Fakturowanie i controlling

Stawkę godzinową można utrzymywać na kilku poziomach: przy obiekcie, w cenniku klienta, w umowie, przy zleceniu i jako standardową stawkę klienta. Zawsze obowiązuje najbardziej szczegółowa zapisana stawka. Stawka obiektu ma pierwszeństwo przed cennikiem, cennik przed stawką zlecenia, a na samym końcu stosowana jest stawka standardowa.

Umowa jest cennikiem według kategorii pracowników, który można jednocześnie przypisać wielu klientom. Jeśli dla kategorii zawiera stawkę dzienną, zastępuje ona pozycje godzinowe i dodatki, a nie jest do nich dodawana.

Gdy cena jest zaskakująca: przyczyną prawie zawsze jest zapomniana stawka na bardziej szczegółowym poziomie. Zacznij wyszukiwanie od obiektu i przechodź na kolejne poziomy zewnętrzne.

Jeśli brakuje wszystkich stawek, tworzenie wersji roboczej zostanie przerwane z komunikatem, zamiast po cichu obliczyć zero euro.

Uwaga, różnica względem płac: na fakturze każda minuta otrzymuje dodatek dokładnie jeden raz, a obowiązuje dodatek o wyższej wartości. W płacach dodatki się sumują, ponieważ zezwala na to § 3b EStG. Dlatego nigdy nie porównuj kolumny dodatku na fakturze z taką kolumną w płacach.

Ilością jest czas podlegający rozliczeniu, czyli czas planowany plus zatwierdzone nadgodziny. Filtr „tylko uzgodnione godziny" jest domyślnie wyłączony, można więc fakturować także niesprawdzony czas.

Utworzone faktury korzystają ze stałej stawki 19 procent i terminu płatności 14 dni. Przy fakturach tworzonych ręcznie można wybrać 19, 7 lub 0 procent.

Numer faktury jest zgodny ze wzorem: prefiks, rok i kolejny numer, a numery są nadawane bez luk. Faktury korygujące korzystają z tej samej sekwencji numerów.

Sekwencja statusów to: wersja robocza, zatwierdzona, wysłana, otwarta, zapłacona, anulowana. Każdy krok sprawdza poprzedni status, a wysłanej faktury nie można już edytować.

Faktura korygująca odwraca pozycje, otrzymuje status otwarta, a pierwotna faktura status anulowana, wszystko w jednym kroku.

Monity są uruchamiane automatycznie raz dziennie przed południem, z poziomami od 1 dnia, 14 dni i 28 dni zaległości. Po poziomie 3 dalsze monity nie są wysyłane.

Eksport obejmuje faktury wysłane, otwarte i zapłacone oraz wszystkie faktury korygujące, z filtrowaniem według daty faktury. Jeśli nie podano okresu, używany jest bieżący miesiąc.

Kolumny Konto, Konto przeciwstawne i Klucz podatkowy pozostają celowo puste, ponieważ nie zapisano planu kont obowiązującego dla całego mandanta. Odgadnięta wartość standardowa prowadziłaby do błędnego księgowania.

Jeśli pobieracie należności od klientów poleceniem zapłaty, Balerion Security tworzy dla banku plik w formacie pain.008.

Wymagane są trzy elementy: Wasz identyfikator wierzyciela wraz z IBAN i BIC w ustawieniach, forma płatności Polecenie zapłaty u klienta wraz z numerem referencyjnym mandatu, datą podpisania i IBAN oraz co najmniej jedna odpowiednia faktura. Domyślną formą płatności klienta jest faktura, więc polecenie zapłaty trzeba ustawić świadomie.

Plik tworzy się z listy faktur, na podstawie zaznaczonych pozycji albo terminu wymagalności. Zawiera tylko zatwierdzone i wysłane faktury bez daty płatności od klientów korzystających z polecenia zapłaty. Faktury korygujące są pomijane.

Jeśli brakuje danych, komunikat dokładnie wymienia brakujące pola, zamiast tworzyć niepełny plik. Data wymagalności w pliku przypada za dwa dni kalendarzowe.

Eksport niczego nie zmienia. Status faktury i data płatności pozostają bez zmian, a zaksięgowanie płatności przebiega tak jak dotychczas.

