Přehled hodin

Každý řádek zobrazuje tři hodnoty, které je nutné rozlišovat:

• Plánovaný čas: plánovaná délka směny po odečtení přestávky uložené u služby.
• Skutečný čas: od příchodu do odchodu. Pokud odchod chybí, počítá se do konce směny, nejvýše do aktuálního okamžiku. Přestávka se od skutečného času neodečítá.
• Započitatelný čas: rozhodující hodnota. Tvoří základ pro mzdu a fakturu.

Pro vyúčtování se zásadně používá plánovaný čas, nikoli evidovaný čas. Z toho vyplývají tři skutečnosti, které v praxi pravidelně vyvolávají dotazy:

• Kdo zůstane déle, tomu se čas navíc započítá až po schválení.
• Kdo odejde dříve, tomu se přesto vyúčtuje plánovaný čas. Chybějící čas započitatelnou dobu nesnižuje.
• Kdo příchod vůbec nezaznamená, tomu se také vyúčtuje plánovaný čas. Řádek se však zobrazí až po konci směny.

Existuje jedna výjimka: pokud směna skončí předčasně, protože pracovník nahlásí nemoc, vznikne nepokrytý čas. Ten se započítá až po samostatném schválení, viz níže.

Na přání se započitatelný čas zaokrouhluje na interval. Nastavení najdete v části Nastavení, karta Způsob výpočtu: interval 5, 10, 15 nebo 30 minut, směr matematicky, dolů nebo nahoru.

Zaokrouhlení proběhne přesně jednou, na jediném místě ve výpočtu hodin. Přehled, mzdy, vyhodnocení a konto pracovní doby proto používají stejnou hodnotu.

Týká se to pouze řádků s úplnou dvojicí záznamů. Řádky vyúčtované podle plánu, probíhající směny a řádky bez odchodu zůstávají přesné na minuty.

Ve výchozím nastavení je zaokrouhlování vypnuté, výpočet je přesný na minuty. Interval a směr lze nastavit pouze společně nebo společně vymazat.

Pokud skutečné časy pocházejí z docházkových hodin nebo externího systému, lze je načíst pomocí možnosti „Importovat časy" v přehledu hodin.

Soubor potřebuje záhlaví personalnummer;datum;von;bis, rozpozná se také čárka jako oddělovač. Datum ve formátu TT.MM.JJJJ nebo JJJJ-MM-TT, čas ve formátu HH:MM. Pokud je čas konce menší nebo stejný jako čas začátku, považuje se za následující den. Existující sloupec „pause" se záměrně ignoruje a tato skutečnost se potvrdí u každého řádku.

Nejprve se zobrazí náhled, který nic nezapisuje. U každého řádku je uveden stav: Připraveno, Bez shody, Nejednoznačné, Mimo hranice, Uzamčeno nebo Chybné. Přiřazení probíhá podle osobního čísla a dne začátku, více přiřazení ve stejný den vede ke stavu „Nejednoznačné“.

Import kontroluje přesně stejná pravidla jako ruční zadání, platí tedy stejné hranice: rozsah nejvýše 24 hodin, příchod nejvýše 12 hodin před plánovaným začátkem, odchod nejvýše 12 hodin po plánovaném konci. Uzavřený měsíc vede ke stavu „Uzamčeno“ namísto přerušení. Při použití se každý řádek znovu zkontroluje, náhled se nepřebírá bez kontroly.

Soubor může mít velikost 1 MB.

Čas navíc oproti plánu je nejprve uveden v závorce jako „otevřený" a nezapočítává se do žádného součtu. Kliknutím na „Schválit" se stane započitatelným, druhé kliknutí schválení zruší.

Každé schválení a každé zrušení se zaznamená do protokolu. Protože započitatelný čas tvoří zároveň základ mzdy a faktury, změní jedno kliknutí v přehledu hodin obě hodnoty současně.

Schválit vše viditelné zpracuje celý filtrovaný interval najednou, i když obsahuje několik set nasazení. Schvalování probíhá v dávkách, vidíte pouze výsledek.

Pokud pracovník během směny nahlásí nemoc a převezme ji náhradník, položka se rozdělí. Když náhradník zaznamená příchod pozdě, zůstane mezera.

Tyto minuty se nevyúčtují automaticky. Zobrazí se s označením „Nepokryto" a stejně jako přesčas vyžadují výslovné schválení. Nepokrytý čas může obsahovat pouze řádek ukončený z důvodu nemoci u vícenásobně obsazené položky.

Každý zásah má stav schválení, otevřeno nebo schváleno, a dále označení jako „Chybí příchod", „Chybí odchod", „Odchylka" a „Otevřený přesčas". Označení odchylky se zobrazí při rozdílu mezi plánem a skutečností větším než 15 minut.

Schválit lze pouze dokončený zásah, tedy zásah s odchodem nebo se stavem „nenastoupeno“ či „odmítnuto". Pro řádky bez odchodu existuje výslovný zvláštní postup, který schválí plánované hodiny a záměrně přitom nevytvoří žádné časové razítko.

Součty se vždy tvoří z úplné sady řádků, i když je nahoře aktivní filtr „pouze otevřené".

Filtry pracovníka, objektu a zákazníka jsou vyhledávací pole: začněte psát, vyberte z návrhů, hotovo. Filtrování se použije až po výběru osoby nebo položky, pouhý fragment textu přehled nezmění. Vymazáním pole filtr odstraníte.

Návrhy pocházejí z celého souboru dat, vyhledávání najde každou položku i při velmi velkém počtu pracovníků, objektů nebo zákazníků.