Faturação e controlo

Uma taxa horária pode ser mantida em vários níveis: no local, numa lista de preços do cliente, num Deal, na ordem e como taxa padrão do cliente. Aplica-se sempre a taxa mantida mais específica. A taxa do local prevalece sobre a lista de preços, esta prevalece sobre a taxa da ordem e, por último, aplica-se a taxa padrão.

Um Deal é uma tabela de preços por categoria de colaborador que pode estar associada a vários clientes em simultâneo. Se tiver uma diária para uma categoria, esta substitui as rubricas de horas e suplementos, em vez de ser adicionada a elas.

Se um preço for inesperado: A causa é quase sempre uma taxa num nível mais específico da qual já não se lembrava. Comece a procura no local e avance para os níveis exteriores.

Se faltar qualquer taxa, o rascunho é interrompido com um aviso, em vez de calcular silenciosamente zero euros.

Atenção, diferença em relação ao salário: Na fatura, cada minuto recebe um suplemento exatamente uma vez. Prevalece o suplemento de valor superior. No salário, os suplementos acumulam-se porque § 3b EStG o permite. Por isso, nunca compare uma coluna de suplementos da fatura com uma do salário.

A quantidade é o tempo contabilizável, ou seja, o tempo planeado mais as horas extraordinárias aprovadas. O filtro „apenas horas conciliadas" vem desativado por predefinição, pelo que também é possível faturar tempo não verificado.

As faturas criadas usam uma taxa fixa de 19 por cento e um prazo de pagamento de 14 dias. Nas faturas criadas manualmente, pode escolher entre 19, 7 e 0 por cento.

O número da fatura segue o padrão prefixo, ano e número sequencial, e é atribuído sem lacunas. As notas de crédito utilizam a mesma sequência de números.

A sequência é rascunho, aprovado, enviado, em aberto, pago, cancelado. Cada passo verifica o estado anterior. Uma fatura enviada já não pode ser editada.

Uma nota de crédito inverte as rubricas, define-se como em aberto e define a fatura original como cancelada, tudo num único passo.

As cobranças são executadas automaticamente uma vez por dia, de manhã, com níveis a partir de 1 dia, 14 dias e 28 dias de atraso. Depois do nível 3, não são enviados outros avisos.

São exportadas as faturas enviadas, em aberto e pagas, bem como todas as notas de crédito, filtradas pela data da fatura. Sem indicação de um período, é utilizado o mês atual.

As colunas Conta, Contrapartida e Código fiscal ficam intencionalmente vazias, porque não está guardado um plano de contas aplicável a todo o cliente. Um valor padrão presumido daria origem a um lançamento incorreto.

Se cobrar clientes por débito direto, Balerion Security cria o ficheiro para o banco no formato pain.008.

São necessários três elementos: o vosso identificador de credor, incluindo IBAN e BIC, nas definições; no cliente, o método de pagamento Débito direto, com referência do mandato, data da assinatura e IBAN; e pelo menos uma fatura adequada. O método de pagamento predefinido do cliente é Fatura. O débito direto tem de ser definido conscientemente.

O ficheiro é criado a partir da lista de faturas, quer a partir da seleção assinalada, quer através de uma data limite de vencimento. Inclui apenas faturas aprovadas e enviadas, sem data de pagamento, de clientes com débito direto. As notas de crédito ficam de fora.

Se faltar algum dado, a mensagem indica exatamente os campos em falta, em vez de criar um ficheiro incompleto. A data de vencimento no ficheiro fica dois dias de calendário no futuro.

A exportação não altera nada. O estado e a data de pagamento das faturas permanecem inalterados. O registo do pagamento é efetuado como anteriormente.

As propostas têm um campo de observações de texto livre. Pode ser editado no rascunho e aparece na linha da proposta e no PDF da proposta, abaixo da linha de validade. As faturas não são afetadas.

No topo aparecem os cartões de indicadores para o período selecionado. Abaixo surge a margem de contribuição com vista detalhada e, por fim, os três relatórios detalhados: volume de negócios por cliente, horas por local e atividade dos colaboradores. Os relatórios detalhados partilham uma barra de seleção. Está sempre visível exatamente um, cada um com a sua própria exportação CSV. O navegador memoriza a última vista selecionada.

A margem de toda a empresa nos cartões é o volume de negócios menos os custos salariais e menos os serviços externos adquiridos. É expressamente indicativa. Não inclui custos fixos, impostos nem depreciações.

O cartão „Ainda não faturado" indica o tempo faturável do período para o qual ainda não existe uma fatura. Se tiver sido faturado no período mais tempo do que o faturável, por exemplo porque uma fatura inclui serviços de um mês anterior, o valor mantém-se em zero e indica este excesso, em vez de mostrar um número negativo.

A secção „Margem de contribuição" mostra, por cliente, a receita, os custos, a margem de contribuição em euros, a percentagem da margem de contribuição e as horas trabalhadas. Uma linha de cliente pode ser expandida até aos locais, turnos individuais e trabalhadores utilizados. Verde representa uma margem de contribuição positiva e vermelho uma negativa.

Os números são a decomposição dos mesmos valores fornecidos pela fatura e pela pré-visualização salarial. Não existe um segundo motor de cálculo. Os turnos delegados têm a identificação „Sub". Nesse caso, a remuneração do subcontratado conta como custo. Se faltar uma taxa de compra guardada para um turno delegado, os custos e a margem de contribuição mostram um traço em vez de um zero presumido.

Um sinal de aviso numa linha significa tempo sem preço: não é possível determinar uma taxa horária para esses minutos, e a receita desse tempo fica a zero. O que fazer: Mantenha a taxa. Consulte „Qual é a taxa horária aplicada". Depois disso, o período mostra a linha com o preço completo.

Se uma linha estiver a vermelho intenso: Expanda-a até ao turno. As causas frequentes são uma taxa horária do cliente demasiado baixa, turnos individuais dispendiosos ou montantes mensais de um trabalhador distribuídos por poucas operações.

O separador „Livro de saídas" na Faturação é o registo contínuo de todas as faturas emitidas num período: número, data, cliente, líquido, imposto, bruto, estado, data de pagamento e data de cancelamento, com linhas de totais e exportação CSV. Os rascunhos não aparecem porque ainda não foram emitidos. As faturas canceladas continuam visíveis e a respetiva nota de crédito aparece numa linha própria ao lado.

O livro também verifica a sequência de números. Se faltar um número na sequência contínua, a lacuna é indicada. O que significa uma lacuna: O número em falta foi atribuído, mas a fatura fica fora do período selecionado ou do respetivo ano. Alargue o período e verifique. O livro não corrige nada automaticamente e não altera qualquer fatura.

No cliente, pode ser mantido um arredondamento do tempo para a faturação: um intervalo de 5, 10, 15, 30 ou 60 minutos e a direção para cima, para baixo ou comercial. A definição é mantida no cartão do cliente, na área Faturação.

Quando definida, a regra é aplicada por operação antes da criação das rubricas da fatura, a partir da criação do rascunho seguinte. As faturas e os rascunhos já criados permanecem inalterados. O salário também não é afetado. Só a faturação é arredondada.

Sem definição, não existe arredondamento e a faturação é feita ao minuto, como anteriormente.