Nómina y complementos

Una fila por empleado con horas totales, proporción nocturna, dominical y festiva, tarifa salarial, salario base, complementos y bruto.

Expresamente no se incluyen: el impuesto salarial, las cotizaciones a la Seguridad Social y el neto. De ello se ocupa la gestoría laboral.

En cambio, sí se incluye la Entgeltfortzahlung, es decir, la continuidad salarial, siempre que el interruptor correspondiente esté activado. En ese caso, las bajas por enfermedad aprobadas y las vacaciones aprobadas aparecen como filas propias en la vista previa. En la configuración inicial, el interruptor está desactivado. Entonces, las ausencias aprobadas solo aparecen como aviso y no se remuneran. Cómo se calcula y dónde se encuentra el interruptor se explican en Tipos salariales y reglas de recargos.

La base es el tiempo computable del Informe de horas, es decir, la misma cifra que también se incluye en la factura. Si allí se ha configurado un redondeo de tiempo, la nómina calcula con la cifra redondeada.

Las categorías de complementos se solapan, no están separadas. Una noche de domingo cuenta tanto en la proporción nocturna como en la dominical porque § 3b EStG lo permite.

De ello se deriva un punto en el que es fácil equivocarse: la columna «Std-Gesamt» de la exportación no es la suma de las columnas individuales y no debe interpretarse como tal. Por ese mismo motivo tampoco hay una columna «Std-Normal». Una resta descontaría dos veces cada hora con doble calificación.

La configuración predeterminada es del 25 por ciento por la noche, del 50 por ciento los domingos y del 100 por ciento los festivos. El periodo nocturno va de las 20 a las 6. Todos estos valores pueden modificarse en los ajustes.

La clasificación se realiza minuto a minuto según la hora civil alemana, para que el cambio de hora se aplique correctamente.

También aquí se aplica el valor configurado más específico: una retribución fija prevalece sobre todo lo demás. En ese caso, el salario base es el importe fijo y no se aplica ningún complemento por emplazamiento. Después se aplica un salario por hora vinculado a la actividad del empleado y, en último lugar, su salario por hora estándar.

Además, puede configurarse un complemento salarial por emplazamiento y categoría de empleado. Este solo aumenta el salario base, nunca los complementos porcentuales.

Si no hay ninguna tarifa, aparece la advertencia «No hay ninguna tarifa salarial configurada». No se calcula de forma implícita con cero.

Límite: El software no comprueba un salario mínimo por actividad o estado federado. Lo que existe son salarios por hora por actividad para cada empleado. Es algo distinto.

La proporción correspondiente a días festivos se calcula a partir del año natural, sin servicios externos. Además de los días de ámbito nacional, se aplican las reglas del estado federado configurado. Se calcula la fecha de Pascua y el Buß- und Bettag se fija como el miércoles anterior al 23 de noviembre.

Se admiten 22 países. Para un país distinto de Alemania solo se aplica el conjunto nacional de días festivos. No se evalúan las regiones. La comprobación nocturna y dominical se mantiene siempre según la hora civil alemana.

La vista previa del bruto comprueba cada fila con respecto al salario mínimo legal vigente en la fecha del turno. Balerion Security incluye las tarifas legales junto con su periodo de validez y las mantiene actualizadas. Si un salario base por hora es inferior, aparece el aviso «Salario mínimo no alcanzado» junto al empleado y al grupo salarial afectado, al igual que el aviso de convenio existente.

Qué debes hacer: Comprueba y aumenta la tarifa salarial del empleado o de la actividad. Consulta «Qué tarifa salarial se aplica». El aviso no bloquea nada. Muestra lo que debe aclararse antes de entregar los datos de nómina.

La exportación de nóminas orientada a DATEV genera un CSV con 16 columnas, formato numérico alemán y formato de fecha TT.MM.JJJJ. Un empleado puede aparecer en varias filas si sus turnos se han desglosado con distintas tarifas. No es un formato de importación certificado; la incorporación se acuerda con la gestoría de nóminas.

