E-faktura, XRechnung

I fakturalisten har hver godkendt faktura knappen „XRechnung XML“. Filen oprettes på ny ud fra de aktuelle stamdata, hver gang den hentes. Den gemmes ikke.

En kreditnota angives korrekt som sådan og henviser til nummeret på den oprindelige faktura.

Hos kunden findes afsnittet „Elektronisk faktura“ med kontakten „Vedhæft XRechnung ved afsendelse“ og feltet „Leitweg-ID“. Hvis kontakten er slået til, sendes XML-filen sammen med PDF-filen i fakturamailen.

Hvis en obligatorisk oplysning mangler, afbrydes afsendelsen, og der sendes ingen mail. Fakturaen forbliver godkendt, og meddelelsen angiver de manglende felter. Det er tilsigtet: Det er bedre slet ikke at sende end at sende en ubrugelig fil.

Begge redigeringsformularer viser på forhånd, hvad der stadig mangler, kundeformularen under kontakten og indstillingerne under „Mangler stadig til XRechnung“.

Fra din virksomhed: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eller Steuernummer, et af de to er tilstrækkeligt, samt gade, postnummer, by, land, kontaktperson med telefon og e-mail samt IBAN. BIC er valgfri.

Fra kunden: Gade, postnummer, by, land og e-mailadresse.

Offentlige ordregivere i Tyskland har brug for et Leitweg-ID, så fakturaen når frem til den rigtige myndighed. Det gemmes hos kunden.

Vigtigt: Feltet er teknisk set ikke obligatorisk. Hvis det mangler, bruger filen automatisk kundenummeret i stedet og oprettes alligevel. Formelt er den dermed gyldig, men i praksis kan den ikke leveres til en myndighed. Hvis du fakturerer offentlige ordregivere, bør du derfor altid vedligeholde Leitweg-ID.

For at undgå overraskelser er her tre punkter sagt åbent:

• Der er ingen ZUGFeRD. Der oprettes en selvstændig XML-fil ved siden af PDF-filen, aldrig en PDF med integreret XML.
• Kun én momssats pr. faktura. XML-filen viser præcis én sats. Selve faktureringen understøtter poster med 19, 7 og 0 procent samt rabatter. Fakturaer med blandede satser eller rabatter passer derfor ikke korrekt i XML-filen og bør ikke sendes som XRechnung.
• Betalingsmåden er altid bankoverførsel med jeres IBAN i dokumentet, også selv om kunden er indstillet til direkte debitering.