Wachbuch infalsifiable: ce qu’il faut réellement

Le Wachbuch, ou registre de garde, consigne par ordre chronologique ce qui s’est passé pendant un service: début et prise en charge du poste, rondes de contrôle, incidents particuliers, signalements et relève. En cas de litige, il constitue la preuve centrale face au donneur d’ordre, à l’assureur et aux autorités. La Bewachungsverordnung impose aux entreprises de gardiennage de tenir les registres correspondants.

Le terme ne signifie pas «numérique», mais désigne quatre propriétés concrètes:

• Inaltérabilité: une entrée ne peut pas être modifiée ultérieurement sans que cela soit visible. Les corrections sont identifiables en tant que telles et l’original reste visible.
• Traçabilité: pour chaque entrée, il est possible de savoir qui l’a créée et quand.
• Exhaustivité: aucune lacune, aucune suppression silencieuse.
• Disponibilité: l’entrée peut être retrouvée et lue pendant toute la durée de conservation.

Un registre papier ne garantit l’inaltérabilité qu’en apparence. Des pages peuvent être retirées, des entrées ajoutées ultérieurement, et l’écriture manuscrite ne prouve de manière fiable ni l’heure ni l’auteur. Un fichier Excel est encore moins fiable: il peut être intégralement remplacé sans laisser de trace. Un modèle de Wachbuch convient pour démarrer rapidement, mais sa valeur probante est faible.

Les entrées sont enregistrées avec un horodatage, ne peuvent pas être modifiées ultérieurement sans que cela soit visible et indiquent directement l’auteur, le site et, en option, une photo et la position. Associées à un Wächterkontrollsystem, ou système de contrôle des rondes, elles forment une preuve continue de la ronde et de l’incident, que le donneur d’ordre reçoit directement sous forme de rapport. Pour en savoir plus, consultez le logiciel de Wachbuch.