E-factuur, XRechnung

In de factuurlijst heeft elke goedgekeurde factuur de knop ‘XRechnung XML’. Het bestand wordt bij elke oproep opnieuw gemaakt op basis van de actuele stamgegevens, het wordt niet opgeslagen.

Een creditnota wordt correct als zodanig aangeduid en verwijst naar het nummer van de oorspronkelijke factuur.

Bij de klant staat het onderdeel ‘Elektronische factuur’ met de schakelaar ‘XRechnung bij verzending bijvoegen’ en het veld ‘Leitweg-ID’. Als de schakelaar aanstaat, wordt het XML-bestand naast de pdf ook met de factuurmail meegestuurd.

Als daarbij een verplicht gegeven ontbreekt, wordt de verzending afgebroken en wordt er geen e-mail verstuurd. De factuur blijft goedgekeurd, de melding noemt de ontbrekende velden. Dat is de bedoeling: liever helemaal niets versturen dan een onbruikbaar bestand.

Beide bewerkingsschermen laten vooraf zien wat nog ontbreekt, het klantenformulier onder de schakelaar en de instellingen onder ‘Ontbreekt nog voor XRechnung’.

Van je bedrijf: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer of Steuernummer, een van beide volstaat, daarnaast straat, postcode, plaats, land, contactpersoon met telefoon en e-mailadres en de IBAN. De BIC is vrijwillig.

Van de klant: Straat, postcode, plaats, land en e-mailadres.

Publieke opdrachtgevers in Duitsland hebben een Leitweg-ID nodig, zodat de factuur bij de juiste instantie terechtkomt. Deze wordt bij de klant vastgelegd.

Belangrijk: Het veld is technisch niet verplicht. Als het ontbreekt, gebruikt het bestand stilzwijgend het klantnummer en wordt het toch gemaakt. Formeel is het dan geldig, maar bij een overheidsinstantie kan het in de praktijk niet worden bezorgd. Wie publieke opdrachtgevers factureert, moet de Leitweg-ID daarom altijd bijhouden.

Om verrassingen te voorkomen, drie punten open en duidelijk:

• Er is geen ZUGFeRD. Er wordt een afzonderlijk XML-bestand naast de pdf gemaakt, nooit een pdf met ingesloten XML.
• Slechts één belastingtarief per factuur. Het XML-bestand geeft precies één tarief weer. De facturatie zelf kent factuurregels met 19, 7 en 0 procent en kortingen. Facturen met gemengde tarieven of kortingen passen daarom niet goed in het XML-bestand en mogen niet als XRechnung worden verstuurd.
• Als betaalwijze staat altijd Overschrijving met jullie IBAN in het document, ook als bij de klant automatische incasso is vastgelegd.