Fatturazione e controllo

Una tariffa oraria può essere configurata a più livelli: nel sito, in un listino prezzi del cliente, in un Deal, nella commessa e come tariffa standard del cliente. Si applica sempre la tariffa configurata più specifica. Quella del sito prevale sul listino prezzi, il listino prevale sulla tariffa della commessa e, per ultima, si applica la tariffa standard.

Un deal è un listino prezzi per categoria del dipendente che può essere associato contemporaneamente a più clienti. Se per una categoria contiene un forfait giornaliero, questo sostituisce le voci orarie e di maggiorazione invece di aggiungersi a esse.

Se un prezzo sorprende: il motivo è quasi sempre una tariffa a un livello più specifico che è stata dimenticata. Inizia la ricerca dal sito e procedi verso l'esterno.

Se manca ogni tariffa, la bozza si interrompe con un avviso invece di calcolare silenziosamente zero euro.

Attenzione, differenza rispetto alla retribuzione: nella fattura ogni minuto riceve una maggiorazione una sola volta, prevale la maggiorazione di valore più alto. Nella retribuzione, invece, le maggiorazioni si sommano perché § 3b EStG lo consente. Non confrontare quindi mai una colonna di maggiorazione della fattura con una della retribuzione.

La quantità è il tempo computabile, cioè il tempo pianificato più gli straordinari approvati. Il filtro «solo ore verificate» è disattivato per impostazione predefinita, quindi è possibile fatturare anche tempo non verificato.

Le fatture generate applicano una percentuale fissa del 19 percento e un termine di pagamento di 14 giorni. Per le fatture create manualmente si può scegliere tra 19, 7 e 0 percento.

Il numero di fattura segue lo schema prefisso, anno, numero progressivo e viene assegnato senza interruzioni. Le note di credito usano la stessa sequenza numerica.

La sequenza è bozza, approvata, inviata, aperta, pagata, annullata. Ogni passaggio verifica lo stato precedente, una fattura inviata non può più essere modificata.

Una nota di credito rende negativi gli elementi, imposta se stessa su aperta e la fattura originale su annullata, tutto in un unico passaggio.

La procedura di sollecito viene eseguita automaticamente una volta al giorno in mattinata, con livelli a partire da 1 giorno, 14 giorni e 28 giorni di ritardo. Dopo il livello 3 non vengono inviati altri solleciti.

Vengono esportate le fatture inviate, aperte e pagate, oltre a tutte le note di credito, filtrate in base alla data della fattura. Se non è indicato un periodo, viene usato il mese corrente.

Le colonne Konto, Gegenkonto e Steuerschlüssel restano intenzionalmente vuote perché non è configurato un piano dei conti valido per tutto il mandante. Un valore standard ipotizzato genererebbe una registrazione errata.

Se addebiti gli importi ai clienti tramite addebito diretto, Balerion Security genera il file per la banca nel formato pain.008.

Sono necessari tre elementi: il tuo identificativo creditore con IBAN e BIC nelle impostazioni, per il cliente la modalità di pagamento addebito diretto con riferimento del mandato, data della firma e IBAN, e almeno una fattura idonea. Per impostazione predefinita il cliente usa la modalità di pagamento fattura, quindi l'addebito diretto deve essere impostato intenzionalmente.

Il file viene generato dall'elenco delle fatture, dalla selezione contrassegnata oppure tramite una data limite di scadenza. Contiene solo fatture approvate e inviate, senza data di pagamento, di clienti con addebito diretto. Le note di credito sono escluse.

Se manca un dato, l'avviso indica esattamente i campi mancanti invece di generare un file incompleto. La data di scadenza nel file è due giorni di calendario nel futuro.

L'esportazione non modifica nulla. Lo stato della fattura e la data di pagamento restano invariati, la registrazione del pagamento avviene come prima.

Le offerte hanno un campo libero per le note. Può essere modificato nella bozza, appare nella riga dell'offerta e nel PDF dell'offerta sotto la riga di validità. Le fatture non sono interessate.

In alto sono presenti i riquadri degli indicatori per il periodo selezionato, sotto il margine di contribuzione con drill-down e infine i tre report dettagliati: fatturato per cliente, ore per sito e attività dei dipendenti. I report dettagliati condividono una barra di selezione. Ne è sempre visibile esattamente uno, ciascuno con la propria esportazione CSV. Il browser ricorda l'ultima vista selezionata.

Il margine aziendale nei riquadri è il fatturato meno i costi retributivi e meno le prestazioni esterne acquistate. È espressamente indicativo, non include costi fissi, imposte e ammortamenti.

La scheda «Non ancora fatturato» indica il tempo fatturabile del periodo per il quale non esiste ancora una fattura. Se nel periodo è stato fatturato più tempo di quello fatturabile, per esempio perché una fattura contiene prestazioni di un mese precedente, il valore resta a zero e segnala l'eccedenza invece di mostrare un numero negativo.

La sezione «Margine di contribuzione» mostra per ogni cliente ricavi, costi, margine di contribuzione in euro e percentuale del margine di contribuzione, oltre alle ore lavorate. Una riga cliente può essere espansa fino ai siti, ai singoli turni e agli addetti impiegati. Il verde indica un margine di contribuzione positivo, il rosso uno negativo.

I numeri sono la scomposizione degli stessi valori forniti anche dalla fattura e dall'anteprima delle paghe, non esiste un secondo motore di calcolo. I turni delegati hanno l'indicatore «Sub». In questo caso la remunerazione del subappaltatore viene conteggiata come costo. Se per un turno delegato manca una tariffa di acquisto memorizzata, i costi e il margine di contribuzione mostrano un trattino invece di uno zero presunto.

Un simbolo di avviso su una riga indica tempo senza prezzo: per questi minuti non è possibile determinare alcuna tariffa oraria, quindi il ricavo relativo è impostato a zero. Cosa fare: Configura una tariffa, vedi «Quale tariffa oraria si applica». Il periodo mostrerà quindi la riga con il prezzo completo.

Se una riga è in rosso scuro: Espandila fino al turno. Le cause frequenti sono una tariffa oraria del cliente troppo bassa, singoli turni costosi o importi mensili di un addetto distribuiti su pochi servizi.

La scheda «Registro uscite» nella fatturazione è il registro progressivo di tutte le fatture emesse in un periodo: numero, data, cliente, netto, imposta, lordo, stato, data di pagamento e data di storno, con righe dei totali ed esportazione CSV. Le bozze non compaiono perché non sono ancora state emesse. Le fatture stornate restano visibili, la relativa nota di credito compare accanto come riga separata.

Il registro controlla inoltre la sequenza numerica. Se manca un numero nella serie progressiva, viene indicato il vuoto. Cosa significa un vuoto: Il numero mancante è stato assegnato, ma la fattura si trova fuori dal periodo selezionato o dal relativo anno. Amplia il periodo e verifica. Il registro non corregge nulla automaticamente e non modifica alcuna fattura.

Per il cliente è possibile configurare un arrotondamento del tempo per la fatturazione: una griglia di 5, 10, 15, 30 o 60 minuti e la direzione, per eccesso, per difetto o commerciale. L'impostazione si trova nella scheda del cliente, nell'area Fatturazione.

Una volta configurata, la regola si applica a ogni servizio prima della creazione delle voci di fattura, a partire dalla successiva generazione della bozza. Le fatture e le bozze già create restano invariate e la retribuzione non viene mai interessata. Viene arrotondata solo la fatturazione.

Se non viene configurato nulla, non si applica alcun arrotondamento e la fatturazione continua a essere calcolata al minuto.