Wachbuch à prova de auditoria: o que é realmente necessário

O Wachbuch, ou livro de ocorrências, documenta cronologicamente o que aconteceu durante um serviço: início e passagem do turno, rondas de controlo, ocorrências especiais, comunicações e passagem de serviço. Em caso de litígio, é o principal meio de prova perante o cliente, a seguradora e as autoridades. A Bewachungsverordnung obriga as empresas de vigilância a manter registos correspondentes.

O conceito não significa "digital", mas quatro características concretas:

• Inalterabilidade: uma entrada não pode ser alterada posteriormente sem que isso seja detetado. As correções são identificáveis como tal e o original permanece visível.
• Rastreabilidade: em cada entrada é possível identificar quem a criou e quando.
• Integridade: sem lacunas nem eliminações silenciosas.
• Disponibilidade: a entrada pode ser encontrada e lida durante todo o prazo de conservação.

Um livro em papel só aparentemente garante a inalterabilidade. É possível retirar páginas e acrescentar entradas posteriormente, e a caligrafia não comprova de forma fiável nem a hora nem a autoria. Um ficheiro Excel é ainda mais frágil: pode ser totalmente substituído sem deixar vestígios. Para um início rápido, um modelo de Wachbuch é útil, mas é frágil como meio de prova.

As entradas são fixadas com um carimbo de data e hora, não podem ser alteradas posteriormente sem que isso seja detetado e incluem diretamente a autoria, o local e, opcionalmente, uma fotografia e a localização. Em conjunto com um Wächterkontrollsystem, isto cria um comprovativo contínuo das rondas e ocorrências, que o cliente recebe diretamente como relatório. Mais informações em software de Wachbuch.