Vagtplan og disponering

Vagter trækkes med markøren, ændres i længden, opdeles, duplikeres og bemandes ved at trække. En ny vagt oprettes ved at trække på et tomt spor. Det opretter samtidig en ordre, hvis det er nødvendigt. Gitteret er på 15 minutter.

Der findes dags-, uge- og månedsvisning samt en separat ugeplan med PDF-output, én side pr. medarbejder.

Månedsvisningen kan skifte mellem to visninger: Gitter viser medarbejdere på tværs af dage, Dagsliste viser dagene efter hinanden. På smalle skærme og ved mange medarbejdere er dagslisten den mest læsbare af de to. Når visningen åbnes, springer den til i dag.

I ugeplanen viser hvert vagtfelt objektnavnet, ikke længere kun vagtens betegnelse. Trækker du en vagt hen på en medarbejder, lyser rækkerne for de medarbejdere grønt, som allerede kender objektet fra de seneste måneder. Det afgørende er de objekter, hvor en medarbejder regelmæssigt har været indsat. En enkelt indsats for flere måneder siden får altså ikke rækken til at lyse. Dette er også et forslag, ikke en godkendelse.

Fortryd med Ctrl+Z eller Cmd+Z, op til 20 trin. Flytning, ændring af størrelse, pause, opdeling, tildeling og ophævelse af tildeling kan fortrydes. Kan ikke fortrydes: oprettelse af ordre, delegering og sletning.

Til venstre på tavlen står listen over medarbejdere, som bruges til bemanding. Den viser mere, end man ser ved første øjekast:

• Gruppér efter fast objekt. En knap under søgefeltet sorterer listen efter det objekt, hvor medarbejderen oftest har været i de seneste måneder. Medarbejdere uden indsatsforløb står i en særskilt gruppe til sidst. Kontakten er altid slået fra, når siden åbnes, og indstillingen huskes ikke.
• Resterende ønsket timetal. Under navnet står, hvor meget af månedens ønskede timeantal der mangler, eller med advarselsfarve hvor meget medarbejderen allerede ligger over. Linjen vises kun, hvis der er angivet ønskede timer pr. måned for medlemmet.
• Planlagte medarbejdere nedtonet. I dagsvisningen vises medarbejdere, der allerede har en tildeling den dag, mere afdæmpet med beskeden "allerede planlagt i dag", og de flyttes til slutningen af listen. Et tilbud på vagtbørsen tæller ikke som planlagt.
• Oplysning ved træk. Trækker du en medarbejder, der allerede er planlagt, i dagsvisningen, vises en oplysning med vedkommendes tidsrum for i dag, mens du trækker.

Nedtoning og oplysning er henvisninger, ikke spærringer. Du kan stadig slippe elementet. Som altid udføres kontrollen først ved tildeling. Begge funktioner findes kun i dagsvisningen.

Nattevagter forløber over to kalenderdage og vises som to bjælker. Teksten viser fortsat de faktiske tidspunkter.

En asymmetri, der ofte skaber forvirring: Tegning og træk i kanten må gå over midnat, flytning forbliver inden for dagen. Hvis du vil flytte en nattevagt med en dag, kan det ikke gøres med Flyt.

Planlægningstilstanden bruges til forberedelse: Du planlægger en hel uge, uden at nogen på teamet opdager det, og frigiver til sidst alt på én gang.

Når den er slået til, står mærket „Planlægningstilstand aktiv“ over tavlen. Så gælder følgende:

• Nye vagter oprettes som kladder. Kladder er usynlige for medarbejderne og udløser ingen besked.
• Tildelinger til eksisterende vagter samles som en reservation. På tavlen vises de med stiplet kant, og navnet er synligt. På dette tidspunkt er ingen endnu disponeret.

Fluebenet „Frigiv“ tæller kladder og reservationer sammen. Når du klikker, disponeres hver reservation enkeltvis og går gennem de samme kontroller som en almindelig tildeling. Hvis en reservation giver en konflikt, eller du annullerer en dialog, forbliver netop den åben og bliver meldt til dig. Resten gennemføres.

Det røde X kasserer begge dele. Bekræftelsesdialogen angiver de faktiske tal, så du ikke ved en fejl kasserer en halv uges arbejde.

To detaljer: Tilstanden gælder kun for den aktuelle session. En aktiveret planlægningstilstand fortsætter altså ikke i dagevis. Selve reservationerne overlever en genindlæsning og kan stadig frigives. De er desuden knyttet til din browser, så en kollega kan ikke se dem.

Kontakten findes kun i Vagtplanlægning. Vagtplanen opretter ikke selv noget, så der er intet at frigive der. Kladder forbliver dog markerede og synlige der.

