Leverantörsfakturor

På fliken Leverantörsreskontra under Fakturering skapar ”Skapa från delegerade arbetspass" ett utkast. Servern samlar alla arbetspass som har delegerats till denna underleverantör under perioden och skapar en beräknad post per arbetspass samt separata tilläggsposter.

Underlaget är planerade minuter, inte stämplade tider. De faktiska tiderna för incheckning och utcheckning finns hos underleverantören och är avsiktligt inte synliga för er.

Om ett inköpspris saknas avbryts utkastet med en upplysning i stället för att beräkna med noll. Om daterade villkor har registrerats och en arbetsdag inte täcks av något villkor misslyckas också hela utkastet i stället för att visa ett ofullständigt beräknat belopp.

När underlaget kommer registrerar du fakturanummer, utfärdandedatum, nettobelopp, skattesats och förfallodatum. Systemet beräknar skatt, bruttobelopp och avvikelsen från det beräknade beloppet.

Avvikelsen blockerar aldrig. Den visas med ett trafikljus, grönt vid noll, gult under fem euro och rött över detta. Ni avgör om en avvikelse är acceptabel.

En leverantörsfaktura går från Utkast till Avstämd och Betald. Det går inte att gå direkt från Utkast till Betald, avstämningen är obligatorisk. Annullerad är slutgiltig.

Det övre blocket visar beräknat belopp, faktiskt belopp och öppet belopp per underleverantör för en period. Det öppna beloppet kan bli negativt om mer har fakturerats under tidsfönstret än vad som hade delegerats.

Viktigt för controlling: Endast det faktiska beloppet ingår i marginalen, inte det beräknade beloppet. Den som inte registrerar leverantörsfakturor ser därför en för hög marginal.

Tidsfönstret baseras på leverantörsfakturans utfärdandedatum, inte på tjänsteperioden. En faktura för maj som registreras i juni flyttar alltså marginalen till juni.