Organisationsenheder

Under Indstillinger, Organisationsenheder, opbygger du virksomheden som et træ, for eksempel afdelinger med underliggende områder. Op til fem niveauer.

En enhed er ikke sin egen mandant. Adskillelsen mellem firmaer påvirkes ikke. Enheder afgrænser kun internt i dit firma.

En enhed kan kun slettes, hvis den virkelig er tom. Underenheder, objekter, medarbejdere, opgaver, tilknyttede brugere og udlån kontrolleres.

Så længe der ikke findes en enhed, er hele modulet usynligt. Feltet „Enhed" vises først ved objekt, opgave og medarbejder, når der er noget at vælge.

Under Brugeradministration får hver intern medarbejder adgang til sine enheder. Intet valg betyder adgang til hele firmaet, ligesom før. Hvis en enhed vælges, kan personen se denne enhed og alle underliggende enheder.

Ingen kan ændre sin egen tildeling, heller ikke indehaveren for sig selv. Det forhindrer, at nogen ved en fejl spærrer sig selv ude.

Medarbejderne har ikke selv adgang til enheder. De har en hjemmeenhed, som personalemappe og løn er knyttet til.

Dette er det vigtigste punkt, fordi det nemt kan ligne en fejl:

• Lister forkortes uden besked. Der er ingen meddelelse om „filtreret" og ingen optælling.
• En post uden for din enhed kan du ikke finde. Hvis en kollega kan se en opgave, som du ikke kan finde, skyldes det næsten altid enhedstildelingen.
• Poster uden enhed er fortsat synlige for alle. Eksisterende data forsvinder derfor ikke ved indførelsen.

For opgaver gælder desuden: Hvis en opgave har et objekt, arver den objektets enhed, og feltet er låst.

Hvis en medarbejder midlertidigt hjælper i en anden afdeling, udlåner du medarbejderen dertil i medarbejderprofilen under fanen Udlån og angiver en tidsbegrænsning. En slutdato er valgfri. Uden slutdato løber udlånet på ubestemt tid.

Udlånet udvider kun muligheden for planlægning. Personalemappe og løn forbliver i hjemmeenheden. Ved fristens udløb flyttes intet. Medarbejderen forsvinder blot igen fra målenhedens kandidatliste.

En medarbejder kan være udlånt til flere enheder samtidig. Overlappende udlån forhindres ikke.

For udlånte medarbejdere gælder to forskellige skæringsdatoer, og det fører ofte til spørgsmål:

• En medarbejder er synlig i paletten allerede før udlånet begynder, så målenheden kan planlægge fremad.
• Medarbejderen kan først tildeles, når vagtens start ligger inden for udlånsperioden.

Du kan altså med rette trække en synlig medarbejder over på en vagt og alligevel få afslag, fordi vagten ligger før udlånsperiodens start eller efter dens afslutning. Paletten er en planlægningsvisning, ikke et løfte om tildeling.

Udlånte medarbejdere er markeret med „Udlånt fra en anden enhed" eller „Udlånt indtil" med dato i paletten og vagtplanen. Den, hvis enhedsadgang ikke er begrænset, ser aldrig denne markering, fordi alle medarbejdere under alle omstændigheder hører til.