Rapport d'heures

Chaque ligne affiche trois valeurs qu'il faut distinguer:

• Temps planifié: la durée prévue de la vacation, moins la pause définie pour le service.
• Temps réel: du pointage à l'arrivée au pointage au départ. Si le pointage au départ manque, le calcul va jusqu'à la fin de la vacation, au plus tard jusqu'à maintenant. La pause n'est pas déduite du temps réel.
• Temps comptabilisé: la valeur qui compte. Elle sert de base à la paie et à la facture.

La facturation repose en principe sur le temps planifié, pas sur le temps pointé. Cela entraîne trois conséquences qui suscitent régulièrement des questions dans la pratique:

• Un agent qui reste plus longtemps ne voit ce temps supplémentaire comptabilisé qu'après validation.
• Un agent qui part plus tôt est tout de même facturé selon le temps planifié. Un temps inférieur ne réduit pas le temps comptabilisé.
• Un agent qui ne pointe pas du tout est également facturé selon le temps planifié. La ligne apparaît toutefois seulement après la fin de la vacation.

Il existe une exception: si une vacation se termine plus tôt parce que l'agent se déclare malade, du temps non couvert est créé. Il est comptabilisé uniquement après une validation distincte, voir ci-dessous.

Si vous le souhaitez, le temps comptabilisé est arrondi selon un intervalle. Réglage sous Paramètres, carte Mode de calcul: intervalle de 5, 10, 15 ou 30 minutes, avec arrondi commercial, inférieur ou supérieur.

L'arrondi est effectué exactement une fois, à un seul endroit dans le calcul des heures. Le rapport, la paie, l'analyse et le compte de temps de travail utilisent donc la même valeur.

Seules les lignes avec une paire complète de pointages sont concernées. Les lignes facturées selon le planning, les vacations en cours et les lignes sans pointage au départ restent calculées à la minute près.

À la livraison, l'arrondi est désactivé, le calcul est effectué à la minute près. L'intervalle et le sens d'arrondi peuvent uniquement être définis ou effacés ensemble.

Si les heures réelles proviennent d'une pointeuse ou d'un système tiers, vous pouvez les importer via « Importer les heures » dans le rapport d'heures.

Le fichier doit contenir l'en-tête personalnummer;datum;von;bis, la virgule est également reconnue comme séparateur. Date au format TT.MM.JJJJ ou JJJJ-MM-TT, heure au format HH:MM. Si l'heure de fin est inférieure ou égale à l'heure de début, elle est considérée comme appartenant au jour suivant. Une colonne existante « pause » est volontairement ignorée et signalée pour chaque ligne.

Une prévisualisation qui n'enregistre rien est d'abord affichée. Chaque ligne y présente un statut: Prêt, Aucune correspondance, Ambigu, Hors limites, Verrouillé ou Incorrect. L'affectation se fait à partir du numéro de personnel et du jour de début. Plusieurs affectations le même jour donnent le statut « Ambigu ».

L'importation vérifie exactement les mêmes règles que la saisie manuelle, les mêmes limites s'appliquent donc: durée maximale de 24 heures, pointage à l'arrivée au plus 12 heures avant le début planifié, pointage au départ au plus 12 heures après la fin planifiée. Un mois clôturé donne le statut « Verrouillé » au lieu d'interrompre l'importation. Lors de l'application, chaque ligne est vérifiée de nouveau, la prévisualisation n'est pas reprise aveuglément.

La taille du fichier peut atteindre 1 MB.

Le temps supplémentaire par rapport au planning apparaît d'abord entre parenthèses avec le statut « ouvert » et n'est inclus dans aucun total. Un clic sur « Valider » le rend comptabilisable, un second clic annule la validation.

Chaque validation et chaque annulation est enregistrée dans le journal. Comme le temps comptabilisé sert à la fois de base à la paie et à la facture, un clic dans le rapport d'heures modifie les deux en même temps.

Valider tous les éléments visibles traite toute la période filtrée en une seule fois, même avec plusieurs centaines d'interventions. La validation est effectuée par lots, vous voyez uniquement le résultat.

Si un agent se déclare malade pendant la vacation et qu'un remplaçant prend le relais, le poste est divisé. Si le remplaçant pointe en retard, un intervalle reste non couvert.

Ces minutes ne sont pas facturées discrètement. Elles apparaissent avec l'indicateur « Non couvert » et nécessitent une validation explicite, comme une heure supplémentaire. Seule la ligne interrompue pour maladie d'un poste occupé plusieurs fois peut comporter du temps non couvert.

Chaque intervention a un statut de validation, ouvert ou validé, ainsi que des indicateurs comme « Pointage d'arrivée manquant », « Pointage de départ manquant », « Écart » et « Heure supplémentaire ouverte ». L'indicateur d'écart apparaît lorsque la différence entre le temps planifié et le temps réel dépasse 15 minutes.

Seule une intervention terminée peut être validée, donc une intervention avec un pointage au départ ou avec le statut « non commencé » ou « refusé ». Pour les lignes sans pointage au départ, une procédure distincte permet de valider les heures planifiées sans inventer aucun horodatage.

Les totaux sont toujours calculés sur l'ensemble complet des lignes, même si le filtre « uniquement ouverts » est activé en haut.

Les filtres Agent, Site et Client sont des champs de recherche: saisissez du texte, choisissez une suggestion, terminé. Le rapport est filtré uniquement après la sélection d'une personne ou d'une entrée. Un simple fragment de texte ne modifie pas le rapport. Vider le champ supprime le filtre.

Les suggestions proviennent de l'ensemble des données. Même avec un très grand nombre d'agents, de sites ou de clients, la recherche trouve chaque entrée.