Facture électronique, XRechnung

Dans la liste des factures, chaque facture validée dispose du bouton « XRechnung XML ». Le fichier est recréé à chaque appel à partir des données de référence actuelles, il n’est pas enregistré.

Un avoir est correctement identifié comme tel et renvoie au numéro de la facture d’origine.

La fiche client contient la section « Facture électronique » avec l’interrupteur « Joindre XRechnung lors de l’envoi » et le champ « Leitweg-ID ». Si l’interrupteur est activé, le fichier XML est envoyé avec le PDF dans l’e-mail contenant la facture.

Si une mention obligatoire manque, l’envoi est interrompu et aucun e-mail n’est envoyé. La facture reste validée et le message indique les champs manquants. C’est volontaire : mieux vaut ne rien envoyer qu’un fichier inutilisable.

Les deux formulaires de modification indiquent à l’avance ce qui manque encore, le formulaire client sous l’interrupteur et les paramètres sous « Données encore manquantes pour XRechnung ».

Pour votre entreprise : Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, numéro d’identification à la TVA, ou Steuernummer, numéro fiscal, l’un des deux suffit, ainsi que la rue, le code postal, la ville, le pays, un contact avec téléphone et e-mail, et l’IBAN. Le BIC est facultatif.

Pour le client : rue, code postal, ville, pays et adresse e-mail.

Les donneurs d’ordre publics en Allemagne ont besoin d’une Leitweg-ID pour que la facture parvienne au bon service. Elle est enregistrée dans la fiche client.

Important : Techniquement, ce champ n’est pas obligatoire. S’il manque, le fichier utilise discrètement le numéro de client à la place et est tout de même créé. Il est alors formellement valide, mais ne peut en pratique pas être remis à une administration. Si vous facturez des donneurs d’ordre publics, renseignez donc toujours la Leitweg-ID.

Pour éviter les surprises, voici trois points en toute transparence :

• Il n’y a pas de ZUGFeRD. Un fichier XML autonome est créé à côté du PDF, jamais un PDF avec un XML intégré.
• Un seul taux de taxe par facture. Le fichier XML représente exactement un taux. La facturation elle-même accepte des lignes à 19, 7 et 0 pour cent ainsi que des remises. Les factures avec des taux mixtes ou des remises ne s’intègrent donc pas correctement au XML et ne doivent pas être envoyées comme XRechnung.
• Le mode de paiement indiqué est toujours le virement avec votre IBAN dans le document, même si le prélèvement est enregistré pour le client.