Käsikirja
Balerion Security, A:sta Ö:hön.
Jokainen toiminto sellaisena kuin se todella toimii, sääntöineen ja rajoineen. Tarkista mieluummin kuin arvaa.
Päivitetty: 03.09.2026
Aloittaminen
Työvuorosuunnittelu
- Työvuorosuunnitelma ja resursointiKohderivit ja aika-akseli. Vedä, pidennä, jaa ja miehitä. Jokaisen osoituksen taustalla toimii sääntötarkistus.
- Toimeksiannot ja kohteetToimeksianto luo työvuorot. Kohde määrittää Geofencen, yhteyshenkilöt ja hinnat.
- Työvuoropörssi ja itsevarausTarjoa avoimia työvuoroja vartijoille ja anna heidän varata ne itse. Ensimmäisenä hyväksyvä saa vuoron.
- Poissaolo ja sijainenSairausilmoitus käynnistää prosessin, ei automaattista uudelleensuunnittelua. Päätös jää työvuorosuunnittelulle.
- John AI, sijaisagenttiEtsii sijaisia avoimiin työvuoroihin ja ottaa vartijoihin yhteyttä vaiheittain. Oletustilassa kokonaan pois käytöstä.
- AlihankkijatAnna työvuoroja kumppaniyrityksille, jotka miehittävät ne omilla vartijoillaan. Kumppaniyritys ei näe hintojasi.
- Luettelot, sarakkeet ja näkymätJokainen työskentelee eri tavalla. Siksi kaikkia kolmea suurta luetteloa voi mukauttaa ja omat asetukset voi tallentaa.
- Työvuoroluettelon lähetysLähetä suunnitelma PDF-tiedostona vartijalle tai toimeksiantajalle.
- ToimintakeskusKohteen aluesuunnitelma koko näytön karttana. Siihen merkitään, missä kukin seisoo, mitä reittiä hän kulkee ja mitkä alueet on suljettu.
Aika ja palkka
- Työajan kirjausVartijat kirjaavat työajan sovelluksessa, eivät Cockpitissa. Palvelin tarkistaa sijainnin ja tallentaa aikaleiman.
- TuntiraporttiTuntiraportti on ainoa paikka, jossa minuutit lasketaan. Palkka, lasku ja talousohjaus käyttävät kaikki samaa lähdettä.
- Palkka ja lisätBalerion Security laskee bruttopalkan ja verovapaat lisät. Palkkatoimisto laskee palkkaveron, sosiaalivakuutukset ja nettopalkan.
- KulutTyöntekijät lähettävät kulunsa itse, toimisto tekee päätöksen ja hyväksyntä siirtyy suoraan palkkaan.
- Kohteen pääteVastaanotossa oleva tabletti toimii kellokorttilaitteena vartijoille, joilla ei ole älypuhelinta.
- Palkkalajit ja lisäsäännötJotta palkkavienti siirtyy palkkaohjelmaasi, riveillä käytetään ohjelman palkkalajien numeroita. Niitä ylläpidetään täällä.
- TyöehtosopimusalueetKun vartijoita käytetään osavaltioiden rajojen yli, palkka ei ole kaikkialla sama. Työehtosopimusalueet pitävät hinnat erillään ja päivättyinä.
- Palkkatietojen luovutusTarkistettu palkan esikatselu luovutetaan ajona palkkatoimistolle. Jokainen ajo on päivätty ja jäljitettävissä.
Laskutus
- Laskutus ja talousohjausTarkistetuista tunneista luodaan laskuluonnos. Käytettävä tuntihinta riippuu siitä, mille tasolle se on määritetty.
- Kauden sulkeminenSuljettu kuukausi säilyy kokonaan luettavissa. Vain kirjoittaminen estetään.
- RaportointiRyhmittele tunnit enintään kolmelle tasolle ja tulosta ne. Rahamääriä ei tarkoituksella näytetä.
