Relatório de horas

Cada linha mostra três valores que devem ser distinguidos:

• Tempo planeado: a duração planeada do turno, deduzida da pausa mantida no serviço.
• Tempo real: do check-in ao check-out. Se faltar o check-out, o cálculo vai até ao fim do turno, no máximo até ao momento atual. A pausa não é deduzida do tempo real.
• Contabilizável: o valor que conta. É a base do salário e da fatura.

Por princípio, é faturado o tempo planeado, não o tempo registado. Daqui resultam três situações que, na prática, causam perguntas com frequência:

• Quem permanece mais tempo só vê o tempo adicional contabilizado depois de uma aprovação.
• Quem sai mais cedo é faturado pelo tempo planeado. O tempo em falta não reduz o tempo contabilizável.
• Quem não fizer check-in também é faturado pelo tempo planeado. No entanto, a linha só aparece após o fim do turno.

Existe uma exceção: se um turno terminar mais cedo porque o trabalhador comunica uma doença, surge tempo sem cobertura. Esse tempo só conta depois de uma aprovação própria. Consulte abaixo.

Se pretender, o tempo contabilizável é arredondado para um intervalo. Pode definir esta opção em Definições, cartão Comportamento de cálculo: intervalo de 5, 10, 15 ou 30 minutos, direção comercial, para baixo ou para cima.

O arredondamento ocorre exatamente uma vez, num único ponto do cálculo das horas. Por isso, o relatório, o salário, a análise e a conta de horas de trabalho usam o mesmo valor.

Apenas são afetadas as linhas com um par de registos completo. As linhas faturadas segundo o plano, os turnos em curso e as linhas sem check-out permanecem exatas ao minuto.

No estado de entrega, o arredondamento está desativado e o cálculo é feito ao minuto. O intervalo e a direção só podem ser definidos ou eliminados em conjunto.

Se os tempos reais vierem de um relógio de ponto ou sistema externo, podem ser importados através de „Importar tempos" no relatório de horas.

O ficheiro precisa do cabeçalho personalnummer;datum;von;bis. A vírgula também é reconhecida como separador. A data pode estar no formato TT.MM.JJJJ ou JJJJ-MM-TT e a hora no formato HH:MM. Se a hora de fim for inferior ou igual à hora de início, é considerada como sendo do dia seguinte. Uma coluna „pause" existente é intencionalmente ignorada, com uma confirmação em cada linha.

Primeiro aparece uma pré-visualização que não grava nada. Cada linha mostra um estado: Pronto, Sem correspondência, Ambíguo, Fora dos limites, Bloqueado ou Incorreto. A atribuição é feita pelo número de pessoal e pelo dia de início. Várias atribuições no mesmo dia resultam em „Ambíguo".

A importação verifica exatamente as mesmas regras que a introdução manual, pelo que se aplicam os mesmos limites: no máximo 24 horas de duração, check-in no máximo 12 horas antes do início planeado e check-out no máximo 12 horas depois do fim planeado. Um mês fechado resulta em „Bloqueado" em vez de uma interrupção. Ao aplicar, cada linha é verificada novamente. A pré-visualização não é aplicada sem validação.

O ficheiro pode ter 1 MB.

O tempo adicional em relação ao plano aparece inicialmente entre parênteses como „em aberto" e não conta em qualquer total. Um clique em „Aprovar" torna-o contabilizável. Um segundo clique retira a aprovação.

Cada aprovação e cada retirada ficam registadas no protocolo. Como o tempo contabilizável serve simultaneamente de base salarial e de faturação, um clique no relatório de horas altera ambos ao mesmo tempo.

Aprovar todos os visíveis processa de uma vez todo o período filtrado, mesmo com várias centenas de operações. A aprovação é processada em grupos. Só vê o resultado.

Se um trabalhador comunicar uma doença durante o turno e um substituto assumir, o posto é dividido. Se o substituto fizer check-in com atraso, fica uma lacuna.

Estes minutos não são faturados silenciosamente. Aparecem com a identificação „Sem cobertura" e, tal como uma hora extraordinária, precisam de aprovação expressa. Só a linha terminada por doença de um posto ocupado várias vezes pode conter tempo sem cobertura.

Cada operação tem um estado de aprovação, em aberto ou aprovado, além de identificações como „Check-in em falta", „Check-out em falta", „Desvio" e „Hora extraordinária em aberto". A identificação de desvio aparece quando a diferença entre o planeado e o real é superior a 15 minutos.

Só pode ser aprovada uma operação concluída, ou seja, com check-out ou com o estado „não compareceu" ou „recusado". Para linhas sem check-out existe um procedimento especial expresso que aprova as horas planeadas sem inventar conscientemente qualquer registo de data e hora.

Os totais são sempre calculados a partir do conjunto completo de linhas, mesmo que o filtro superior esteja definido como „apenas em aberto".

Os filtros de trabalhador, local e cliente são campos de pesquisa: escreva, selecione uma sugestão e conclua. A filtragem só é aplicada através de uma pessoa ou entrada selecionada. Um simples fragmento de texto não altera o relatório. Limpar o campo remove o filtro.

As sugestões vêm de todos os dados existentes. Mesmo com muitos trabalhadores, locais ou clientes, a pesquisa encontra todas as entradas.