E-faktura, XRechnung

I fakturalistan har varje godkänd faktura knappen ”XRechnung XML". Filen skapas på nytt vid varje anrop från aktuella grunddata, den sparas inte.

En kreditfaktura anges korrekt som en sådan och hänvisar till den ursprungliga fakturans nummer.

Hos kunden finns avsnittet ”Elektronisk faktura" med reglaget ”Bifoga XRechnung vid utskick" och fältet ”Leitweg-ID". Om reglaget är aktiverat skickas XML-filen tillsammans med PDF-filen i fakturamejlet.

Om en obligatorisk uppgift saknas avbryts utskicket och inget mejl skickas. Fakturan förblir godkänd och meddelandet anger vilka fält som saknas. Det är avsiktligt: det är bättre att inte skicka något alls än en oanvändbar fil.

Båda redigeringsformulären visar i förväg vad som fortfarande saknas, kundformuläret under reglaget och inställningarna under ”Saknas fortfarande för XRechnung".

Från ditt företag: momsregistreringsnummer eller skattenummer, ett av dem räcker, samt gata, postnummer, ort, land, kontaktperson med telefon och e-postadress samt IBAN. BIC är frivilligt.

Från kunden: gata, postnummer, ort, land och e-postadress.

Offentliga uppdragsgivare i Tyskland behöver ett Leitweg-ID så att fakturan kommer till rätt myndighet. Det registreras hos kunden.

Viktigt: Fältet är tekniskt sett inte obligatoriskt. Om det saknas använder filen kundnumret utan att meddela detta och skapas ändå. Formellt är den då giltig, men i praktiken går den inte att leverera till en myndighet. Den som fakturerar offentliga uppdragsgivare bör därför alltid ange Leitweg-ID.

För att undvika överraskningar anges tre punkter öppet:

• ZUGFeRD finns inte. En fristående XML-fil skapas bredvid PDF-filen, aldrig en PDF med inbäddad XML.
• Endast en skattesats per faktura. XML-filen återger exakt en skattesats. Själva faktureringen hanterar poster med 19, 7 och 0 procent samt rabatter. Fakturor med blandade skattesatser eller rabatter passar därför inte korrekt i XML-filen och bör inte skickas som XRechnung.
• Betalningssättet anges alltid som banköverföring med ert IBAN i dokumentet, även om autogiro har registrerats hos kunden.