Además, está disponible «Enviar a contabilidad». Esta función envía por correo electrónico la exportación generada en el servidor a la dirección guardada en los ajustes y lo registra en el protocolo. Si no se ha configurado un destino, no ocurre nada. La función está desactivada en la configuración inicial.

Importante: El estado «enviado» confirma que el proveedor de correo ha aceptado el envío. No indica que DATEV o Lexware hayan importado el comprobante.

Además, existe el proceso de entrega. Congela las cifras salariales de un mes como una versión numerada y genera a partir de ella el archivo para la gestoría laboral. Si después cambia algún dato del mes, la desviación se muestra como delta frente a esa versión, en lugar de desaparecer sin avisar. El proceso puede restablecerse indicando un motivo.

El Arbeitszeitkonto, es decir, la cuenta de tiempo de trabajo, se gestiona mediante un modelo, un conjunto de reglas que creas una vez y asignas a varios empleados. El modelo se crea en Ajustes, dentro de Nómina, y se asigna al empleado en la pestaña Contrato y personal. Sin un modelo asignado, no hay cuenta. La cuenta también necesita como base las horas contractuales y los días de trabajo contractuales. Si falta uno de los dos datos, la tarjeta lo indica.

Se muestran el saldo actual, los límites del modelo y la evolución mensual con horas previstas, horas reales, abonos, correcciones y saldo.

Límites. Un modelo tiene un límite inferior, es decir, hasta qué punto puede quedar la cuenta en negativo, y un límite superior para las horas positivas. Ambos se introducen en horas y se guardan con precisión de minutos. El saldo se limita a esos topes, por lo que la cuenta no continúa indefinidamente.

Esto no reduce el salario de nadie. La nómina no se calcula a través de la cuenta de tiempo de trabajo, sino a partir del tiempo computable del Informe de horas. Con salario por hora, cada minuto computado se remunera en el mes en que se produjo, con independencia de lo que muestre la cuenta. La cuenta es un seguimiento independiente de las horas previstas y reales, no un fondo del que se paga.

Con la retribución fija, el caso es distinto, porque el importe mensual es fijo y las horas adicionales se acumulan precisamente en esta cuenta. Por eso, establece el límite superior de modo que no se alcance en el trabajo diario y configura por debajo un umbral de pago. Así, las horas se compensan o se pagan antes de que llegue a aplicarse el límite.

Pago. Si se ha configurado un umbral de pago, al alcanzar ese saldo aparece una propuesta de pago. Si realizas el pago, se registra como partida de nómina y, al mismo tiempo, como corrección negativa en la cuenta. Así, las horas no quedan contabilizadas dos veces.

También hay correcciones. En «Registrar corrección» introduces minutos enteros con signo. Es obligatorio indicar un motivo. Solo es posible en meses abiertos. Los meses cerrados están bloqueados, consulta Cierre de periodos.

Transferencia anual. En cada modelo, un interruptor determina si el saldo se transfiere al nuevo año. En la configuración inicial está activado. Si lo desactivas, se muestra el saldo final de diciembre y enero comienza en cero.

Qué no se contabiliza en la cuenta: Los tipos salariales pueden marcarse como «excluir de la cuenta de tiempo de trabajo». Estos minutos se pagan y no se abonan adicionalmente en la cuenta. Un Freiwunsch, es decir, una preferencia de día libre, tampoco afecta a la cuenta.

Tres ajustes determinan cómo calcula la vista previa y qué aparece en la exportación. Cada uno tiene su propio capítulo:

• Tipos salariales y reglas de recargos: los números de tu programa de nóminas, reglas de recargos que pueden combinarse libremente y el comportamiento de cálculo, incluido el redondeo de tiempo.
• Zonas tarifarias: tarifas base y por actividad con fecha de vigencia para cada zona. El lugar de prestación tiene prioridad sobre la asignación al empleado.
• Entrega de nómina: formato y procesos para entregar los datos a la gestoría laboral.

Si un empleado está en Standby, la vista previa lo indica en la fila. El trabajo ya realizado sigue remunerándose.