Ηλεκτρονικό τιμολόγιο, XRechnung

Στη λίστα τιμολογίων, κάθε εγκεκριμένο τιμολόγιο έχει το κουμπί «XRechnung XML». Το αρχείο δημιουργείται εκ νέου σε κάθε κλήση από τα τρέχοντα βασικά δεδομένα και δεν αποθηκεύεται.

Ένα πιστωτικό τιμολόγιο επισημαίνεται σωστά ως τέτοιο και παραπέμπει στον αριθμό του αρχικού τιμολογίου.

Στον πελάτη υπάρχει η ενότητα «Ηλεκτρονικό τιμολόγιο» με τον διακόπτη «Επισύναψη XRechnung κατά την αποστολή» και το πεδίο «Leitweg-ID». Αν ο διακόπτης είναι ενεργός, το αρχείο XML αποστέλλεται μαζί με το PDF στο email του τιμολογίου.

Αν λείπει κάποιο υποχρεωτικό στοιχείο, η αποστολή διακόπτεται και δεν αποστέλλεται κανένα email. Το τιμολόγιο παραμένει εγκεκριμένο και το μήνυμα αναφέρει τα πεδία που λείπουν. Αυτό γίνεται σκόπιμα: είναι προτιμότερο να μη σταλεί τίποτα από το να σταλεί ένα άχρηστο αρχείο.

Και οι δύο φόρμες επεξεργασίας δείχνουν εκ των προτέρων τι λείπει ακόμη, η φόρμα πελάτη κάτω από τον διακόπτη και οι ρυθμίσεις κάτω από την ένδειξη «Λείπουν ακόμη για το XRechnung».

Από την εταιρεία σας: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, δηλαδή γερμανικός αριθμός ΦΠΑ, ή Steuernummer, δηλαδή γερμανικός φορολογικός αριθμός, αρκεί ένα από τα δύο, καθώς και οδός, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη, χώρα, υπεύθυνος επικοινωνίας με τηλέφωνο και email, και IBAN. Το BIC είναι προαιρετικό.

Από τον πελάτη: οδός, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη, χώρα και διεύθυνση email.

Οι δημόσιοι φορείς στη Γερμανία χρειάζονται ένα Leitweg-ID, ώστε το τιμολόγιο να φτάσει στη σωστή υπηρεσία. Καταχωρίζεται στα στοιχεία του πελάτη.

Σημαντικό: Το πεδίο τεχνικά δεν είναι υποχρεωτικό. Αν λείπει, το αρχείο χρησιμοποιεί χωρίς ειδοποίηση τον αριθμό πελάτη και δημιουργείται κανονικά. Τυπικά είναι τότε έγκυρο, αλλά στην πράξη δεν μπορεί να παραδοθεί σε δημόσια αρχή. Όποιος τιμολογεί δημόσιους φορείς πρέπει επομένως να διατηρεί πάντα ενημερωμένο το Leitweg-ID.

Για να μην υπάρξουν εκπλήξεις, αναφέρονται ανοιχτά τρία σημεία:

• Δεν υπάρχει ZUGFeRD. Δημιουργείται ένα ανεξάρτητο αρχείο XML δίπλα στο PDF, ποτέ ένα PDF με ενσωματωμένο XML.
• Μόνο ένας φορολογικός συντελεστής ανά τιμολόγιο. Το αρχείο XML αποτυπώνει ακριβώς έναν συντελεστή. Η ίδια η τιμολόγηση υποστηρίζει γραμμές με 19, 7 και 0 τοις εκατό, καθώς και εκπτώσεις. Επομένως, τιμολόγια με μικτούς συντελεστές ή εκπτώσεις δεν αποτυπώνονται σωστά στο XML και δεν πρέπει να αποστέλλονται ως XRechnung.
• Ως τρόπος πληρωμής αναφέρεται πάντα τραπεζική μεταφορά με το IBAN σας στο έγγραφο, ακόμη και αν στον πελάτη έχει καταχωριστεί άμεση χρέωση.