Dienstrooster en planning

Diensten worden met de aanwijzer versleept, in lengte gewijzigd, gesplitst, gedupliceerd en door slepen bemand. Een nieuwe dienst ontstaat door op een lege rij te slepen. Indien nodig wordt daarbij meteen een opdracht aangemaakt. Het raster staat op 15 minuten.

Er is een dag-, week- en maandweergave, plus een afzonderlijk weekrooster met PDF-uitvoer, één pagina per beveiliger.

De maandweergave kan tussen twee weergaven worden omgeschakeld: Raster toont medewerkers per dag, Daglijst toont de dagen onder elkaar. Op smalle schermen en bij veel beveiligers is de daglijst het best leesbaar. Bij het openen springt de weergave naar vandaag.

In het weekrooster toont elke diensttegel de objectnaam, niet meer alleen de benaming van de dienst. Sleep je daar een dienst naar een beveiliger, dan lichten de regels groen op van beveiligers die dit object uit de afgelopen maanden al kennen. Bepalend zijn de objecten waar een beveiliger regelmatig is ingezet. Een eenmalige inzet van maanden geleden licht dus niet op. Ook dit is een suggestie, geen vrijgave.

Ongedaan maken gaat via Ctrl+Z of Cmd+Z, tot 20 stappen terug. Omkeerbaar zijn verplaatsen, grootte wijzigen, pauze, splitsen, toewijzen en toewijzing opheffen. Niet omkeerbaar zijn opdracht aanmaken, delegeren en verwijderen.

Links op het bord staat de lijst met beveiligers van waaruit de bemanning gebeurt. De lijst toont meer dan op het eerste gezicht opvalt:

• Groeperen op stamobject. Een knop onder het zoekveld sorteert de lijst op het object waar de beveiliger in de afgelopen maanden het vaakst was. Beveiligers zonder inzetgeschiedenis staan als aparte groep onderaan. De schakelaar staat bij het openen van de pagina altijd uit en wordt niet onthouden.
• Resterende gewenste uren. Onder de naam staat hoeveel van het gewenste maandelijkse urenquotum nog openstaat, of in een waarschuwingskleur hoeveel de beveiliger er al boven zit. De regel verschijnt alleen als voor het lid gewenste uren per maand zijn vastgelegd.
• Ingeplande beveiligers grijs weergegeven. In de dagweergave worden beveiligers die op die dag al een toewijzing hebben lichter weergegeven, met de melding „vandaag al ingepland“, en naar het einde van de lijst verplaatst. Alleen een aanbod op de dienstenbeurs telt daarbij niet als ingepland.
• Sleephint. Sleep je in de dagweergave een beveiliger die al is ingepland, dan verschijnt tijdens het slepen een melding met de tijdvensters van die dag.

De grijze weergave en de melding zijn aanwijzingen, geen blokkades. Neerzetten blijft mogelijk, de controle volgt zoals altijd pas bij het toewijzen. Beide zijn alleen beschikbaar in de dagweergave.

Nachtdiensten lopen over twee kalenderdagen en verschijnen als twee balken. Het opschrift blijft de werkelijke tijden tonen.

Een asymmetrie die regelmatig verwarring veroorzaakt: Tekenen en slepen aan de rand mogen over middernacht gaan, verplaatsen blijft binnen dezelfde dag. Wie een nachtdienst één dag wil verschuiven, kan dat niet met verplaatsen doen.

De planmodus dient voor de voorbereiding: je plant een volledige week zonder dat iemand in het team daar iets van merkt en geeft alles aan het einde in één keer vrij.

Als deze aanstaat, staat boven het bord de pil „Planmodus actief“. Dan geldt:

• Nieuwe diensten ontstaan als concept. Concepten zijn voor beveiligers onzichtbaar en veroorzaken geen melding.
• Toewijzingen aan bestaande diensten worden als reservering verzameld. Op het bord worden ze gestippeld weergegeven en is de naam zichtbaar. Op dat moment is nog niemand ingepland.

Het vinkje „Vrijgeven“ telt concepten en reserveringen bij elkaar op. Bij de klik wordt elke reservering afzonderlijk ingepland en doorloopt daarbij dezelfde controles als een normale toewijzing. Leidt er één tot een conflict of annuleer je een dialoogvenster, dan blijft precies deze openstaan en wordt dit gemeld. De overige worden verwerkt.

Het rode kruis verwijdert beide. Het bevestigingsvenster noemt de werkelijke aantallen, zodat je niet per ongeluk een halve week werk weggooit.

Twee details: De modus geldt alleen voor de huidige sessie. Een eenmaal ingeschakelde planmodus blijft dus niet dagenlang actief. De reserveringen zelf blijven na opnieuw laden bestaan en kunnen nog worden vrijgegeven. Ze zijn bovendien aan je browser gekoppeld, een collega ziet ze niet.

De schakelaar is alleen beschikbaar in de planning. Het dienstrooster maakt zelf niets aan, daar valt niets vrij te geven. Concepten blijven daar wel zichtbaar gemarkeerd.

