Fakturering og controlling

En timesats kan angives på flere niveauer: ved objektet, i en prisliste hos kunden, i en Deal, ved ordren og som standardsats hos kunden. Den mest specifikke angivne sats gælder altid. Satsen ved objektet tilsidesætter prislisten, som tilsidesætter satsen ved ordren. Til sidst gælder standardsatsen.

En Deal er en prismodel pr. medarbejderkategori, som kan være knyttet til flere kunder samtidig. Hvis den indeholder en dagssats for en kategori, erstatter dagssatsen timeposterne og tillægsposterne i stedet for at blive lagt til dem.

Hvis en pris overrasker: Årsagen er næsten altid en sats på et mere specifikt niveau, som man har glemt. Start søgningen ved objektet, og arbejd dig udad.

Hvis alle satser mangler, afbrydes kladden med en besked i stedet for stiltiende at beregne med nul euro.

Bemærk, dette er modsat løn: På fakturaen får hvert minut præcis ét tillæg. Det højeste tillæg vinder. Ved løn lægges tillæggene derimod sammen, fordi § 3b EStG tillader det. Sammenlign derfor aldrig en tillægskolonne på fakturaen med en fra lønnen.

Mængden er den medregnede tid, altså planlagt tid plus godkendt overarbejde. Filteret „kun afstemte timer" er som standard deaktiveret, så ukontrolleret tid kan også faktureres.

Oprettede fakturaer beregnes med fast 19 procent og en betalingsfrist på 14 dage. For manuelt oprettede fakturaer kan 19, 7 og 0 procent vælges.

Fakturanummeret følger mønstret præfiks, år, fortløbende nummer og tildeles uden huller. Kreditnotaer bruger den samme nummerserie.

Rækkefølgen er kladde, godkendt, sendt, åben, betalt, annulleret. Hvert trin kontrollerer den forrige status. En sendt faktura kan ikke længere redigeres.

En kreditnota vender posternes fortegn, sætter sig selv til åben og den oprindelige faktura til annulleret, alt sammen i ét trin.

Rykkerprocessen kører automatisk én gang om dagen om formiddagen med trin fra 1 dag, 14 dage og 28 dage efter forfald. Efter trin 3 sendes der ikke flere rykkere.

Sendte, åbne og betalte fakturaer samt alle kreditnotaer eksporteres, filtreret efter fakturadatoen. Uden en angivet periode bruges den løbende måned.

Kolonnerne Konto, Modkonto og Afgiftsnøgle er bevidst tomme, fordi der ikke er gemt en virksomhedsdækkende kontoplan. En gættet standardværdi ville bogføre forkert.

Hvis du opkræver betaling fra kunder via direkte debitering, opretter Balerion Security filen til banken i formatet pain.008.

Det kræver tre ting: dit kreditornummer samt IBAN og BIC i indstillingerne, betalingsmåden direkte debitering hos kunden med mandatreference, underskriftsdato og IBAN samt mindst én passende faktura. Betalingsmåden Faktura er standard hos kunden. Direkte debitering skal derfor vælges aktivt.

Filen oprettes fra fakturalisten, enten ud fra det markerede udvalg eller via en forfaldsdato. Den indeholder kun godkendte og sendte fakturaer uden betalingsdato fra kunder med direkte debitering. Kreditnotaer udelades.

Hvis en oplysning mangler, angiver beskeden præcis de manglende felter i stedet for at oprette en ufuldstændig fil. Forfaldsdatoen i filen ligger to Kalenderdage ude i fremtiden.

Eksporten ændrer intet. Fakturastatus og betalingsdato forbliver uændrede. Betalingen bogføres som hidtil.

Tilbud har et frit bemærkningsfelt. Det kan redigeres i kladden og vises på tilbudslinjen og i tilbuds-PDF'en under gyldighedslinjen. Fakturaer påvirkes ikke.

Øverst vises nøgletalsfelterne for den valgte periode. Derefter kommer dækningsbidraget med detaljevisning og til sidst de tre detaljerapporter: omsætning pr. kunde, timer pr. objekt og medarbejderaktivitet. Detaljerapporterne deler en skiftelinje. Der vises altid præcis én, og hver har sin egen CSV-eksport. Browseren husker den senest valgte visning.

Virksomhedens samlede margin i felterne er omsætning minus lønomkostninger minus indkøbte eksterne ydelser. Den er udtrykkeligt vejledende. Faste omkostninger, skatter og afskrivninger er ikke inkluderet.

Feltet „Endnu ikke faktureret“ angiver den fakturerbare tid i perioden, som endnu ikke er omfattet af en faktura. Hvis der er faktureret mere i perioden end den fakturerbare tid, for eksempel fordi en faktura indeholder ydelser fra en tidligere måned, forbliver værdien nul og gør opmærksom på overskuddet i stedet for at vise et negativt tal.

Afsnittet „Dækningsbidrag" viser omsætning, omkostninger, dækningsbidrag i Euro og dækningsgrad i procent samt leverede timer for hver kunde. En kundelinje kan foldes ud til objekter, enkelte vagter og de anvendte vagter. Grøn angiver et positivt og rød et negativt dækningsbidrag.

Tallene er en opdeling af de samme værdier, som fakturaen og lønoversigten også leverer. Der findes ingen anden beregningskilde. Delegerede vagter har markeringen „Sub". Under omkostninger tæller underleverandørens vederlag. Hvis en delegeret vagt mangler en angivet indkøbssats, viser omkostninger og dækningsbidrag en streg i stedet for et gættet nul.

Et advarselssymbol på en linje betyder tid uden pris: Der kan ikke findes nogen timesats for disse minutter, og omsætningen for denne tid står til nul. Dette skal du gøre: Angiv en sats. Se „Hvilken timesats gælder". Derefter viser perioden linjen med fuld prissætning.

Hvis en linje er mørkerød: Fold den ud til vagten. Hyppige årsager er en for lav timesats hos kunden, dyre enkeltvagter eller månedlige beløb for en vagt, som fordeles på få vagter.

Fanen „Fakturajournal" under Fakturering er den fortløbende oversigt over alle udstedte fakturaer i en periode: nummer, dato, kunde, netto, afgift, brutto, status samt betalingsdato og annulleringsdato, med sumlinjer og CSV-eksport. Kladder vises ikke, da de endnu ikke er udstedt. Annullerede fakturaer forbliver synlige, og deres kreditnota står som en særskilt linje ved siden af.

Journalen kontrollerer også nummerserien. Hvis et nummer mangler i den fortløbende serie, vises hullet. Dette betyder et hul: Det manglende nummer blev tildelt, men fakturaen ligger uden for den valgte periode eller dens år. Udvid perioden, og kontrollér det. Journalen reparerer ikke noget automatisk og ændrer ingen faktura.

Hos kunden kan der angives tidsafrunding til afregningen: et interval på 5, 10, 15, 30 eller 60 minutter og retningen op, ned eller matematisk. Det angives på kundekortet under Afregning.

Når reglen er angivet, anvendes den på hver vagt, før fakturaposterne oprettes, og fra næste oprettelse af en kladde. Allerede oprettede fakturaer og kladder forbliver uændrede, og lønnen påvirkes som udgangspunkt ikke. Kun afregningen afrundes.

Uden en angivet regel gælder: ingen afrunding. Der afregnes fortsat nøjagtigt på minuttet.