Report ore

Ogni riga mostra tre valori che devono essere distinti:

• Tempo pianificato: la durata pianificata del turno, meno la pausa configurata per il servizio.
• Tempo effettivo: dal check-in al check-out. Se manca il check-out, il calcolo arriva fino alla fine del turno, al massimo fino al momento attuale. La pausa non viene sottratta dal tempo effettivo.
• Tempo computabile: il valore che conta. È la base per retribuzione e fattura.

In linea di principio viene conteggiato il tempo pianificato, non il tempo timbrato. Ne derivano tre aspetti che nella pratica generano regolarmente domande:

• Chi resta più a lungo ottiene il conteggio del tempo aggiuntivo solo dopo un'approvazione.
• Chi va via prima viene comunque conteggiato in base al tempo pianificato. Il tempo in difetto non riduce il tempo computabile.
• Chi non effettua alcun check-in viene comunque conteggiato in base al tempo pianificato. La riga compare però solo dopo la fine del turno.

C'è un'eccezione: se un turno termina in anticipo perché l'addetto si dichiara malato, si crea tempo non coperto. Viene conteggiato solo dopo un'approvazione separata, vedi sotto.

Se desiderato, il tempo computabile viene arrotondato a un intervallo. Puoi configurarlo in Impostazioni, scheda Comportamento di calcolo: intervallo di 5, 10, 15 o 30 minuti, direzione commerciale, per difetto o per eccesso.

L'arrotondamento avviene esattamente una volta, in un unico punto del calcolo delle ore. Report, retribuzione, analisi e conto ore di lavoro leggono quindi lo stesso valore.

Sono interessate solo le righe con una coppia completa di timbrature. Le righe conteggiate secondo il piano, i turni in corso e le righe senza check-out restano precise al minuto.

Nella configurazione iniziale l'arrotondamento è disattivato, il calcolo avviene al minuto. Intervallo e direzione possono essere impostati o cancellati solo insieme.

Se gli orari effettivi provengono da un marcatempo o da un sistema esterno, possono essere importati tramite «Importa orari» nel report ore.

Il file deve avere l'intestazione personalnummer;datum;von;bis, viene riconosciuta anche la virgola come separatore. Data nel formato TT.MM.JJJJ o JJJJ-MM-TT, ora nel formato HH:MM. Se l'ora di fine è precedente o uguale a quella di inizio, viene considerata del giorno successivo. Un'eventuale colonna «pause» viene intenzionalmente ignorata e segnalata per ogni riga.

Prima viene mostrata un'anteprima che non scrive nulla. Ogni riga riporta uno stato: Pronto, Nessuna corrispondenza, Ambiguo, Fuori dai limiti, Bloccato o Errato. L'associazione avviene tramite numero personale e giorno di inizio. Più assegnazioni nello stesso giorno producono lo stato «Ambiguo».

L'importazione applica esattamente le stesse regole dell'inserimento manuale, quindi valgono gli stessi limiti: intervallo massimo di 24 ore, check-in al massimo 12 ore prima dell'inizio pianificato, check-out al massimo 12 ore dopo la fine pianificata. Un mese chiuso produce lo stato «Bloccato» invece di interrompere l'operazione. Durante l'applicazione ogni riga viene verificata di nuovo, senza acquisire ciecamente l'anteprima.

Il file può avere una dimensione di 1 MB.

Il tempo aggiuntivo rispetto al piano appare inizialmente tra parentesi come «aperto» e non rientra in alcuna somma. Un clic su «Approva» lo rende computabile, un secondo clic revoca l'approvazione.

Ogni approvazione e ogni revoca vengono registrate nel protocollo. Poiché il tempo computabile è al tempo stesso la base per retribuzione e fattura, un clic nel report ore modifica entrambe.

Approva tutti i dati visibili completa in una sola volta l'intero periodo filtrato, anche in presenza di diverse centinaia di servizi. L'approvazione viene eseguita in gruppi, tu vedi soltanto il risultato.

Se un addetto si dichiara malato durante il turno e subentra un sostituto, la posizione viene divisa. Se il sostituto effettua il check-in in ritardo, resta un intervallo scoperto.

Questi minuti non vengono conteggiati senza avviso. Compaiono con l'indicatore «Non coperto» e, come gli straordinari, richiedono un'approvazione esplicita. Solo la riga terminata per malattia di una posizione con più addetti può riportare tempo non coperto.

Ogni servizio ha uno stato di approvazione, aperto o approvato, e indicatori come «Check-in mancante», «Check-out mancante», «Scostamento» e «Straordinario aperto». L'indicatore di scostamento appare quando la differenza tra pianificato ed effettivo supera 15 minuti.

Può essere approvato solo un servizio completato, cioè con check-out o con stato «non iniziato» oppure «rifiutato». Per le righe senza check-out esiste un percorso esplicito separato, che approva le ore pianificate e intenzionalmente non inventa alcuna marca temporale.

Le somme vengono sempre calcolate sull'insieme completo delle righe, anche se in alto è attivo il filtro «solo aperte».

I filtri per addetto, sito e cliente sono campi di ricerca: digita, seleziona dai suggerimenti, fatto. Il report viene filtrato solo dopo aver selezionato una persona o una voce. Un semplice frammento di testo non modifica il report. Svuotando il campo si rimuove il filtro.

I suggerimenti provengono dall'intero archivio. Anche con molti addetti, siti o clienti, la ricerca trova ogni voce.