E-faktura, XRechnung

Na liście faktur każda zatwierdzona faktura ma przycisk „XRechnung XML". Plik jest tworzony na nowo przy każdym wywołaniu na podstawie aktualnych danych podstawowych, nie jest zapisywany.

Nota uznaniowa jest prawidłowo oznaczona i zawiera odniesienie do numeru pierwotnej faktury.

W danych klienta znajduje się sekcja „Faktura elektroniczna" z przełącznikiem „Dołącz XRechnung podczas wysyłki" oraz polem „Leitweg-ID". Gdy przełącznik jest włączony, plik XML jest wysyłany wraz z wiadomością z fakturą jako dodatek do pliku PDF.

Jeśli brakuje wymaganej informacji, wysyłka zostaje przerwana i żadna wiadomość nie zostaje wysłana. Faktura pozostaje zatwierdzona, a komunikat wymienia brakujące pola. Jest to celowe: lepiej nie wysłać niczego niż nieprzydatny plik.

Oba formularze edycji informują z wyprzedzeniem, czego jeszcze brakuje, formularz klienta pod przełącznikiem, a ustawienia w sekcji „Brakuje jeszcze do XRechnung".

Dane własnej firmy: numer identyfikacyjny VAT albo numer podatkowy, wystarczy jeden z nich, a także ulica, kod pocztowy, miejscowość, kraj, osoba kontaktowa z numerem telefonu i adresem e-mail oraz IBAN. BIC jest opcjonalny.

Dane klienta: ulica, kod pocztowy, miejscowość, kraj i adres e-mail.

Instytucje publiczne w Niemczech potrzebują Leitweg-ID, aby faktura trafiła do właściwej jednostki. Identyfikator zapisuje się w danych klienta.

Ważne: z technicznego punktu widzenia to pole nie jest wymagane. Jeśli pozostanie puste, plik automatycznie użyje numeru klienta i mimo to zostanie utworzony. Formalnie jest wtedy prawidłowy, ale w praktyce nie można go dostarczyć do urzędu. Przy fakturowaniu instytucji publicznych należy więc zawsze uzupełniać Leitweg-ID.

Aby uniknąć niespodzianek, należy otwarcie wskazać trzy kwestie:

• Format ZUGFeRD nie jest dostępny. Tworzony jest osobny plik XML obok pliku PDF, nigdy plik PDF z osadzonym XML.
• Tylko jedna stawka podatku na fakturę. Plik XML odwzorowuje dokładnie jedną stawkę. Sam moduł fakturowania obsługuje pozycje ze stawkami 19, 7 i 0 procent oraz rabaty. Faktury z mieszanymi stawkami lub rabatami nie są więc prawidłowo odwzorowywane w XML i nie powinny być wysyłane jako XRechnung.
• Jako metoda płatności zawsze widnieje przelew z numerem IBAN firmy, nawet jeśli klient ma ustawione polecenie zapłaty.