Fakturering och controlling

Ett timpris kan anges på flera nivåer: vid objektet, i en prislista hos kunden, i en Deal, vid uppdraget och som standardpris hos kunden. Det mest specifika angivna priset gäller alltid. Det som står vid objektet har företräde framför prislistan, denna har företräde framför priset vid uppdraget och sist gäller standardpriset.

En Deal är en prisstruktur per medarbetarkategori som kan kopplas till flera kunder samtidigt. Om den innehåller ett dagspris för en kategori ersätter detta timposterna och tilläggsposterna i stället för att läggas till utöver dem.

Om ett pris överraskar: Orsaken är nästan alltid ett pris på en mer specifik nivå som man inte längre har tänkt på. Börja söka vid objektet och arbeta dig utåt.

Om alla priser saknas avbryts utkastet med ett meddelande i stället för att använda noll euro utan att meddela det.

Observera skillnaden mot lön: På fakturan får varje minut exakt ett tillägg. Tillägget med högst värde gäller. För lön kombineras tilläggen däremot, eftersom § 3b EStG tillåter det. Jämför därför aldrig en tilläggskolumn på fakturan med en i lönen.

Mängden är den tillgodoräknade tiden, alltså planerad tid plus godkänd övertid. Filtret ”endast avstämda timmar” är avstängt som standard. Det går alltså även att fakturera tid som inte har kontrollerats.

Skapade fakturor beräknas med fast 19 procent och ett betalningsvillkor på 14 dagar. För fakturor som skapas manuellt kan 19, 7 eller 0 procent väljas.

Fakturanumret följer mönstret prefix, år, löpnummer och tilldelas utan luckor. Krediteringar använder samma nummerserie.

Kedjan är utkast, godkänd, skickad, öppen, betald, annullerad. Varje steg kontrollerar föregående status. En skickad faktura kan inte längre redigeras.

En kreditering negerar posterna, sätter sig själv som öppen och den ursprungliga fakturan som annullerad, allt i ett steg.

Kravhanteringen körs automatiskt en gång om dagen på förmiddagen, med nivåer från 1 dag, 14 dagar och 28 dagars försening. Efter nivå 3 skickas inga fler krav.

Skickade, öppna och betalda fakturor samt alla krediteringar exporteras, filtrerat efter fakturadatum. Om ingen period anges används den aktuella månaden.

Kolumnerna Konto, Motkonto och Skattekod lämnas avsiktligt tomma eftersom ingen kontoplan för hela organisationen har angetts. Ett gissat standardvärde skulle bokföra fel.

Om ni tar betalt av kunder via autogiro skapar Balerion Security filen för banken i formatet pain.008.

Tre saker krävs: ert fordringsägar-ID samt IBAN och BIC i inställningarna, betalningssättet autogiro med mandatreferens, underskriftsdatum och IBAN hos kunden samt minst en passande faktura. Förinställt betalningssätt hos kunden är faktura. Autogiro måste alltså väljas aktivt.

Filen skapas från fakturalistan, antingen från det markerade urvalet eller via ett förfallodatum. Endast godkända och skickade fakturor utan betalningsdatum från autogirokunder ingår. Krediteringar ingår inte.

Om en uppgift saknas anger meddelandet exakt vilka fält som saknas i stället för att skapa en ofullständig fil. Förfallodatumet i filen ligger två kalenderdagar framåt.

Exporten ändrar ingenting. Fakturastatus och betalningsdatum förblir oförändrade. Registreringen av betalningen görs som tidigare.

Offerter har ett fritt anmärkningsfält. Det kan redigeras i utkastet och visas på offertraden och i offertens PDF-fil under giltighetsraden. Fakturor påverkas inte.

Överst visas nyckeltalsrutorna för den valda perioden, därefter täckningsbidraget med drilldown och sist de tre detaljrapporterna: omsättning per kund, timmar per objekt och medarbetaraktivitet. Detaljrapporterna delar en växlingslist. Exakt en rapport visas åt gången, var och en med egen CSV-export. Webbläsaren kommer ihåg den senast valda vyn.

Företagets totala marginal i rutorna är omsättning minus lönekostnader minus inköpta externa tjänster. Den är uttryckligen vägledande. Fasta kostnader, skatter och avskrivningar ingår inte.

Rutan ”Ännu inte fakturerat” anger den fakturerbara tiden under perioden som ännu inte har någon faktura. Om mer har fakturerats under perioden än vad som kan faktureras, exempelvis för att en faktura innehåller tjänster från en tidigare månad, stannar värdet på noll och visar ett meddelande om överskottet i stället för ett negativt tal.

Avsnittet ”Täckningsbidrag” visar intäkt, kostnader, täckningsbidrag i euro och täckningsgrad i procent per kund samt utförda timmar. En kundrad kan öppnas ned till objekt, enskilda arbetspass och den personal som satts in. Grönt står för positivt och rött för negativt täckningsbidrag.

Siffrorna är uppdelningen av samma värden som även fakturan och löneförhandsvisningen ger. Det finns ingen andra beräkningsmotor. Delegerade arbetspass har markeringen ”Sub”. Ersättningen till underleverantören räknas där som kostnad. Om ett inköpspris saknas för ett delegerat arbetspass visas ett streck för kostnader och täckningsbidrag i stället för en gissad nolla.

En varningssymbol på en rad betyder oprissatt tid: för dessa minuter går det inte att fastställa något timpris och intäkten för tiden står på noll. Vad som behöver göras: Ange ett pris, se ”Vilket timpris som gäller”. Därefter visar perioden raden med fullständig prissättning.

Om en rad är djupröd: Öppna den ned till arbetspasset. Vanliga orsaker är ett för lågt timpris hos kunden, dyra enskilda arbetspass eller månadsbelopp för en person som fördelas över få insatser.

Fliken ”Utgående journal” under Fakturering är den löpande förteckningen över alla utfärdade fakturor under en period: nummer, datum, kund, netto, skatt, brutto, status samt betalningsdatum och annulleringsdatum, med summarader och CSV-export. Utkast visas inte eftersom de ännu inte har utfärdats. Annullerade fakturor förblir synliga och deras kreditering står som en egen rad bredvid.

Journalen kontrollerar också nummerserien: om ett nummer saknas i den löpande serien visas luckan. Vad en lucka betyder: Det saknade numret har tilldelats, men fakturan ligger utanför den valda perioden eller det år som hör till den. Utöka perioden och kontrollera. Journalen reparerar ingenting själv och ändrar ingen faktura.

För kunden kan en tidsavrundning för avräkningen anges: ett intervall på 5, 10, 15, 30 eller 60 minuter och riktningen uppåt, nedåt eller matematiskt. Detta anges på kundkortet under Avräkning.

När regeln är angiven tillämpas den per insats innan fakturaposterna skapas och från och med nästa gång ett utkast skapas. Redan skapade fakturor och utkast förblir oförändrade och lönen påverkas aldrig. Endast avräkningen avrundas.

Om inget anges gäller ingen avrundning. Avräkningen görs minutexakt som tidigare.