Controleerbaar Wachbuch: wat echt nodig is

Het Wachbuch documenteert chronologisch wat er tijdens een dienst is gebeurd: begin en overname van de dienst, controlerondes, bijzondere voorvallen, meldingen, overdracht. Bij een geschil is het het centrale bewijsmiddel tegenover opdrachtgever, verzekeraar en autoriteiten. De Bewachungsverordnung verplicht beveiligingsbedrijven tot dergelijke registraties.

De term betekent niet "digitaal", maar vier concrete eigenschappen:

• Onveranderlijkheid: een vermelding kan achteraf niet ongemerkt worden gewijzigd. Correcties zijn als correctie herkenbaar en het origineel blijft zichtbaar.
• Traceerbaarheid: bij elke vermelding is zichtbaar wie deze wanneer heeft aangemaakt.
• Volledigheid: geen hiaten, geen stille verwijderingen.
• Beschikbaarheid: de vermelding blijft gedurende de hele bewaartermijn vindbaar en leesbaar.

Een papieren boek voldoet slechts schijnbaar aan de eis van onveranderlijkheid. Pagina's kunnen worden verwijderd, vermeldingen achteraf worden toegevoegd en het handschrift bewijst tijdstip noch auteur betrouwbaar. Een Excel-bestand is nog zwakker: het kan volledig en spoorloos worden overschreven. Voor een snelle start volstaat een Wachbuch-sjabloon, als bewijsmiddel is het zwak.

Vermeldingen worden met een tijdstempel vastgelegd, kunnen achteraf niet ongemerkt worden gewijzigd en bevatten direct bij de vermelding de auteur, het object en optioneel een foto en locatie. Samen met een Wächterkontrollsystem ontstaat zo een doorlopend bewijs van controleronde en voorval, dat de opdrachtgever rechtstreeks als rapport ontvangt. Meer hierover onder Wachbuch-software.