Facturación y control

Se puede configurar una tarifa horaria en varios niveles: en el emplazamiento, en una lista de precios del cliente, en un Deal, en el pedido y como tarifa estándar del cliente. Se aplica siempre la tarifa configurada más específica. La del emplazamiento prevalece sobre la lista de precios, esta sobre la tarifa del pedido y, en último lugar, se aplica la tarifa estándar.

Un Deal es una tarifa por categoría de empleado que se puede asociar a varios clientes al mismo tiempo. Si contiene una tarifa diaria para una categoría, sustituye allí las partidas por horas y recargos, en lugar de añadirse a ellas.

Si un precio resulta inesperado: Casi siempre se debe a una tarifa de un nivel más específico que se había olvidado. Empieza a buscar en el emplazamiento y continúa hacia los niveles exteriores.

Si no hay ninguna tarifa, el borrador se interrumpe con un aviso, en vez de calcular silenciosamente cero euros.

Atención, diferencia con la nómina: En la factura, cada minuto recibe un recargo una sola vez. Prevalece el recargo de mayor valor. En la nómina, por el contrario, los recargos se acumulan porque § 3b EStG lo permite. Por eso, nunca debes comparar una columna de recargos de la factura con una de la nómina.

La cantidad es el tiempo computable, es decir, el tiempo planificado más las horas extra aprobadas. El filtro «solo horas conciliadas» está desactivado de forma predeterminada, por lo que también se puede facturar tiempo sin revisar.

Las facturas generadas aplican un 19 por ciento fijo y un plazo de pago de 14 días. En las facturas creadas manualmente se puede elegir entre 19, 7 y 0 por ciento.

El número de factura sigue el patrón prefijo, año y número consecutivo, y se asigna sin interrupciones. Los abonos utilizan la misma secuencia numérica.

La secuencia es borrador, aprobada, enviada, pendiente, pagada y anulada. Cada paso comprueba el estado anterior. Una factura enviada ya no se puede editar.

Un abono invierte las partidas, se establece como pendiente y cambia la factura original a anulada, todo en un solo paso.

Las reclamaciones de pago se ejecutan automáticamente una vez al día por la mañana, con niveles a partir de 1 día, 14 días y 28 días de retraso. Después del nivel 3 no se envían más reclamaciones.

Se exportan las facturas enviadas, pendientes y pagadas, además de todos los abonos, filtrados por la fecha de la factura. Si no se indica un periodo, se utiliza el mes en curso.

Las columnas Cuenta, Contrapartida y Clave fiscal permanecen vacías de forma intencionada porque no hay un plan de cuentas general configurado para el cliente. Un valor estándar supuesto generaría una contabilización incorrecta.

Si cobráis a los clientes mediante domiciliación, Balerion Security genera el archivo bancario en formato pain.008.

Se necesitan tres elementos: vuestro identificador de acreedor junto con el IBAN y el BIC en los ajustes, la forma de pago Domiciliación para el cliente con referencia del mandato, fecha de firma e IBAN, y al menos una factura adecuada. De forma predeterminada, la forma de pago del cliente es Factura. La domiciliación debe seleccionarse expresamente.

El archivo se genera desde la lista de facturas, a partir de la selección marcada o de una fecha límite de vencimiento. Solo contiene facturas aprobadas y enviadas, sin fecha de pago, de clientes con domiciliación. Los abonos quedan excluidos.

Si falta algún dato, el mensaje indica exactamente los campos que faltan, en lugar de generar un archivo incompleto. La fecha de vencimiento del archivo se sitúa dos días naturales en el futuro.

La exportación no modifica nada. El estado y la fecha de pago de las facturas permanecen sin cambios. El registro del pago se realiza como hasta ahora.

Las ofertas tienen un campo de notas de texto libre. Se puede editar en el borrador y aparece en la fila de la oferta y en el PDF de la oferta, debajo de la línea de validez. No afecta a las facturas.

Arriba aparecen las tarjetas de indicadores para el periodo seleccionado. Debajo está el margen de contribución con desglose y, al final, tres informes detallados: facturación por cliente, horas por emplazamiento y actividad de los empleados. Los informes detallados comparten una barra de selección. Siempre hay exactamente uno visible, cada uno con su propia exportación CSV. El navegador recuerda la última vista seleccionada.

El margen de toda la empresa que aparece en las tarjetas es la facturación menos los costes salariales y los servicios externos adquiridos. Es expresamente orientativo. No incluye costes fijos, impuestos ni amortizaciones.

La tarjeta «Aún no facturado» indica el tiempo facturable del periodo para el que todavía no existe ninguna factura. Si en el periodo se ha facturado más tiempo del que se puede facturar, por ejemplo porque una factura contiene servicios de un mes anterior, el valor se mantiene en cero e indica este exceso, en lugar de mostrar un número negativo.

El apartado «Margen de contribución» muestra por cliente los ingresos, los costes, el margen de contribución en euros y el porcentaje de margen, además de las horas trabajadas. Una fila de cliente se puede desplegar hasta los emplazamientos, cada turno y los empleados asignados. El verde indica un margen positivo y el rojo, uno negativo.

Las cifras son el desglose de los mismos valores que proporcionan la factura y la vista previa de nómina. No hay un segundo motor de cálculo. Los turnos delegados llevan la marca «Sub». En ellos, la remuneración del subcontratista cuenta como coste. Si no hay una tarifa de compra registrada para un turno delegado, los costes y el margen de contribución muestran una raya en lugar de un cero supuesto.

Un símbolo de advertencia en una fila indica tiempo sin precio: no se puede determinar ninguna tarifa horaria para esos minutos y los ingresos de ese tiempo aparecen como cero. Qué debes hacer: Configura la tarifa. Consulta «Qué tarifa horaria se aplica». Después, el periodo mostrará el precio completo de la fila.

Si una fila aparece en rojo intenso: Despliégala hasta el turno. Las causas habituales son una tarifa horaria del cliente demasiado baja, turnos individuales caros o importes mensuales de un empleado repartidos entre pocos servicios.

La pestaña «Registro de salidas» de Facturación es el registro continuo de todas las facturas emitidas durante un periodo: número, fecha, cliente, neto, impuesto, bruto, estado y fechas de pago y anulación, con filas de totales y exportación CSV. Los borradores no aparecen porque todavía no se han emitido. Las facturas anuladas siguen visibles y su abono aparece al lado como fila propia.

El registro también comprueba la secuencia numérica. Si falta un número en la secuencia, se muestra el hueco. Qué significa un hueco: El número que falta se asignó, pero la factura está fuera del periodo o año seleccionado. Amplía el periodo y compruébalo. El registro no repara nada automáticamente ni modifica ninguna factura.

Para cada cliente se puede configurar un redondeo de tiempo para la facturación: un intervalo de 5, 10, 15, 30 o 60 minutos y la dirección, hacia arriba, hacia abajo o comercial. Se configura en la tarjeta del cliente, en el área Facturación.

Una vez definida, la regla se aplica a cada servicio antes de crear las partidas de la factura, a partir de la siguiente generación de borradores. Las facturas y los borradores ya creados permanecen sin cambios. La nómina tampoco se ve afectada. Solo se redondea la facturación.

Si no se configura, no hay redondeo y se factura por minutos como hasta ahora.