Διαχείριση απουσιών για υπηρεσίες ασφαλείας

Η διαχείριση απουσιών είναι η αλυσίδα από τη δήλωση έως την εκ νέου στελέχωση της βάρδιας: καταγραφή απουσίας, αξιολόγηση κενού, εύρεση κατάλληλης αντικατάστασης, λήψη αποδοχής, ενημέρωση προγράμματος και πελάτη. Στις περισσότερες επιχειρήσεις αυτό γίνεται με τηλέφωνο, ομάδες WhatsApp και προφορικές συνεννοήσεις, γι' αυτό ακριβώς διαρκεί πολύ και δεν μπορεί να τεκμηριωθεί εκ των υστέρων.

Όταν ένα άτομο δηλώνει απουσία, η απουσία από βάρδια μετατρέπεται σε διαδικασία: η συγκεκριμένη βάρδια εμφανίζεται αμέσως ως κενό, το σύστημα προτείνει κατάλληλο προσωπικό και η ανοιχτή βάρδια μπορεί επιπλέον να γνωστοποιηθεί στους διαθέσιμους εργαζομένους μέσω της αγοράς βαρδιών. Ο πράκτορας τεχνητής νοημοσύνης για αντικαταστάσεις αναλαμβάνει προαιρετικά τη διαδοχική επικοινωνία.

Η ταχύτερη αντικατάσταση δεν βοηθά αν παραβιάζει τον χρόνο ανάπαυσης 11 ωρών ή δεν διαθέτει τα απαιτούμενα προσόντα. Κάθε πρόταση ελέγχεται ως προς το ArbZG, τα προσόντα και τις υπάρχουσες αναθέσεις πριν καν εμφανιστεί.

Η διαδικασία καταγράφει ποιος ενημερώθηκε και πότε, ποιος αποδέχτηκε και πότε στελεχώθηκε ξανά η βάρδια. Αυτό βοηθά όχι μόνο στη χρέωση, αλλά και όταν ένας πελάτης θέλει να μάθει γιατί ένα πόστο έμεινε προσωρινά ακάλυπτο.