Řízení výpadků

Řízení výpadků zahrnuje všechny kroky potřebné v případě, že naplánovaný pracovník nemůže nastoupit směnu: zaznamenat hlášení, posoudit mezeru v obsazení, najít náhradu, získat potvrzení, aktualizovat plán směn a případně také informovat zadavatele.

V bezpečnostním odvětví nejde o okrajové téma. Objekty musí být podle smlouvy obsazeny nepřetržitě, neobsazené stanoviště proto není jen organizační komplikací, ale také možným porušením smlouvy. Výpadky zároveň obvykle přicházejí ve chvíli, kdy je v administrativě nejméně pracovníků: večer, v noci a o víkendech.

Skutečná náročnost spočívá málokdy v plánování, ale v kontaktování pracovníků. Kdo odborně vyhovuje, kdo je dostupný, komu vyhovuje doba odpočinku a kdo vůbec zvedne telefon. Mnoho firem tento proces řeší pomocí telefonních seznamů a skupin WhatsApp se známým vedlejším účinkem, že následně nikdo nedokáže doložit, kdo a kdy byl osloven.

Z hlediska softwaru se dobré řízení výpadků skládá ze tří částí: předvýběru podle pravidel, postupného oslovování kandidátů a úplné dokumentace procesu.