Inkoopfacturen

Op het tabblad Crediteur van de facturatie maakt ‘Uit gedelegeerde diensten maken’ een concept. De server verzamelt alle diensten die in de periode aan deze onderaannemer zijn gedelegeerd en maakt per dienst een verwachte regel aan, plus afzonderlijke toeslagregels.

De basis wordt gevormd door geplande minuten, niet door geklokte tijden. De werkelijke tijden van inchecken en uitchecken zijn bij de onderaannemer vastgelegd en zijn voor jullie bewust niet zichtbaar.

Als een inkooptarief ontbreekt, wordt het concept met een melding afgebroken in plaats van met nul te rekenen. Als gedateerde voorwaarden zijn vastgelegd en een dienstdag door geen daarvan wordt gedekt, mislukt ook het hele concept in plaats van een onvolledig verwacht bedrag te tonen.

Wanneer het bewijsstuk binnenkomt, voer je factuurnummer, uitgiftedatum, nettobedrag, belastingtarief en vervaldatum in. Het systeem berekent de belasting, het brutobedrag en de afwijking van het verwachte bedrag.

De afwijking blokkeert nooit. Deze wordt als stoplicht getoond, groen bij nul, geel onder vijf euro, rood daarboven. Jullie bepalen of een afwijking in orde is.

Een inkoopfactuur doorloopt Concept, Afgestemd, Betaald. Rechtstreeks van Concept naar Betaald kan niet, afstemming is een verplichte tussenstap. Geannuleerd is definitief.

Het bovenste blok toont per onderaannemer het verwachte bedrag, het werkelijke bedrag en het openstaande bedrag voor een periode. Openstaand kan negatief worden als binnen het venster meer is gefactureerd dan was gedelegeerd.

Belangrijk voor controlling: In de marge wordt uitsluitend het werkelijke bedrag opgenomen, niet het verwachte bedrag. Wie inkoopfacturen niet vastlegt, ziet daarom een te hoge marge.

Het venster wordt gebaseerd op de uitgiftedatum van de inkoopfactuur, niet op de prestatieperiode. Een in juni vastgelegde factuur over mei verschuift de marge dus naar juni.