Raport godzin

Każdy wiersz pokazuje trzy wartości, które trzeba rozróżniać:

• Czas planowany: zaplanowana długość zmiany pomniejszona o przerwę zapisaną przy dyżurze.
• Czas rzeczywisty: od check-inu do check-outu. Jeśli brakuje check-outu, czas jest liczony do końca zmiany, najpóźniej do chwili obecnej. Przerwa nie jest odejmowana od czasu rzeczywistego.
• Czas rozliczany: wartość, która jest brana pod uwagę. Stanowi podstawę płac i faktur.

Zasadniczo rozliczany jest czas planowany, a nie czas zarejestrowany. Wynikają z tego trzy kwestie, które w praktyce często prowadzą do pytań:

• Osobie, która zostaje dłużej, dodatkowy czas zostanie zaliczony dopiero po zatwierdzeniu.
• Osoba, która wychodzi wcześniej, nadal jest rozliczana według czasu planowanego. Czas ujemny nie zmniejsza czasu rozliczanego.
• Osoba, która w ogóle nie wykona check-inu, również jest rozliczana według czasu planowanego. Wiersz pojawia się jednak dopiero po zakończeniu zmiany.

Istnieje jeden wyjątek: jeśli zmiana kończy się wcześniej z powodu zgłoszenia choroby przez pracownika, powstaje czas bez pokrycia. Jest on liczony dopiero po osobnym zatwierdzeniu, patrz poniżej.

Na życzenie czas rozliczany jest zaokrąglany do ustalonego przedziału. Ustawienie znajduje się w Ustawieniach, na karcie Sposób obliczania: przedział 5, 10, 15 lub 30 minut, kierunek matematycznie, w dół lub w górę.

Zaokrąglenie odbywa się dokładnie jeden raz, w jednym miejscu obliczeń godzinowych. Raport, płace, analiza i konto czasu pracy korzystają więc z tej samej liczby.

Dotyczy to tylko wierszy z pełną parą rejestracji. Wiersze rozliczane według planu, trwające zmiany oraz wiersze bez check-outu pozostają dokładne co do minuty.

W stanie początkowym zaokrąglanie jest wyłączone, czas jest obliczany z dokładnością do minuty. Przedział i kierunek można ustawić albo usunąć tylko razem.

Jeśli czasy rzeczywiste pochodzą z rejestratora czasu lub systemu zewnętrznego, można je wczytać przez opcję „Importuj czasy" w raporcie godzin.

Plik wymaga nagłówka personalnummer;datum;von;bis, rozpoznawany jest także przecinek jako separator. Data w formacie TT.MM.JJJJ lub JJJJ-MM-TT, godzina w formacie HH:MM. Jeśli czas końcowy jest wcześniejszy lub równy początkowemu, uznaje się go za następny dzień. Istniejąca kolumna „pause" jest celowo ignorowana, a każdy taki wiersz otrzymuje odpowiednią informację.

Najpierw pojawia się podgląd, który niczego nie zapisuje. Każdy wiersz ma status: Gotowe, Brak dopasowania, Niejednoznaczne, Poza granicami, Zablokowane lub Błędne. Przypisanie odbywa się według numeru osobowego i dnia rozpoczęcia, a kilka przydziałów tego samego dnia daje status „Niejednoznaczne".

Import sprawdza dokładnie te same reguły co wprowadzanie ręczne, obowiązują więc te same granice: maksymalnie 24 godziny przedziału, check-in najwcześniej 12 godzin przed planowanym początkiem, check-out najpóźniej 12 godzin po planowanym końcu. Zamknięty miesiąc daje status „Zablokowane" zamiast przerwania. Podczas zastosowania każdy wiersz jest sprawdzany ponownie, a podgląd nie jest przejmowany bez kontroli.

Plik może mieć rozmiar 1 MB.

Czas dodatkowy względem planu jest początkowo wyświetlany w nawiasie jako „otwarty" i nie jest uwzględniany w żadnej sumie. Kliknięcie „Zatwierdź" powoduje jego rozliczenie, a drugie kliknięcie cofa zatwierdzenie.

Każde zatwierdzenie i każde cofnięcie trafia do protokołu. Ponieważ czas rozliczany stanowi jednocześnie podstawę płac i faktur, jedno kliknięcie w raporcie godzin zmienia oba obszary.

Zatwierdź wszystkie widoczne wykonuje operację jednocześnie dla całego filtrowanego okresu, również w przypadku kilkuset zleceń. Zatwierdzanie odbywa się w pakietach, a widzisz tylko wynik.

Jeśli pracownik zgłosi chorobę podczas zmiany, a zastępca przejmie obowiązki, stanowisko zostaje podzielone. Gdy zastępca wykona check-in z opóźnieniem, pozostaje luka.

Minuty te nie są rozliczane automatycznie. Pojawiają się z oznaczeniem „Bez pokrycia" i podobnie jak nadgodziny wymagają wyraźnego zatwierdzenia. Czas bez pokrycia może wystąpić tylko w wierszu wielokrotnie obsadzonego stanowiska, który zakończono z powodu choroby.

Każde zlecenie ma status zatwierdzenia, otwarte lub zatwierdzone, oraz oznaczenia takie jak „Brak check-inu", „Brak check-outu", „Odchylenie" i „Otwarte nadgodziny". Oznaczenie odchylenia pojawia się przy różnicy większej niż 15 minut między planem a stanem rzeczywistym.

Zatwierdzić można tylko zakończone zlecenie, czyli z check-outem albo statusem „nie rozpoczęto" lub „odrzucono". Dla wierszy bez check-outu istnieje osobna ścieżka, która zatwierdza godziny planowane i celowo nie wymyśla znacznika czasu.

Sumy są zawsze obliczane na podstawie pełnego zestawu wierszy, nawet jeśli u góry ustawiono filtr „tylko otwarte".

Filtry pracownika, obiektu i klienta są polami wyszukiwania: wpisz tekst, wybierz propozycję, gotowe. Filtrowanie następuje dopiero po wybraniu osoby lub wpisu, sam fragment tekstu nie zmienia raportu. Wyczyszczenie pola usuwa filtr.

Propozycje pochodzą z całego zbioru, dzięki czemu wyszukiwanie znajduje każdy wpis również przy bardzo dużej liczbie pracowników, obiektów lub klientów.