Leverandørfakturaer

På fanen Kreditor i faktureringen opretter „Opret fra delegerede vagter“ en kladde. Serveren samler alle vagter, der i perioden er delegeret til denne underleverandør, og opretter en forventet post for hver vagt samt separate tillægsposter.

Grundlaget er planlagte minutter, ikke registrerede tider. De faktiske ind- og udstemplingstider ligger hos underleverandøren og er bevidst ikke synlige for jer.

Hvis der mangler en indkøbssats, afbrydes kladden med en meddelelse i stedet for at beregne med nul. Hvis der er vedligeholdt daterede betingelser, og en vagtdag ikke er dækket af nogen af dem, mislykkes hele kladden også i stedet for at vise et delvist forventet beløb.

Når bilaget kommer, indtaster du fakturanummer, udstedelsesdato, nettobeløb, momssats og forfaldsdato. Systemet beregner moms, bruttobeløb og afvigelsen fra det forventede beløb.

Afvigelsen blokerer aldrig. Den vises som et trafiklys, grønt ved nul, gult under fem euro og rødt derover. I afgør, om en afvigelse er i orden.

En leverandørfaktura går gennem statustrinnene Kladde, Afstemt og Betalt. Det er ikke muligt at gå direkte fra Kladde til Betalt, afstemningen er et obligatorisk trin. Annulleret er endeligt.

Den øverste blok viser forventet, faktisk og åbent beløb for hver underleverandør i en periode. Det åbne beløb kan blive negativt, hvis der er faktureret mere i perioden, end der blev delegeret.

Vigtigt for controlling: Kun det faktiske beløb indgår i marginen, ikke det forventede. Hvis du ikke registrerer leverandørfakturaer, ser marginen derfor for høj ud.

Perioden afgrænses efter leverandørfakturaens udstedelsesdato, ikke efter leveringsperioden. En majfaktura, der registreres i juni, flytter altså marginen til juni.