Informe de horas

Cada fila muestra tres valores que deben distinguirse:

• Tiempo previsto: la duración prevista del turno menos la pausa configurada en el servicio.
• Tiempo real: desde el check-in hasta el check-out. Si falta el check-out, se calcula hasta el final del turno, como máximo hasta el momento actual. La pausa no se descuenta del tiempo real.
• Computable: la cifra que cuenta. Es la base de la nómina y de la factura.

La facturación se basa siempre en el tiempo previsto, no en el tiempo fichado. De esto se derivan tres aspectos que suelen generar preguntas:

• Quien se queda más tiempo solo recibe el tiempo adicional como computable después de una aprobación.
• Quien se marcha antes se factura igualmente según el tiempo previsto. El tiempo de menos no reduce el tiempo computable.
• Quien no hace ningún check-in también se factura según el tiempo previsto. Sin embargo, la fila no aparece hasta que termina el turno.

Hay una excepción: si un turno termina antes porque el empleado comunica una baja por enfermedad, queda tiempo sin cubrir. Este tiempo solo cuenta tras una aprobación específica. Consulta la información siguiente.

Si se desea, el tiempo computable se redondea a un intervalo. Se configura en Ajustes, tarjeta Comportamiento de cálculo: intervalo de 5, 10, 15 o 30 minutos, dirección comercial, hacia abajo o hacia arriba.

Se redondea exactamente una vez, en un único punto del cálculo de horas. Por eso, el informe, la nómina, la evaluación y el Arbeitszeitkonto utilizan la misma cifra.

Solo afecta a las filas con una pareja de fichajes completa. Las filas facturadas según la planificación, los turnos en curso y las filas sin check-out mantienen la precisión por minuto.

En la configuración inicial, el redondeo está desactivado. El cálculo se realiza por minutos. El intervalo y la dirección solo pueden establecerse o borrarse de forma conjunta.

Si las horas reales proceden de un reloj de fichaje o de un sistema externo, pueden importarse mediante «Importar horas» en el informe de horas.

El archivo necesita la cabecera personalnummer;datum;von;bis. También se reconoce la coma como separador. La fecha debe tener el formato TT.MM.JJJJ o JJJJ-MM-TT y la hora, HH:MM. Si la hora de finalización es menor o igual que la hora de inicio, se considera que corresponde al día siguiente. Una columna existente llamada «pause» se ignora de forma intencionada y se indica en cada fila.

Primero se muestra una vista previa que no escribe nada. Cada fila incluye un estado: Listo, Sin coincidencia, Ambiguo, Fuera de los límites, Bloqueado o Erróneo. La asignación se realiza mediante el número de personal y el día de inicio. Varias asignaciones en el mismo día producen el estado «Ambiguo».

La importación comprueba exactamente las mismas reglas que la introducción manual, por lo que se aplican los mismos límites: un intervalo máximo de 24 horas, check-in como máximo 12 horas antes del inicio previsto y check-out como máximo 12 horas después del final previsto. Un mes cerrado produce el estado «Bloqueado» en lugar de cancelar el proceso. Al aplicar la importación, cada fila se comprueba de nuevo. La vista previa no se acepta sin más.

El archivo puede tener un tamaño de 1 MB.

El tiempo adicional respecto a la planificación aparece primero entre paréntesis como «pendiente» y no cuenta en ninguna suma. Un clic en «Aprobar» lo convierte en computable. Un segundo clic revoca la aprobación.

Cada aprobación y cada revocación se registra en el protocolo. Como el tiempo computable es a la vez la base de la nómina y de la factura, un clic en el informe de horas modifica ambas al mismo tiempo.

Aprobar todas las visibles procesa de una vez todo el periodo filtrado, incluso con varios cientos de servicios. La aprobación se realiza en lotes. Tú solo ves el resultado.

Si un empleado comunica una baja por enfermedad durante el turno y un sustituto se hace cargo, el puesto se divide. Si el sustituto hace el check-in con retraso, queda un intervalo sin cubrir.

Estos minutos no se facturan de forma implícita. Aparecen con el indicador «Sin cubrir» y, al igual que una hora extra, requieren una aprobación expresa. Solo la fila finalizada por enfermedad de un puesto con varias personas asignadas puede contener tiempo sin cubrir.

Cada servicio tiene un estado de aprobación, pendiente o aprobado, además de indicadores como «Falta el check-in», «Falta el check-out», «Desviación» y «Hora extra pendiente». El indicador de desviación aparece cuando hay más de 15 minutos de diferencia entre el tiempo previsto y el real.

Solo puede aprobarse un servicio finalizado, es decir, uno con check-out o con el estado «no presentado» o «rechazado». Para las filas sin check-out hay una vía especial expresa que aprueba las horas previstas y, de forma intencionada, no inventa ninguna marca de tiempo.

Las sumas se calculan siempre sobre el conjunto completo de filas, incluso si arriba está activo el filtro «solo pendientes».

Los filtros de empleado, emplazamiento y cliente son campos de búsqueda: escribe, elige una opción de las sugerencias y listo. El informe solo se filtra cuando se selecciona una persona o una entrada. Un mero fragmento de texto no modifica el informe. Vaciar el campo elimina el filtro.

Las sugerencias proceden de todo el conjunto de datos. Incluso cuando hay muchísimos empleados, emplazamientos o clientes, la búsqueda encuentra todas las entradas.