Fakturace a controlling

Hodinovou sazbu lze nastavit na více úrovních: u objektu, v ceníku zákazníka, v dealu, u zakázky a jako standardní sazbu zákazníka. Vždy platí nejkonkrétnější nastavená sazba. Hodnota u objektu má přednost před ceníkem, ten má přednost před sazbou u zakázky a až nakonec se použije standardní sazba.

Deal je cenový model podle kategorie pracovníků, který může být současně připojen k více zákazníkům. Pokud pro některou kategorii obsahuje denní paušál, nahradí u ní hodinové položky a položky příplatků, místo aby se k nim přičetl.

Pokud vás cena překvapí: Důvodem je téměř vždy sazba na konkrétnější úrovni, na kterou se již zapomnělo. Začněte hledat u objektu a postupujte směrem ven.

Pokud chybí všechny sazby, návrh se přeruší s upozorněním, místo aby bez oznámení počítal s nulou eur.

Pozor, rozdíl oproti mzdě: Ve faktuře se každá minuta zvýší příplatkem přesně jednou, platí vyšší příplatek. U mzdy se naopak příplatky sčítají, protože to § 3b EStG umožňuje. Proto nikdy neporovnávejte sloupec příplatku na faktuře se sloupcem příplatku u mzdy.

Množství je započitatelný čas, tedy plánovaný čas plus schválené přesčasy. Filtr „pouze odsouhlasené hodiny" je ve výchozím nastavení vypnutý, fakturovat lze tedy i nezkontrolovaný čas.

Vytvořené faktury používají pevnou sazbu 19 procent a splatnost 14 dnů. U ručně založených faktur lze zvolit 19, 7 a 0 procent.

Číslo faktury odpovídá vzoru prefix, rok, pořadové číslo a přiděluje se bez mezer. Dobropisy používají stejnou číselnou řadu.

Posloupnost je návrh, schváleno, odesláno, otevřeno, zaplaceno, stornováno. Každý krok kontroluje předchozí stav, odeslanou fakturu již nelze upravit.

Dobropis obrátí znaménko položek, nastaví sebe sama na otevřeno a původní fakturu na stornováno, vše v jednom kroku.

Upomínání probíhá automaticky jednou denně dopoledne, se stupni od 1 dne, 14 dnů a 28 dnů po splatnosti. Po stupni 3 se další upomínka neposílá.

Exportují se odeslané, otevřené a zaplacené faktury a všechny dobropisy, filtrované podle data faktury. Bez zadání období se použije aktuální měsíc.

Sloupce Konto, Gegenkonto a Steuerschlüssel zůstávají záměrně prázdné, protože není uložen jednotný účtový rozvrh mandanta. Odhadnutá standardní hodnota by vedla k nesprávnému zaúčtování.

Pokud u zákazníků inkasujete platby, Balerion Security vytvoří soubor pro banku ve formátu pain.008.

Podmínkou jsou tři věci: vaše identifikační číslo věřitele spolu s IBAN a BIC v nastavení, u zákazníka způsob platby inkasem s referencí mandátu, datem podpisu a IBAN a alespoň jedna odpovídající faktura. Ve výchozím nastavení je u zákazníka způsob platby fakturou, inkaso je tedy nutné nastavit vědomě.

Soubor se vytváří ze seznamu faktur, buď ze zaškrtnutého výběru, nebo podle rozhodného data splatnosti. Obsahuje pouze schválené a odeslané faktury bez data platby od zákazníků s inkasem. Dobropisy se nezahrnují.

Pokud některý údaj chybí, hlášení přesně uvede chybějící pole, místo aby vytvořilo neúplný soubor. Datum splatnosti v souboru je dva kalendářní dny v budoucnosti.

Export nic nemění. Stav faktury a datum platby zůstávají beze změny, zaúčtování platby probíhá jako dosud.

