Αδιάβλητο Wachbuch: τι χρειάζεται πραγματικά

Το Wachbuch, δηλαδή το βιβλίο υπηρεσίας, καταγράφει χρονολογικά τι συνέβη κατά τη διάρκεια μιας υπηρεσίας: έναρξη και παραλαβή βάρδιας, περιπολίες ελέγχου, ιδιαίτερα συμβάντα, αναφορές, παράδοση. Σε περίπτωση διαφοράς είναι το βασικό αποδεικτικό έναντι του εντολέα, της ασφαλιστικής εταιρείας και των αρχών. Η Bewachungsverordnung υποχρεώνει τις επιχειρήσεις φύλαξης να τηρούν αντίστοιχες καταχωρίσεις.

Ο όρος δεν σημαίνει "ψηφιακό", αλλά τέσσερις συγκεκριμένες ιδιότητες:

• Αμεταβλητότητα: Μια καταχώριση δεν μπορεί να αλλάξει εκ των υστέρων χωρίς να γίνει αντιληπτό. Οι διορθώσεις αναγνωρίζονται ως διορθώσεις και το πρωτότυπο παραμένει ορατό.
• Ιχνηλασιμότητα: Για κάθε καταχώριση φαίνεται ποιος τη δημιούργησε και πότε.
• Πληρότητα: Χωρίς κενά και χωρίς σιωπηρές διαγραφές.
• Διαθεσιμότητα: Η καταχώριση μπορεί να βρεθεί και να διαβαστεί σε όλη τη διάρκεια της περιόδου διατήρησης.

Ένα έντυπο βιβλίο πληροί την αμεταβλητότητα μόνο φαινομενικά. Σελίδες μπορούν να αφαιρεθούν, καταχωρίσεις να προστεθούν εκ των υστέρων και ο γραφικός χαρακτήρας δεν αποδεικνύει αξιόπιστα ούτε την ώρα ούτε τον συντάκτη. Ένα αρχείο Excel είναι ακόμη πιο αδύναμο: Μπορεί να αντικατασταθεί πλήρως χωρίς κανένα ίχνος. Για ένα γρήγορο ξεκίνημα είναι χρήσιμο ένα πρότυπο Wachbuch, αλλά ως αποδεικτικό είναι αδύναμο.

Οι καταχωρίσεις οριστικοποιούνται με χρονική σήμανση, δεν μπορούν να αλλάξουν εκ των υστέρων χωρίς να γίνει αντιληπτό και περιλαμβάνουν συντάκτη, εγκατάσταση και προαιρετικά φωτογραφία και τοποθεσία απευθείας στην καταχώριση. Μαζί με ένα σύστημα ελέγχου φυλάκων δημιουργείται συνεχής τεκμηρίωση περιπολιών και συμβάντων, την οποία ο εντολέας λαμβάνει απευθείας ως αναφορά. Περισσότερα στο λογισμικό Wachbuch.