Facturatie en controlling

Een uurtarief kan op meerdere niveaus worden opgeslagen: bij het object, in een prijslijst bij de klant, in een deal, bij de opdracht en als standaardtarief bij de klant. Altijd geldt het meest specifieke opgeslagen tarief. Wat bij het object staat, gaat voor de prijslijst. Die gaat voor het tarief bij de opdracht en pas als laatste geldt het standaardtarief.

Een deal is daarbij een tariefmodel per medewerkerscategorie dat tegelijk aan meerdere klanten kan zijn gekoppeld. Bevat de deal voor een categorie een dagtarief, dan vervangt dit daar de uurposten en toeslagposten, in plaats van er aanvullend naast te staan.

Als een prijs onverwacht is: De oorzaak is bijna altijd een tarief op een specifieker niveau waaraan je niet meer had gedacht. Begin de zoektocht bij het object en werk naar buiten toe.

Als elk tarief ontbreekt, wordt het concept met een melding afgebroken in plaats van stilzwijgend met nul euro te rekenen.

Let op, verschil met het loon: Op de factuur krijgt elke minuut precies één keer een toeslag, de hoogste toeslag wint. Bij het loon worden toeslagen daarentegen gestapeld, omdat § 3b EStG dat toestaat. Vergelijk daarom nooit een toeslagkolom van de factuur met een toeslagkolom van het loon.

De hoeveelheid is de meetellende tijd, dus geplande tijd plus goedgekeurde overuren. Het filter „alleen afgestemde uren“ staat standaard uit, dus ook niet gecontroleerde tijd kan worden gefactureerd.

Gemaakte facturen rekenen met een vast percentage van 19 procent en een betalingstermijn van 14 dagen. Bij handmatig aangemaakte facturen kan 19, 7 of 0 procent worden gekozen.

Het factuurnummer volgt het patroon voorvoegsel, jaar, volgnummer en wordt zonder hiaten toegewezen. Creditnota's gebruiken dezelfde nummerreeks.

De keten luidt concept, goedgekeurd, verzonden, open, betaald, geannuleerd. Elke stap controleert de vorige status. Een verzonden factuur kan niet meer worden bewerkt.

Een creditnota maakt de posten negatief, zet zichzelf op open en de oorspronkelijke factuur op geannuleerd, alles in één stap.

Het aanmaningsproces loopt automatisch eenmaal per dag in de ochtend, met niveaus vanaf 1 dag, 14 dagen en 28 dagen achterstalligheid. Na niveau 3 wordt niet verder aangemaand.

Verzonden, open en betaalde facturen en alle creditnota's worden geëxporteerd, gefilterd op factuurdatum. Zonder opgave van een periode geldt de lopende maand.

De kolommen Konto, Gegenkonto en Steuerschlüssel blijven bewust leeg, omdat er geen ondernemingsbreed rekeningschema is opgeslagen. Een geraden standaardwaarde zou tot een onjuiste boeking leiden.

Als jullie bij klanten via incasso innen, maakt Balerion Security het bestand voor de bank in het formaat pain.008.

Daarvoor zijn drie zaken vereist: jullie crediteurenidentificatienummer plus IBAN en BIC in de instellingen, bij de klant de betaalwijze incasso met mandaatreferentie, ondertekeningsdatum en IBAN, en minstens één passende factuur. Bij de klant is standaard de betaalwijze factuur ingesteld, incasso moet dus bewust worden gekozen.

Het bestand wordt vanuit de factuurlijst gemaakt, uit de aangevinkte selectie of via een peildatum voor de vervaldag. Alleen goedgekeurde en verzonden facturen zonder betaaldatum van incassoklanten worden opgenomen. Creditnota's blijven buiten beschouwing.

Als een gegeven ontbreekt, noemt de melding precies de ontbrekende velden in plaats van een onvolledig bestand te maken. De vervaldatum in het bestand ligt twee kalenderdagen in de toekomst.

De export verandert niets. Factuurstatus en betaaldatum blijven ongewijzigd. De betaling wordt net als voorheen geboekt.