Alle bemanningsroutes doorlopen dezelfde controle, ongeacht of dit via slepen in de planning, via de beurs of door de vervangingsagent gebeurt. Er is geen soepelere route om de regels heen. Gecontroleerd worden: actieve beveiliger, vereiste kwalificatie, objectblokkade, inzetvrijgave voor het object, goedgekeurde afwezigheid, dubbele boeking en de voorschriften van het Arbeitszeitgesetz. Bij een afwijzing noemt de melding de reden.

Daarnaast wordt gecontroleerd of de dienst überhaupt kan worden bemand. Aan een onderaannemer gedelegeerde en reeds afgesloten diensten worden geweigerd. En als de opdracht bij een organisatie-eenheid hoort, moet de beveiliger bij aanvang van de dienst tot deze eenheid behoren, als thuiseenheid of via een uitleenperiode.

Een aanwijzing die een supportvraag voorkomt: Meldt deze controle „Beveiliger niet gevonden“, terwijl de beveiliger in de lijst staat, dan is de eenheid vrijwel altijd de oorzaak. De oplossing is dan om de beveiliger aan de eenheid uit te lenen of de eenheid van de opdracht aan te passen.

Bepalend is de aanvang van de dienst, niet het moment van plannen. Een uitleenperiode moet dus de dag van de dienst dekken.

Wat je niet eens aangeboden krijgt: In de bemanningsvoorstellen zijn beveiligers verborgen die op dat tijdstip al een andere dienst of een goedgekeurde afwezigheid hebben. Waar ze toch verschijnen, dragen ze de vermelding „bezet“ of „afwezig“. Ook inactieve beveiligers en beveiligers met de status Standby worden niet voorgesteld. Dit geldt hetzelfde voor de snelbemanning, de dienstbemanning en de bemanning in het overzicht.

Over de ArbZG-controle: Deze ondersteunt jullie, maar vervangt jullie controleplicht als werkgever niet. Controleer de toelaatbaarheid van lange diensten en korte rusttijden altijd ook aan de hand van jullie cao en bedrijfsregeling. Alleen dubbele boekingen en het Arbeitszeitgesetz kunnen worden omzeild, en alleen met een motivering, zie hieronder.

De planning kan dubbele boekingen en ArbZG omzeilen. Een motivering van 10 tot 500 tekens is dan verplicht. Kwalificatie en objectblokkade kunnen nooit worden genegeerd, en bij het zelfstandig overnemen door een beveiliger kan helemaal niets worden omzeild.

Een afzonderlijk recht: Voor het omzeilen is een afzonderlijk recht nodig dat je bewust toekent. De meegeleverde rol „Planner“ bevat dit recht niet. Controleer na elke wijziging in het rollenbeheer eenmaal wie dit recht heeft.

Als een bemande dienst opnieuw wordt toegewezen, vervangt de nieuwe beveiliger de oude. Was de oude beveiliger al ingecheckt, dan wordt deze correct uitgecheckt in plaats van geweigerd, zodat de gewerkte tijd factureerbaar blijft.

De livekaart heeft geen eigen pagina meer, maar vormt het overzicht. Daar staan de objecten, de ingecheckte en de verwachte beveiligers op een kaart die zichzelf actueel houdt.

Per object toont een pop-up hoeveel beveiligers ter plaatse zijn, wanneer de laatste check-in was en bij onderbezetting een alarm met de verhouding tussen aanwezig en vereist. Van daaruit leidt „Inzetplan openen“ rechtstreeks naar het inzetcentrum van het object.

De legenda links kan per onderdeel worden in- en uitgeschakeld als de kaart te vol wordt.

„Automatisch bemannen“ stelt voor alle zichtbare open diensten beveiligers voor, uitsluitend als concept, zonder melding. Tijdens de run ligt een laadindicator over het bord. Daarna vat een dialoogvenster samen wat wel en niet is bemand, met voor elke niet-bemande dienst de reden in duidelijke tekst.

Diensten in het verleden worden niet meer bemand. Ze verschijnen in het resultaat als één gebundelde regel met precies deze reden, in plaats van zich als „geen geschikte beveiliger gevonden“ voor te doen. Dit komt het vaakst voor als een periode is gekozen die tot in het verleden reikt.

Als filters zijn ingesteld, vermeldt het dialoogvenster bovendien hoeveel zichtbare posten daarom ongewijzigd zijn gebleven.

Het voorstel geeft de voorkeur aan beveiligers die het object al kennen, let op een eerlijke verdeling van de inzetten en op een korte reisafstand. Als voor een beveiliger gewenste uren per maand zijn vastgelegd, wordt bovendien meegewogen hoeveel daarvan in de lopende maand nog openstaat.

Wat je zelf kunt beïnvloeden: Gewenste uren beheer je onder Team, Lid, tabblad Contract en personeel. Een geregistreerd eigen voertuig verbetert de meeweging bij verder weg gelegen objecten. Zonder beide verandert er niets, de beveiliger wordt nog steeds gewoon voorgesteld.

Er worden uitsluitend administratieve planningsgegevens meegewogen: uitgevoerde inzetten op het object, geplande en gewenste maanduren, het tijdstip van het laatste contact en de afstand. Gedragsgegevens zoals het antwoord- of acceptatiepercentage worden uitdrukkelijk niet meegewogen, dit is een bewuste beslissing met het oog op de KI-Verordnung.