Nabídky mají volné pole pro poznámku. Lze je upravovat v návrhu, zobrazí se v řádku nabídky a v PDF nabídky pod řádkem platnosti. Faktur se to netýká.

V horní části jsou dlaždice ukazatelů pro zvolené období, pod nimi příspěvek na úhradu s podrobným rozbalením a nakonec tři podrobné přehledy: obrat podle zákazníka, hodiny podle objektu a aktivita pracovníků. Podrobné přehledy sdílejí přepínací lištu, vždy je viditelný právě jeden a každý má vlastní export CSV. Prohlížeč si pamatuje naposledy zvolené zobrazení.

Marže za celou společnost v dlaždicích je obrat minus mzdové náklady minus nakoupené externí plnění. Je výslovně orientační, fixní náklady, daně a odpisy nejsou zahrnuty.

Dlaždice „Dosud nefakturováno" uvádí fakturovatelný čas ve zvoleném období, pro který dosud neexistuje faktura. Pokud je v období vyfakturováno více, než kolik činí fakturovatelný čas, například protože faktura obsahuje plnění z předchozího měsíce, zůstane hodnota na nule a místo záporného čísla upozorní na tento přesah.

Část „Příspěvek na úhradu" zobrazuje pro každého zákazníka výnosy, náklady, příspěvek na úhradu v eurech a procentní podíl příspěvku na úhradu, dále odpracované hodiny. Řádek zákazníka lze rozbalit až na objekty, jednotlivé směny a nasazené pracovníky. Zelená označuje kladný, červená záporný příspěvek na úhradu.

Čísla jsou rozkladem stejných hodnot, které poskytují také faktura a náhled mezd, druhý výpočetní mechanismus neexistuje. Delegované směny nesou označení „Sub". Jako náklady se tam počítá odměna subdodavatele. Pokud u delegované směny chybí uložená nákupní sazba, náklady a příspěvek na úhradu zobrazí pomlčku místo odhadované nuly.

Výstražný symbol u řádku znamená neoceněný čas: Pro tyto minuty nelze určit žádnou hodinovou sazbu, výnos za tento čas je nulový. Co je třeba udělat: Nastavte sazbu, viz „Která hodinová sazba platí", poté se řádek za dané období zobrazí plně oceněný.

Pokud je řádek sytě červený: Rozbalte jej až ke směně. Častými příčinami jsou příliš nízká hodinová sazba u zákazníka, drahé jednotlivé směny nebo měsíční částky pracovníka rozložené jen mezi několik směn.

Karta „Kniha vydaných faktur" ve Fakturaci je průběžný seznam všech vystavených faktur za určité období: číslo, datum, zákazník, netto, daň, brutto, stav, datum úhrady a storna, včetně souhrnných řádků a exportu CSV. Návrhy se nezobrazují, protože dosud nebyly vystaveny. Stornované faktury zůstávají viditelné, jejich dobropis je uveden jako samostatný řádek vedle nich.

Kniha také kontroluje číselnou řadu: Pokud v průběžné řadě některé číslo chybí, mezera se zobrazí. Co mezera znamená: Chybějící číslo bylo přiděleno, faktura však leží mimo zvolené období nebo mimo příslušný rok. Rozšiřte období a zkontrolujte to. Kniha sama nic neopravuje a žádnou fakturu nemění.

U zákazníka lze nastavit zaokrouhlování času pro vyúčtování: interval 5, 10, 15, 30 nebo 60 minut a směr nahoru, dolů nebo matematicky. Nastavuje se na kartě zákazníka v oblasti Vyúčtování.

Pokud je pravidlo nastaveno, použije se na každé nasazení před vytvořením položek faktury, a to od dalšího vytvoření návrhu. Již vytvořené faktury a návrhy zůstanou beze změny a mzdy zůstávají vždy nedotčeny, zaokrouhluje se pouze vyúčtování.

Bez nastavení platí: žádné zaokrouhlování, vyúčtování zůstává přesné na minuty jako dosud.