E-Rechnung, XRechnung

In der Rechnungsliste hat jede freigegebene Rechnung den Knopf „XRechnung XML". Die Datei entsteht bei jedem Aufruf neu aus den aktuellen Stammdaten, sie wird nicht gespeichert.

Eine Gutschrift wird korrekt als solche ausgewiesen und verweist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung.

Beim Kunden gibt es den Abschnitt „Elektronische Rechnung" mit dem Schalter „XRechnung beim Versand anhängen" und dem Feld „Leitweg-ID". Ist der Schalter an, geht die XML-Datei zusätzlich zum PDF mit der Rechnungsmail raus.

Fehlt dabei eine Pflichtangabe, bricht der Versand ab und es geht keine Mail raus. Die Rechnung bleibt freigegeben, die Meldung nennt die fehlenden Felder. Das ist Absicht: lieber gar nicht versenden als eine unbrauchbare Datei.

Beide Bearbeitungsmasken zeigen vorab an, was noch fehlt, das Kundenformular unter dem Schalter und die Einstellungen unter „Fehlt noch für XRechnung".

Von deiner Firma: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, eines von beiden genügt, dazu Straße, PLZ, Ort, Land, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail sowie die IBAN. Die BIC ist freiwillig.

Vom Kunden: Straße, PLZ, Ort, Land und E-Mail-Adresse.

Öffentliche Auftraggeber in Deutschland brauchen eine Leitweg-ID, damit die Rechnung im richtigen Haus landet. Sie wird beim Kunden hinterlegt.

Wichtig: Das Feld ist technisch keine Pflicht. Fehlt es, weicht die Datei still auf die Kundennummer aus und wird trotzdem erzeugt. Formal ist sie dann gültig, bei einer Behörde aber praktisch nicht zustellbar. Wer an öffentliche Auftraggeber fakturiert, sollte die Leitweg-ID deshalb immer pflegen.

Damit es keine Überraschung gibt, drei Punkte offen gesagt:

• Es gibt kein ZUGFeRD. Erzeugt wird eine eigenständige XML-Datei neben dem PDF, nie ein PDF mit eingebettetem XML.
• Nur ein Steuersatz je Rechnung. Die XML-Datei bildet genau einen Satz ab. Die Faktura selbst kennt Positionen mit 19, 7 und 0 Prozent sowie Rabatte. Rechnungen mit gemischten Sätzen oder Rabatten passen deshalb nicht sauber ins XML und sollten nicht als XRechnung rausgehen.
• Als Zahlungsart steht immer Überweisung mit eurer IBAN im Dokument, auch wenn beim Kunden Lastschrift hinterlegt ist.