Offertes hebben een vrij opmerkingenveld. Het kan in het concept worden bewerkt en verschijnt in de offerteregel en in de offerte-PDF onder de geldigheidsregel. Facturen worden hierdoor niet beïnvloed.

Bovenaan staan de kengetaltegels voor de gekozen periode, daaronder de contributiemarge met detailweergave en als laatste de drie detailrapporten: omzet per klant, uren per object en medewerkersactiviteit. De detailrapporten delen een keuzebalk. Er is altijd precies één rapport zichtbaar, elk met een eigen CSV-export. De browser onthoudt de laatst gekozen weergave.

De ondernemingsbrede marge in de tegels is omzet min loonkosten min ingekochte externe diensten. Deze is uitdrukkelijk indicatief. Vaste kosten, belastingen en afschrijvingen zijn niet inbegrepen.

De tegel „Nog niet gefactureerd“ noemt de factureerbare tijd in de periode waarvoor nog geen factuur bestaat. Is in de periode meer gefactureerd dan factureerbaar, bijvoorbeeld omdat een factuur prestaties uit een eerdere maand bevat, dan blijft deze op nul staan en wijst op dit overschot, in plaats van een negatief getal te tonen.

De sectie „Contributiemarge“ toont per klant opbrengst, kosten, contributiemarge in euro en het percentage van de contributiemarge, plus de gewerkte uren. Een klantregel kan worden uitgeklapt tot objecten, afzonderlijke diensten en de ingezette beveiligers. Groen staat voor een positieve, rood voor een negatieve contributiemarge.

De cijfers vormen de opsplitsing van dezelfde waarden die ook de factuur en het loonvoorbeeld leveren. Er is geen tweede rekenmodule. Gedelegeerde diensten hebben een „Sub“-markering. Daar telt de vergoeding van de onderaannemer als kosten. Als voor een gedelegeerde dienst geen inkooptarief is opgeslagen, tonen de kosten en de contributiemarge een streepje in plaats van een geraden nul.

Een waarschuwing bij een regel betekent ongeprijsde tijd: voor deze minuten kan geen uurtarief worden bepaald, de opbrengst van deze tijd staat op nul. Wat je moet doen: Sla een tarief op, zie „Welk uurtarief geldt“. Daarna toont de periode de volledig geprijsde regel.

Als een regel donkerrood is: Klap deze uit tot de dienst. Veelvoorkomende oorzaken zijn een te laag uurtarief bij de klant, dure afzonderlijke diensten of maandbedragen van een beveiliger die over weinig inzetten worden verdeeld.

Het tabblad „Uitgaand boek“ in Facturatie is de doorlopende lijst van alle uitgeschreven facturen in een periode: nummer, datum, klant, netto, belasting, bruto, status en betaal- en annuleringsdatum, met totaalregels en CSV-export. Concepten verschijnen niet, want die zijn nog niet uitgeschreven. Geannuleerde facturen blijven zichtbaar, hun creditnota staat als aparte regel ernaast.

Het boek controleert ook de nummerreeks. Als een nummer in de doorlopende reeks ontbreekt, wordt het hiaat getoond. Wat een hiaat betekent: Het ontbrekende nummer is toegewezen, maar de factuur ligt buiten de gekozen periode of het gekozen jaar. Vergroot de periode en controleer dit. Het boek herstelt niets zelf en verandert geen factuur.

Bij de klant kan een tijdafronding voor de afrekening worden ingesteld: een interval van 5, 10, 15, 30 of 60 minuten en de richting naar boven, naar beneden of rekenkundig afronden. Dit wordt beheerd in de klantkaart onder Afrekening.

Als de regel is ingesteld, wordt deze per inzet toegepast voordat de factuurposten ontstaan, vanaf de volgende keer dat een concept wordt gemaakt. Reeds gemaakte facturen en concepten blijven ongewijzigd en het loon wordt principieel niet beïnvloed. Alleen de afrekening wordt afgerond.

Zonder instelling geldt: geen afronding, er wordt net als voorheen tot op de minuut nauwkeurig afgerekend.