Alle bemandingsmetoder går gennem den samme kontrol, uanset om det sker ved at trække i planen, via børsen eller gennem erstatningsagenten. Der findes ingen lempeligere vej uden om reglerne. Der kontrolleres: aktiv medarbejder, krævet kvalifikation, objektspærring, indsatsgodkendelse for objektet, godkendt fravær, dobbeltbooking og kravene i Arbeitszeitgesetz. Ved afvisning angiver beskeden årsagen.

Desuden kontrolleres det, om vagten overhovedet kan bemandes. Vagter, der er delegeret til en underleverandør eller allerede afsluttet, afvises. Hvis ordren tilhører en organisationsenhed, skal medarbejderen høre til denne enhed ved vagtens begyndelse, enten som hjemmeenhed eller via et udlån.

En oplysning, der sparer en supporthenvendelse: Hvis denne kontrol melder „Medarbejder ikke fundet“, selv om medarbejderen står på listen, skyldes det næsten altid enheden. Løsningen er at udlåne medarbejderen til enheden eller tilpasse ordrens enhed.

Det afgørende er vagtens begyndelse, ikke planlægningstidspunktet. Et udlånsvindue skal derfor dække vagtdagen.

Det, du slet ikke får tilbudt: I forslagene til bemanding er medarbejdere skjult, hvis de allerede har en anden vagt på dette tidspunkt eller godkendt fravær. Hvis de alligevel vises, er de mærket „optaget“ eller „fraværende“. Inaktive medarbejdere og medarbejdere med status Standby foreslås heller ikke. Det gælder ens for hurtig bemanding, vagtens bemanding og bemandingen på oversigten.

Om ArbZG-kontrollen: Den hjælper jer, men erstatter ikke jeres kontrolpligt som arbejdsgiver. Kontrollér altid også, om lange tjenester og korte hvileperioder er tilladt efter jeres Tarifvertrag og Betriebsvereinbarung. Kun dobbeltbooking og Arbeitszeitgesetz kan tilsidesættes, og kun med en begrundelse, se nedenfor.

Disponeringen kan tilsidesætte dobbeltbooking og ArbZG. En begrundelse på 10 til 500 tegn er derefter obligatorisk. Kvalifikation og objektspærring kan aldrig tilsidesættes, og når en medarbejder selv overtager en vagt, findes der ingen tilsidesættelse.

En særskilt rettighed: Tilsidesættelse kræver en særskilt rettighed, som du tildeler bevidst. Den medfølgende rolle "Disponent" indeholder den ikke. Kontrollér efter hver ændring i rolleadministrationen, hvem der har den.

Hvis en bemandet vagt tildeles på ny, erstatter den nye medarbejder den gamle. Hvis den gamle allerede var checket ind, checkes vedkommende korrekt ud i stedet for at blive afvist, så den leverede tid fortsat kan faktureres.

Livekortet har ikke længere sin egen side. Det er nu Oversigten. Her vises objekterne, de medarbejdere, der er checket ind, og de forventede medarbejdere på et kort, der selv holder sig opdateret.

For hvert objekt viser et pop op-vindue, hvor mange medarbejdere der er på stedet, hvornår det seneste Check-in fandt sted, og ved underbemanding en alarm med forholdet mellem tilstedeværende og påkrævede. Herfra fører „Åbn indsatsplan“ direkte til objektets Indsatscenter.

Elementerne i forklaringen til venstre kan slås til og fra enkeltvis, hvis kortet bliver for fyldt.

„Automatisk bemanding“ foreslår medarbejdere til alle synlige åbne vagter, udelukkende som kladde, uden besked. Mens kørslen er i gang, ligger der en indlæsningsvisning over tavlen. Derefter opsummerer en dialog, hvad der blev bemandet, og hvad der ikke blev. Hver ubemandet vagt vises med en forklaring i klartekst.

Tidligere vagter bemandes ikke længere. I resultatet vises de som én samlet linje med netop denne begrundelse i stedet for at fremstå som „ingen egnet medarbejder fundet“. Det er det mest almindelige tilfælde, når den valgte periode rækker tilbage i tiden.

Hvis der er indstillet filtre, angiver dialogen også, hvor mange synlige positioner der derfor blev efterladt uændrede.

Forslaget foretrækker medarbejdere, der allerede kender objektet, og tager højde for en rimelig fordeling af indsatserne og kort transport. Hvis der er gemt ønskede timer pr. måned for en medarbejder, tages der desuden højde for, hvor mange af dem der stadig mangler i den løbende måned.

Det kan du selv påvirke: Ønskede timer vedligeholder du under Team, Medlem, fanen Kontrakt og personale. Et registreret eget køretøj forbedrer hensynet ved objekter længere væk. Uden begge dele ændres intet, medarbejderen foreslås fortsat helt normalt.

Der anvendes udelukkende administrative planlægningsdata: udførte indsatser på objektet, planlagte og ønskede månedstimer, tidspunktet for den seneste kontakt og afstanden. Adfærdsdata som svarprocent eller acceptprocent indgår udtrykkeligt ikke. Det er en bevidst beslutning med henblik på AI-forordningen.