Poissaolojen hallinta vartiointipalveluille

Poissaolojen hallinta on ketju ilmoituksesta vuoron uudelleen täyttämiseen: poissaolon kirjaaminen, aukon arviointi, pätevän sijaisen löytäminen, suostumuksen pyytäminen, suunnitelman päivittäminen ja asiakkaalle ilmoittaminen. Useimmissa yrityksissä tämä hoidetaan puhelimella, WhatsApp-ryhmissä ja suullisilla ilmoituksilla. Juuri siksi se kestää pitkään, eikä tapahtumia voi jälkikäteen todistaa.

Kun työntekijä ilmoittaa poissaolosta, vuoron peruuntumisesta tulee prosessi. Kyseinen vuoro näkyy heti aukkona, järjestelmä ehdottaa sopivia työntekijöitä ja avoimesta vuorosta voidaan lisäksi ilmoittaa vuoropörssin kautta käytettävissä oleville työntekijöille. Tekoälyä käyttävä sijaisagentti ottaa haluttaessa heihin yhteyttä yksi kerrallaan.

Nopeimmasta sijaisesta ei ole hyötyä, jos hän rikkoo 11 tunnin Ruhezeit-lepoaikaa tai hänellä ei ole vaadittua pätevyyttä. Jokainen ehdotus tarkistetaan ArbZG:n, pätevyyden ja olemassa olevien työvuorojen perusteella ennen kuin se edes näytetään.

Prosessista näkyy, kehen otettiin yhteyttä ja milloin, kuka suostui sekä milloin vuoro oli jälleen täytetty. Se auttaa laskennassa ja myös silloin, kun toimeksiantaja haluaa tietää, miksi vartiointipiste oli tilapäisesti miehittämättä.