Oferty mają dowolne pole adnotacji. Można je edytować w wersji roboczej, pojawia się w wierszu oferty i w pliku PDF oferty pod wierszem ważności. Nie dotyczy to faktur.

U góry znajdują się karty wskaźników dla wybranego okresu, poniżej marża pokrycia z możliwością przechodzenia do szczegółów, a na końcu trzy raporty szczegółowe: przychód według klienta, godziny według obiektu i aktywność pracowników. Raporty szczegółowe korzystają ze wspólnego paska przełączania, zawsze widoczny jest dokładnie jeden, a każdy ma własny eksport CSV. Przeglądarka zapamiętuje ostatnio wybrany widok.

Marża całej firmy wyświetlana na kartach to przychód pomniejszony o koszty płac i zakupione usługi zewnętrzne. Jest wyraźnie orientacyjna, nie obejmuje kosztów stałych, podatków ani amortyzacji.

Karta „Jeszcze niezafakturowane" podaje podlegający rozliczeniu czas z danego okresu, dla którego nie istnieje jeszcze faktura. Jeśli w okresie zafakturowano więcej niż podlega rozliczeniu, na przykład dlatego, że faktura obejmuje usługi z wcześniejszego miesiąca, wartość pozostaje równa zero i pojawia się informacja o nadwyżce, zamiast liczby ujemnej.

Sekcja „Marża pokrycia" pokazuje dla każdego klienta przychód, koszty, marżę pokrycia w euro i wskaźnik marży w procentach, a także przepracowane godziny. Wiersz klienta można rozwinąć do poziomu obiektów, poszczególnych zmian i zatrudnionych pracowników. Kolor zielony oznacza dodatnią, a czerwony ujemną marżę pokrycia.

Liczby są rozbiciem tych samych wartości, których używają także faktura i podgląd płac, nie ma drugiego mechanizmu obliczeniowego. Oddelegowane zmiany mają oznaczenie „Sub". Jako koszt liczone jest wtedy wynagrodzenie podwykonawcy. Jeśli dla oddelegowanej zmiany nie zapisano stawki zakupu, koszt i marża pokrycia są oznaczone kreską zamiast przyjętym zerem.

Znak ostrzegawczy przy wierszu oznacza czas bez ceny: dla tych minut nie można ustalić stawki godzinowej, więc ich przychód wynosi zero. Co należy zrobić: zapisz stawkę, patrz „Która stawka godzinowa obowiązuje", a okres pokaże wtedy wiersz z pełną wyceną.

Gdy wiersz jest ciemnoczerwony: rozwijaj go aż do poziomu zmiany. Częste przyczyny to zbyt niska stawka godzinowa klienta, drogie pojedyncze zmiany albo miesięczne kwoty pracownika rozłożone na niewielką liczbę zleceń.

Karta „Rejestr sprzedaży" w sekcji Fakturowanie jest ciągłym wykazem wszystkich wystawionych faktur z danego okresu: numer, data, klient, netto, podatek, brutto, status oraz data zapłaty i anulowania, z wierszami sum i eksportem CSV. Wersje robocze nie są wyświetlane, ponieważ nie zostały jeszcze wystawione. Anulowane faktury pozostają widoczne, a ich faktura korygująca widnieje obok jako osobny wiersz.

Rejestr sprawdza również kolejność numerów: jeśli w ciągłej serii brakuje numeru, luka zostaje wskazana. Co oznacza luka: brakujący numer został nadany, ale faktura znajduje się poza wybranym okresem albo rokiem. Rozszerz okres i sprawdź. Rejestr sam niczego nie naprawia ani nie zmienia żadnej faktury.

Dla klienta można ustawić zaokrąglanie czasu do rozliczeń: przedział 5, 10, 15, 30 lub 60 minut oraz kierunek w górę, w dół albo matematycznie. Ustawienie znajduje się na karcie klienta w sekcji Rozliczenia.

Po ustawieniu reguła działa dla każdego zlecenia przed utworzeniem pozycji faktury, począwszy od następnego utworzenia wersji roboczej. Już utworzone faktury i wersje robocze pozostają bez zmian, a płace nie ulegają zmianie, ponieważ zaokrąglane są tylko rozliczenia.

Bez ustawienia obowiązuje brak zaokrąglenia, a czas jest nadal rozliczany z dokładnością do minuty.