- Sähköinen lasku, XRechnungLähetä laskut XRechnung-muodossa, lataa ne yksittäin tai liitä ne automaattisesti lähetykseen.
- Hintojen korotusKorota useiden asiakkaiden tuntihintoja kerralla prosenttiosuudella tai kiinteällä lisällä. Laske ensin ja suorita vasta sitten.
- OstolaskutVertaa alihankkijan laskuttamaa summaa siihen, mitä se saisi veloittaa teidän hintojenne perusteella.
- Dealit ja hinnastotDeal on hinnasto: työntekijäluokkakohtaiset veloitushinnat, jotka voi liittää samanaikaisesti useaan asiakkaaseen.
Tositteet
- Vartiokierrosten valvontaKohteen tarkastuspisteet, kierrokset sovelluksessa ja todisteet Cockpitissa. Lisäksi rehellinen arvio siitä, mitä skannaus todistaa.
- Digitaalinen vartiointipäiväkirjaSeitsemän merkintätyyppiä, valinnaiset valokuvat eikä mahdollisuutta muuttaa tietoja jälkikäteen. Siksi se toimii todisteena.
- TarkastusajotTyön valvoja kiertää kohteet ja dokumentoi havaintonsa. Kyse on ulkopuolisesta valvonnasta, ei itsevalvonnasta.
- TarkastuslokiJokainen ohitettu sääntö näkyy täällä henkilön, ajankohdan ja perustelun kanssa. Tyhjä loki on hyvä tulos.
Tiimi
- Tiimi ja roolitKuusi roolia ja niiden lisäksi tarkasti jaoteltu oikeuksien valikoima. Näkyvyyden ratkaisee oikeus, ei pelkkä rooli.
- Pätevyydet ja § 34aSeitsemän pätevyyttä, yhdeksän asiakirjalajia ja tarkistus, joka estää työvuoroon osoittamisen ehdottomasti.
- PoissaolotViisi lajia ja neljä tilaa. Yksi laji hyväksytään, mutta se ei estä työvuoroon osoittamista.
- Kohde-estotEstä työntekijä tietystä kohteesta, yleensä asiakkaan pyynnöstä. Tämä on järjestelmän tiukin esto.
- Betriebsrat ja suunnitelman hyväksyntäYhteistoiminnan piiriin kuuluvissa yrityksissä kuukausisuunnitelma julkaistaan vasta, kun suunnittelu ja Betriebsrat ovat hyväksyneet sen.
- KohdevastaavaSuunnittelee ja johtaa omia kohteitaan ilman pääsyä henkilöstö-, asiakas- ja taloustietoihin.
Sovellukset
Viestintä
Toimeksiantajat
Hallinto
- Varasto ja varusteetTyöasut, avaimet, radiopuhelimet ja työpuhelimet luovutetaan henkilölle ja palautetaan jäljitettävästi.
- Tietoturva ja tietosuojaMitä järjestelmä pakottaa teknisesti, missä tietoja syntyy ja kuinka kauan niitä säilytetään.
- Tilaus ja laskutusMitä Balerion Security maksaa ja mitä tapahtuu, jos maksu jää suorittamatta.
- OrganisaatioyksikötUsean toimipaikan yrityksille: kuka näkee mitkä kohteet, toimeksiannot ja työntekijät.
- LisäkentätTiedolle, joka ei sovi vakiokenttiin, voi luoda oman kentän. Lisäkenttiä voi käyttää vartijoilla, kohteilla ja toimeksiannoilla.
- Asetukset ja niiden sisältöAsetukset on järjestetty aiheittain, ja vasemman reunan palkki vie oikeaan kohtaan. Tässä luvussa kerrotaan, mitä kullakin alueella on ja mistä löytyvät tarkemmat tiedot.
Etkö löytänyt etsimääsi tai onko jokin kohta epäselvä? Kirjoita meille, täydennämme käsikirjaa jatkuvasti.