Fatura eletrónica, XRechnung

Na lista de faturas, cada fatura aprovada tem o botão „XRechnung XML". O arquivo é criado novamente a cada acesso com base nos dados cadastrais atuais, ele não é salvo.

Uma nota de crédito é identificada corretamente como tal e remete ao número da fatura original.

No cadastro do cliente há a seção „Fatura eletrónica" com a opção „Anexar XRechnung no envio" e o campo „Leitweg-ID". Se a opção estiver ativada, o arquivo XML será enviado junto com o PDF no e-mail da fatura.

Se faltar uma informação obrigatória, o envio será interrompido e nenhum e-mail será enviado. A fatura permanece aprovada, e a mensagem indica os campos em falta. Isso é intencional: é melhor não enviar nada do que enviar um arquivo inutilizável.

Os dois formulários de edição indicam antecipadamente o que ainda falta, o formulário do cliente abaixo da opção e as configurações em „Ainda falta para a XRechnung".

Da sua empresa: número de identificação do imposto sobre o valor acrescentado ou Steuernummer, o número fiscal alemão, basta um dos dois, além de rua, código postal, cidade, país, pessoa de contato com telefone e e-mail e o IBAN. O BIC é opcional.

Do cliente: rua, código postal, cidade, país e endereço de e-mail.

Os clientes públicos na Alemanha precisam de uma Leitweg-ID para que a fatura chegue à entidade correta. Ela é registrada no cadastro do cliente.

Importante: Tecnicamente, o campo não é obrigatório. Se estiver vazio, o arquivo utiliza silenciosamente o número do cliente e é criado mesmo assim. Formalmente, ele será válido, mas na prática não poderá ser entregue a uma autoridade pública. Por isso, quem fatura para clientes públicos deve sempre manter a Leitweg-ID preenchida.

Para evitar surpresas, três pontos devem ficar claros:

• Não há ZUGFeRD. É criado um arquivo XML independente ao lado do PDF, nunca um PDF com XML incorporado.
• Apenas uma alíquota por fatura. O arquivo XML representa exatamente uma alíquota. A faturação permite itens com 19, 7 e 0 por cento, além de descontos. Por isso, faturas com alíquotas mistas ou descontos não se ajustam corretamente ao XML e não devem ser enviadas como XRechnung.
• A forma de pagamento indicada é sempre transferência bancária com o seu IBAN no documento, mesmo que o cliente tenha débito direto cadastrado.