John AI, l'agent de remplacement

C'est le point qui suscite le plus de questions : le bouton est présent, mais rien ne se passe sans activation. L'agent est entièrement développé, mais protégé par plusieurs verrouillages.

• Nous définissons en tant qu'opérateur l'autorisation du tenant, ce n'est pas une option en libre-service. Une Betriebsvereinbarung, l'accord d'entreprise allemand, et un Auftragsverarbeitungsvertrag, l'accord allemand de sous-traitance, sont requis.
• WhatsApp et les notifications push exigent aussi des canaux de distribution configurés.

Tant qu'un de ces éléments manque, la section reste visible, mais sans effet. Contactez-nous si vous souhaitez l'utiliser.

Un processus correspond à une absence qui exige un remplacement. Il est créé lors d'un arrêt maladie ou manuellement. La vue d'ensemble affiche les absences ouvertes, les recherches en cours, les processus transmis et ceux pourvus aujourd'hui. Chaque ligne comprend le site, le début du service, le compte à rebours, le motif, le statut et le nombre de candidats.

Une recherche contacte simultanément plusieurs agents adéquats et élargit progressivement le cercle, jusqu'à ce qu'une personne accepte ou que le cercle soit épuisé.

Les agents déjà contactés ne le sont jamais à nouveau. S'il n'existe aucun candidat dès le départ, le processus est immédiatement transmis au lieu de continuer sans résultat.

Si la recherche ne trouve personne, les planificateurs reçoivent une notification leur demandant de prendre le relais. Le processus reste ouvert jusqu'à ce qu'une personne décide.

Nous définissons avec vous l'étendue et le rythme de la recherche lors de l'activation.

Les contacts ont lieu uniquement durant une plage horaire définie chaque jour. Cette plage est contraignante : les contacts qui devraient avoir lieu en dehors sont reportés au début de la plage, pas ignorés. Personne n'est appelé la nuit parce qu'une recherche arrive par hasard à échéance à ce moment.

La seule façon de passer outre est votre propre action « Poursuivre la recherche maintenant ». L'automatisation ne déroge jamais à la plage horaire. Nous la définissons avec vous lors de l'activation.

L'agent est contacté par les canaux auxquels il a consenti, par étapes, du mode le plus discret au plus direct.

Chaque agent décide lui-même pour chaque canal s'il accepte d'être contacté ainsi. Personne ne peut donner ce consentement à sa place. Il n'existe volontairement aucune option correspondante dans le Cockpit. Si le consentement manque, l'agent de remplacement ignore le canal et le documente comme entrée distincte dans la chronologie. Toute personne qui se demande pourquoi certains agents ne sont jamais appelés y trouvera la réponse.

Au début de l'appel, il se présente expressément comme un assistant virtuel. Cette exigence de la KI-Verordnung, le règlement européen sur l'IA, ne peut pas être désactivée.

Il propose exactement un service et peut effectuer quatre actions : accepter, refuser, transmettre à la planification et rechercher la réponse à une question factuelle. Il ne donne aucune information sur la paie, les échanges ou d'autres services. Des réponses fixes et une transmission sont prévues pour ces sujets.

Une acceptation est également contrôlée côté serveur avant l'affectation. Si la dernière déclaration n'est pas une acceptation explicite, le système demande confirmation au lieu d'effectuer l'affectation.

Aucun enregistrement audio n'est effectué. Le système enregistre l'heure, le résultat, une version abrégée de la réponse et la durée de l'appel.

Quatre niveaux configurables : analyser uniquement, formuler des recommandations, préparer des actions qui doivent être confirmées par une personne, ou agir de manière autonome. À chaque niveau, les règles strictes du serveur relatives aux horaires de contact, au consentement et à l'adéquation restent inchangées.

L'agent possède un blocage intégré des dépenses. Une notification push ne coûte rien, un message WhatsApp coûte un crédit, un appel dix et une analyse un. 200 crédits sont inclus par mois, des forfaits supplémentaires peuvent être achetés.

Si le contingent est épuisé, l'appel échoue avec une indication au lieu de ne pas être effectué sans avertissement. Une alerte apparaît dans la cloche lorsqu'il reste 20 pour cent du contingent.