Διαχείριση απουσιών

Η διαχείριση απουσιών περιλαμβάνει όλα τα βήματα που απαιτούνται όταν ένα προγραμματισμένο μέλος του προσωπικού δεν μπορεί να αναλάβει μια βάρδια: καταγραφή αναφοράς, αξιολόγηση κενού, αναζήτηση αντικαταστάτη, λήψη αποδοχής, ενημέρωση προγράμματος βαρδιών και, κατά περίπτωση, πελάτη.

Στον κλάδο της ασφάλειας αυτό δεν είναι περιθωριακό θέμα. Οι εγκαταστάσεις πρέπει βάσει σύμβασης να είναι στελεχωμένες όλο το εικοσιτετράωρο, επομένως μια ακάλυπτη θέση δεν αποτελεί μόνο οργανωτική ενόχληση, αλλά πιθανή παραβίαση σύμβασης. Παράλληλα, οι απουσίες συνήθως προκύπτουν όταν βρίσκεται το λιγότερο διοικητικό προσωπικό στη θέση του: τα βράδια, τις νύχτες και τα Σαββατοκύριακα.

Ο πραγματικός φόρτος σπάνια βρίσκεται στον προγραμματισμό, αλλά στην επικοινωνία. Ποιος είναι κατάλληλος από άποψη προσόντων, ποιος είναι διαθέσιμος, για ποιον ταιριάζει ο χρόνος ανάπαυσης και ποιος απαντά καν στο τηλέφωνο. Πολλές επιχειρήσεις διεκπεραιώνουν αυτή τη διαδικασία μέσω λιστών κλήσεων και ομάδων WhatsApp, με τη γνωστή παρενέργεια ότι μετά κανείς δεν μπορεί να αποδείξει ποιος ρωτήθηκε και πότε.

Σε επίπεδο λογισμικού, η καλή διαχείριση απουσιών αποτελείται από τρία μέρη: μια προεπιλογή ελεγμένη βάσει κανόνων, μια κλιμακωτή επικοινωνία με τους υποψηφίους και πλήρη τεκμηρίωση της διαδικασίας.