Facturation et contrôle de gestion

Un taux horaire peut être géré à plusieurs niveaux : sur le site, dans une grille tarifaire du client, dans un Deal, sur la mission et comme taux standard du client. Le taux renseigné le plus spécifique s'applique toujours. Le taux du site l'emporte sur la grille tarifaire, celle-ci l'emporte sur le taux de la mission et le taux standard s'applique en dernier.

Un Deal est une grille tarifaire par catégorie de salarié qui peut être associée simultanément à plusieurs clients. S'il contient un forfait journalier pour une catégorie, celui-ci remplace les postes d'heures et de majorations au lieu de s'y ajouter.

Si un prix vous surprend : la cause est presque toujours un taux enregistré à un niveau plus spécifique que vous avez oublié. Commencez la recherche sur le site et remontez vers les niveaux généraux.

Si aucun taux n'est disponible, le brouillon s'interrompt avec un message au lieu d'utiliser discrètement zéro euro.

Attention, différence avec la paie : sur la facture, chaque minute reçoit une seule majoration, la plus élevée l'emporte. Dans la paie, les majorations se cumulent, car le § 3b EStG le permet. Ne comparez donc jamais directement une colonne de majoration de la facture avec une colonne de la paie.

La quantité correspond au temps comptabilisé, donc au temps planifié plus les heures supplémentaires validées. Le filtre « uniquement les heures rapprochées » est désactivé par défaut, il est donc possible de facturer du temps non contrôlé.

Les factures créées utilisent un taux fixe de 19 pour cent et un délai de paiement de 14 jours. Pour les factures créées manuellement, vous pouvez choisir 19, 7 ou 0 pour cent.

Le numéro de facture suit le modèle préfixe, année, numéro séquentiel et est attribué sans interruption. Les avoirs utilisent la même séquence de numéros.

La séquence est la suivante: Projet, Validé, Envoyé, Ouvert, Payé, Annulé. Chaque étape vérifie le statut précédent. Une facture envoyée ne peut plus être modifiée.

Un avoir inverse les positions, se place au statut ouvert et place la facture initiale au statut annulé, le tout en une seule étape.

Les relances sont exécutées automatiquement une fois par jour dans la matinée, avec des niveaux à partir de 1 jour, 14 jours et 28 jours de retard. Aucune autre relance n'est envoyée après le niveau 3.

Les factures envoyées, ouvertes et payées ainsi que tous les avoirs sont exportés, avec un filtre basé sur la date de facture. Sans période indiquée, le mois en cours est utilisé.

Les colonnes Compte, Compte de contrepartie et Code fiscal restent volontairement vides, car aucun plan comptable commun au mandant n'est enregistré. Une valeur standard estimée produirait une écriture erronée.

Si vous prélevez les paiements de vos clients, Balerion Security génère le fichier bancaire au format pain.008.

Trois conditions sont requises: votre identifiant créancier avec l'IBAN et le BIC dans les paramètres, le mode de paiement Prélèvement chez le client avec la référence du mandat, la date de signature et l'IBAN, ainsi qu'au moins une facture correspondante. Le mode de paiement Facture est défini par défaut pour le client, le prélèvement doit donc être sélectionné explicitement.

Le fichier est généré depuis la liste des factures, à partir de la sélection cochée ou d'une date limite d'échéance. Il contient uniquement les factures validées et envoyées, sans date de paiement, de clients utilisant le prélèvement. Les avoirs sont exclus.

Si une donnée manque, le message indique précisément les champs manquants au lieu de générer un fichier incomplet. La date d'échéance dans le fichier est située deux jours calendaires dans le futur.

L'export ne modifie rien. Le statut de la facture et la date de paiement restent inchangés. L'enregistrement du paiement s'effectue comme auparavant.

Les devis disposent d'un champ de remarque libre. Il peut être modifié dans le projet et apparaît sur la ligne du devis ainsi que dans le PDF du devis sous la ligne de validité. Les factures ne sont pas concernées.

Les indicateurs de la période sélectionnée figurent en haut, suivis de la marge contributive avec exploration détaillée, puis des trois rapports détaillés : chiffre d'affaires par client, heures par site et activité des salariés. Les rapports détaillés partagent une barre de sélection. Un seul est visible à la fois et chacun possède son propre export CSV. Le navigateur mémorise la dernière vue sélectionnée.

La marge à l'échelle de l'entreprise dans les indicateurs correspond au chiffre d'affaires moins les coûts salariaux et les prestations externes achetées. Elle est expressément indicative, les coûts fixes, les impôts et les amortissements n'y sont pas inclus.

L'indicateur « Pas encore facturé » indique le temps facturable de la période pour lequel aucune facture n'existe encore. Si le montant facturé durant la période dépasse le montant facturable, par exemple parce qu'une facture contient des prestations d'un mois antérieur, l'indicateur reste à zéro et signale cet excédent au lieu d'afficher une valeur négative.

La section « Marge sur coûts variables » affiche pour chaque client le chiffre d'affaires, les coûts, la marge sur coûts variables en euros et le taux de marge en pourcentage, ainsi que les heures effectuées. Une ligne client peut être développée jusqu'aux sites, aux vacations individuelles et aux agents affectés. Le vert indique une marge positive, le rouge une marge négative.

Les chiffres décomposent les mêmes valeurs que celles utilisées pour la facture et l'aperçu de la paie, il n'existe pas de second moteur de calcul. Les vacations déléguées portent l'indicateur « Sub ». Leur coût correspond à la rémunération du sous-traitant. Si aucun taux d'achat n'est enregistré pour une vacation déléguée, les coûts et la marge affichent un tiret au lieu d'un zéro estimé.

Un symbole d'avertissement sur une ligne indique du temps sans prix: aucun taux horaire ne peut être déterminé pour ces minutes, leur chiffre d'affaires est donc nul. Action requise: Définissez un taux, voir « Quel taux horaire s'applique ». La période affiche ensuite la ligne avec une tarification complète.

Si une ligne est rouge foncé: Développez-la jusqu'à la vacation. Les causes fréquentes sont un taux horaire client trop bas, des vacations individuelles coûteuses ou les montants mensuels d'un agent répartis sur peu d'interventions.

L'onglet « Journal des ventes » de la facturation est le registre continu de toutes les factures émises sur une période: numéro, date, client, montant net, taxe, montant brut, statut, date de paiement et date d'annulation, avec lignes de total et export CSV. Les projets n'apparaissent pas, car ils ne sont pas encore émis. Les factures annulées restent visibles, leur avoir figure sur une ligne distincte à côté.

Le journal vérifie également la séquence des numéros: si un numéro manque dans la série continue, l'écart est signalé. Signification d'un numéro manquant: Le numéro absent a été attribué, mais la facture se trouve hors de la période sélectionnée ou de son année. Élargissez la période et vérifiez. Le journal ne répare rien de lui-même et ne modifie aucune facture.

Un arrondi du temps peut être défini pour la facturation d'un client: un intervalle de 5, 10, 15, 30 ou 60 minutes et le sens d'arrondi, supérieur, inférieur ou commercial. Ce réglage se trouve dans la fiche client, section Facturation.

Une fois définie, la règle s'applique à chaque intervention avant la création des lignes de facture, à partir de la prochaine génération d'un projet. Les factures et projets déjà créés restent inchangés. La paie reste toujours inchangée, l'arrondi concerne uniquement la facturation.

Sans réglage, aucun arrondi n'est appliqué. La facturation continue à la minute près comme auparavant.