Защищенный от изменений журнал охраны: что действительно нужно
Ценность журнала охраны определяется его доказательной силой. Если записи можно незаметно изменить задним числом, журнал теряет силу именно тогда, когда он необходим.
Для чего нужен журнал охраны
Журнал охраны в хронологическом порядке документирует все события во время дежурства: начало и прием смены, контрольные обходы, особые происшествия, сообщения, передачу смены. В случае спора он является главным доказательством для заказчика, страховой компании и органов власти. Bewachungsverordnung обязывает охранные предприятия вести соответствующие записи.
Что означает защита от изменений
Этот термин означает не "цифровой формат", а четыре конкретных свойства:
- Неизменяемость: запись невозможно незаметно изменить задним числом. Исправления обозначены как исправления, оригинал остается видимым.
- Прослеживаемость: для каждой записи видно, кто и когда ее создал.
- Полнота: никаких пробелов и незаметных удалений.
- Доступность: запись можно найти и прочитать в течение всего срока хранения.
Почему бумага и Excel не соответствуют этим требованиям
Бумажный журнал лишь кажется неизменяемым. Страницы можно удалить, записи можно добавить задним числом, а почерк не подтверждает надежно ни время, ни автора. Файл Excel еще менее надежен: его можно полностью и бесследно перезаписать. Для быстрого начала подойдет шаблон журнала охраны, но как доказательство он слаб.
Как выглядит надежное решение
Записи фиксируются с отметкой времени, их нельзя незаметно изменить задним числом, а автор, объект и при необходимости фотография и местоположение сохраняются непосредственно в записи. Вместе с системой контроля охранников это создает непрерывное подтверждение обходов и происшествий, которое заказчик получает непосредственно в виде отчета. Подробнее см. программу для журнала охраны.
Эта статья содержит практические рекомендации и не заменяет юридическую консультацию. Определяющими являются соответствующий текст закона, актуальная судебная практика, а также тарифные и административные особенности конкретного случая.
Über den Autor
Sebastian Bähr
Gründer von Balerion Security
Sebastian Bähr entwickelt mit Balerion Security eine Dispositions- und Compliance-Software, die speziell auf Sicherheitsdienstleister zugeschnitten ist. Die Inhalte dieses Ratgebers entstehen aus der täglichen Arbeit an Dienstplanung, Arbeitszeitprüfung und Nachweisführung gemeinsam mit Sicherheitsunternehmen.
Подходящие решения
Связанные термины в словаре
Соблюдение требований, которое работает каждый день.
Balerion Security автоматически проверяет рабочее время, квалификацию и документы, не полагаясь на дисциплину в повседневной работе.
Попробовать бесплатно 14 дней