Eingangsrechnungen

Im Reiter Kreditor der Faktura erzeugt „Aus delegierten Schichten erzeugen" einen Entwurf. Der Server sammelt alle Schichten, die im Zeitraum an dieses Subunternehmen delegiert sind, und legt je Schicht eine Soll-Position an, dazu getrennte Zuschlagspositionen.

Grundlage sind geplante Minuten, nicht gestempelte Zeiten. Die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten liegen beim Subunternehmen und sind für euch bewusst nicht einsehbar.

Fehlt ein Einkaufssatz, bricht der Entwurf mit einem Hinweis ab, statt mit null zu rechnen. Sind datierte Konditionen gepflegt und ein Schichttag ist von keiner gedeckt, scheitert der Entwurf ebenfalls ganz, statt ein halbes Soll auszuweisen.

Kommt der Beleg, trägst du Rechnungsnummer, Ausstelldatum, Nettobetrag, Steuersatz und Fälligkeit ein. Steuer, Brutto und die Abweichung zum Soll rechnet das System.

Die Abweichung blockiert nie. Sie wird als Ampel gezeigt, grün bei null, gelb unter fünf Euro, rot darüber. Ob eine Abweichung in Ordnung geht, entscheidet ihr.

Der Weg einer Eingangsrechnung ist Entwurf, Abgeglichen, Bezahlt. Direkt von Entwurf auf Bezahlt geht nicht, der Abgleich ist Pflichtstation. Storniert ist endgültig.

Der obere Block zeigt je Subunternehmer Soll, Ist und Offen für einen Zeitraum. Offen kann negativ werden, wenn im Fenster mehr fakturiert wurde als delegiert war.

Wichtig fürs Controlling: In die Marge geht ausschließlich das Ist ein, nicht das Soll. Wer Eingangsrechnungen nicht erfasst, sieht deshalb eine zu hohe Marge.

Gefenstert wird nach dem Ausstelldatum der Eingangsrechnung, nicht nach dem Leistungszeitraum. Eine im Juni erfasste Mai-Rechnung verschiebt die Marge also in den Juni.