Faktura und Controlling

Der Stundensatz wird in dieser Reihenfolge gesucht, die erste Stufe mit Treffer gewinnt:

1. Objektsatz je Mitarbeiter-Kategorie am Objekt. Ein pauschaler Satz, Zuschlagsfenster gelten hier nicht.
2. Preisliste beim Kunden, sofern aktiv und nicht abgelaufen.
3. Tätigkeitssatz am Objekt, erster Treffer.
4. Stundensatz am Auftrag.
5. Standardsatz beim Kunden.

Fehlt jeder Satz, bricht der Entwurf mit einem Hinweis ab, statt still mit null Euro zu rechnen. Wer sich über einen unerwarteten Preis wundert, sucht meist auf der falschen Stufe.

Achtung, Gegensatz zum Lohn: In der Preisliste bekommt jede Minute genau einen Zuschlagsbucket, mit der Rangfolge Feiertag vor Sonntag vor Nacht. Beim Lohn stapeln die Zuschläge dagegen.

Menge ist die anrechenbare Zeit, also Planzeit plus freigegebene Überstunden. Der Filter „nur abgeglichene Stunden" ist voreingestellt aus, es lässt sich also auch ungeprüfte Zeit fakturieren.

Erzeugte Rechnungen rechnen mit fest 19 Prozent und einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Bei manuell angelegten Rechnungen sind 19, 7 und 0 Prozent wählbar.

Die Rechnungsnummer folgt dem Muster Präfix, Jahr, laufende Nummer und wird lückenlos vergeben. Gutschriften verbrauchen dieselbe Nummernfolge.

Die Kette lautet Entwurf, freigegeben, versendet, offen, bezahlt, storniert. Jeder Schritt prüft den Vorzustand, eine versendete Rechnung lässt sich nicht mehr bearbeiten.

Eine Gutschrift negiert die Positionen, setzt sich selbst auf offen und die ursprüngliche Rechnung auf storniert, alles in einem Schritt.

Das Mahnwesen läuft automatisch täglich um 9 Uhr, mit Stufen ab 1 Tag, 14 Tagen und 28 Tagen Überfälligkeit. Nach Stufe 3 wird nicht weiter gemahnt.

Exportiert werden versendete, offene und bezahlte Rechnungen sowie alle Gutschriften, gefiltert über das Rechnungsdatum. Ohne Angabe eines Zeitraums der laufende Monat.

Die Spalten Konto, Gegenkonto und Steuerschlüssel bleiben bewusst leer, weil kein mandantenweiter Kontenrahmen hinterlegt ist. Ein geratener Standardwert würde falsch buchen.

Sieben Kennzahlen und drei Berichte, jeder mit eigenem CSV-Export: Umsatz je Kunde, Stunden je Objekt und Mitarbeiter-Aktivität. Zeitraum von und bis sind Pflichtangaben.

Die Marge ist Umsatz minus Lohnkosten minus eingekaufte Fremdleistung. Sie ist ausdrücklich indikativ, Fixkosten, Steuern und Abschreibungen sind nicht enthalten.

Grenze: Eine Marge je Kunde, Objekt oder Mitarbeiter gibt es nicht, die Kennzahl existiert nur firmenweit.