dění během služby: začátek a převzetí směny, kontrolní pochůzky, mimořádné události, hlášení a předání. Při sporu je zásadním důkazem vůči objednateli, pojišťovně a úřadům. Německé nařízení Bewachungsverordnung ukládá bezpečnostním společnostem povinnost vést odpovídající záznamy.
Co znamená auditovatelnost
Tento pojem neznamená "digitální", ale označuje čtyři konkrétní vlastnosti:
- Neměnnost: Záznam nelze dodatečně a nepozorovaně změnit. Opravy jsou rozpoznatelné jako opravy a originál zůstává viditelný.
- Dohledatelnost: U každého záznamu je zřejmé, kdo a kdy jej vytvořil.
- Úplnost: Žádné mezery ani skryté výmazy.
- Dostupnost: Záznam lze po celou dobu uchovávání najít a přečíst.
Proč papír a Excel tyto požadavky nesplňují
Papírová kniha splňuje neměnnost pouze zdánlivě. Stránky lze vyjmout, záznamy dodatečně doplnit a rukopis spolehlivě nedokládá čas ani autora. Soubor Excel je ještě slabší: Lze jej zcela a beze stopy přepsat. Pro rychlý začátek poslouží šablona knihy služby, jako důkazní prostředek je však slabá.
Jak vypadá spolehlivé řešení
Záznamy se pevně uloží s časovým razítkem, nelze je dodatečně a nepozorovaně měnit a přímo obsahují autora, objekt a volitelně fotografii a polohu. Společně se systémem kontroly strážných tak vzniká souvislý doklad o pochůzce a události, který objednatel obdrží přímo jako zprávu. Více informací najdete v části software pro knihu služby.
Tento článek poskytuje praktické vodítko a nenahrazuje právní poradenství. Rozhodující je příslušné znění zákona, aktuální judikatura a zvláštní kolektivní a úřední podmínky konkrétního případu.
Über den Autor
Sebastian Bähr
Gründer von Balerion Security
Sebastian Bähr entwickelt mit Balerion Security eine Dispositions- und Compliance-Software, die speziell auf Sicherheitsdienstleister zugeschnitten ist. Die Inhalte dieses Ratgebers entstehen aus der täglichen Arbeit an Dienstplanung, Arbeitszeitprüfung und Nachweisführung gemeinsam mit Sicherheitsunternehmen.
Vhodná řešení
Související pojmy ve slovníku
Soulad s předpisy, který funguje v každodenním provozu.
Balerion Security automaticky kontroluje pracovní dobu, kvalifikace a doklady, místo aby spoléhal na disciplínu v každodenním provozu.
Vyzkoušet zdarma na 14 dní