Organisatie-eenheden

Onder Instellingen, Organisatie-eenheden leg je het bedrijf vast als een boomstructuur, bijvoorbeeld vestigingen met daaronder afdelingen. Tot vijf niveaus diep.

Een eenheid is geen eigen tenant. De scheiding tussen bedrijven blijft ongewijzigd. Eenheden beperken de toegang alleen binnen je bedrijf.

Verwijderen is alleen mogelijk als een eenheid echt leeg is. Sub-eenheden, objecten, beveiligers, opdrachten, toegewezen gebruikers en uitleningen worden gecontroleerd.

Zolang er geen eenheid bestaat, is de hele module onzichtbaar. Het veld ‘Eenheid’ verschijnt bij object, opdracht en beveiliger pas als er iets te selecteren is.

Onder Gebruikersbeheer krijgt elke backofficemedewerker toegang tot diens eenheden. Geen selectie betekent toegang tot het hele bedrijf, net als voorheen. Als een eenheid wordt gekozen, ziet de persoon deze en alle onderliggende eenheden.

Niemand kan de eigen toewijzing wijzigen, ook de eigenaar niet voor zichzelf. Dit voorkomt dat iemand zichzelf per ongeluk buitensluit.

Beveiligers zelf hebben geen toegang tot eenheden. Ze hebben een thuiseenheid, waaraan personeelsdossier en loon zijn gekoppeld.

Dit is het belangrijkste punt, omdat het gemakkelijk op een fout lijkt:

• Lijsten worden stil ingekort. Er is geen melding ‘gefilterd’ en geen telling.
• Een gegevensrecord buiten je eenheid kun je niet vinden. Als een collega een opdracht ziet die jij niet vindt, is de toewijzing aan eenheden bijna altijd de oorzaak.
• Gegevensrecords zonder eenheid blijven voor iedereen zichtbaar. Bestaande gegevens verdwijnen dus niet door de invoering.

Bij een opdracht geldt bovendien: als die een object heeft, neemt de opdracht de eenheid daarvan over en wordt het veld geblokkeerd.

Als een beveiliger tijdelijk in een andere vestiging helpt, leen je die via het medewerkersprofiel, tabblad Uitlening, tijdelijk aan die vestiging uit. Een einddatum is optioneel. Zonder einddatum loopt de uitlening onbeperkt door.

De uitlening breidt alleen de planbaarheid uit. Personeelsdossier en loon blijven bij de thuiseenheid. Aan het einde van de termijn wordt niets verplaatst. De beveiliger verdwijnt gewoon weer uit de kandidatenlijst van de doeleenheid.

Een beveiliger kan tegelijk aan meerdere eenheden zijn uitgeleend. Overlappende uitleningen worden niet verhinderd.

Voor uitgeleende beveiligers gelden twee verschillende peildatums. Dat leidt regelmatig tot vragen:

• In het palet zichtbaar is een beveiliger al vóór het begin van de uitlening, zodat de doeleenheid vooruit kan plannen.
• Toewijsbaar is de beveiliger pas wanneer het begin van de dienst binnen de uitleenperiode valt.

Je kunt dus terecht een zichtbare beveiliger naar een dienst slepen en toch worden afgewezen, omdat de dienst vóór het begin of na het einde van de uitlening ligt. Het palet is een planningspreview, geen toezegging dat toewijzing mogelijk is.

Uitgeleende beveiligers hebben in het palet en dienstrooster het kenmerk ‘Uitgeleend uit een andere eenheid’ respectievelijk ‘Geleend tot’ met datum. Wie geen beperking op de toegang tot eenheden heeft, ziet dit kenmerk nooit. Voor die persoon horen ze toch allemaal erbij.