Timerapport

Hver linje viser tre værdier, som skal holdes adskilt:

• Planlagt tid: Den planlagte vagtlængde fratrukket den pause, der er angivet for tjenesten.
• Faktisk tid: Fra Check-in til Check-out. Hvis Check-out mangler, beregnes tiden frem til vagtens afslutning, dog højst til nu. Pausen trækkes ikke fra den faktiske tid.
• Medregnet: Det tal, der tæller. Det danner grundlag for løn og faktura.

Som udgangspunkt afregnes den planlagte tid, ikke den registrerede tid. Det medfører tre forhold, som ofte giver spørgsmål i praksis:

• Den, der bliver længere, får først mertiden medregnet efter en godkendelse.
• Den, der går tidligere, afregnes stadig efter den planlagte tid. Minustid reducerer ikke den medregnede tid.
• Den, der slet ikke tjekker ind, afregnes også efter den planlagte tid. Linjen vises dog først efter vagtens afslutning.

Der er én undtagelse: Hvis en vagt slutter før tid, fordi vagten melder sig syg, opstår der udækket tid. Den tæller først efter en særskilt godkendelse. Se nedenfor.

Den medregnede tid kan efter ønske afrundes til et interval. Det indstilles under Indstillinger, kortet Beregningsadfærd: interval på 5, 10, 15 eller 30 minutter og retningen matematisk, ned eller op.

Der afrundes præcis én gang på ét enkelt sted i timeberegningen. Rapport, løn, analyse og arbejdstidskonto bruger derfor det samme tal.

Det gælder kun linjer med et komplet par tidsstempler. Linjer, der afregnes efter planen, igangværende vagter og linjer uden Check-out forbliver nøjagtige på minuttet.

Afrunding er deaktiveret ved levering. Der beregnes nøjagtigt på minuttet. Interval og retning kan kun angives eller ryddes sammen.

Hvis de faktiske tider kommer fra et stempelur eller et eksternt system, kan de indlæses via „Importér tider" i Timerapport.

Filen skal have overskriften personalnummer;datum;von;bis. Komma genkendes også som separator. Dato som TT.MM.JJJJ eller JJJJ-MM-TT, klokkeslæt som HH:MM. Hvis sluttidspunktet er mindre end eller lig med starttidspunktet, regnes det som den følgende dag. En eksisterende kolonne „pause“ ignoreres bevidst og kvitteres på hver linje.

Først vises en forhåndsvisning, som ikke skriver noget. Hver linje har en status: Klar, Intet match, Tvetydig, Uden for grænserne, Låst eller Fejlbehæftet. Tilknytningen sker via personalenummer og startdag. Flere tildelinger samme dag giver „Tvetydig“.

Importen kontrollerer præcis de samme regler som manuel indtastning, så de samme grænser gælder: højst 24 timer, Check-in højst 12 timer før planlagt start og Check-out højst 12 timer efter planlagt afslutning. En afsluttet måned giver „Låst“ i stedet for at afbryde. Ved anvendelsen kontrolleres hver linje igen. Forhåndsvisningen overtages ikke ukritisk.

Filen må fylde 1 MB.

Mertid i forhold til planen står først i parentes som „åben“ og tæller ikke med i nogen sum. Et klik på „Godkend“ gør den medregningsberettiget, og endnu et klik trækker godkendelsen tilbage.

Hver godkendelse og hver tilbagetrækning registreres i loggen. Da den medregnede tid danner grundlag for både løn og fakturering, påvirker et klik i Timerapport begge dele samtidig.

Godkend alle synlige behandler hele den filtrerede periode på én gang, også ved flere hundrede indsatser. Godkendelsen sker i pakker, og du ser kun resultatet.

Hvis en vagt melder sig syg under vagten, og en afløser overtager, opdeles posten. Hvis afløseren tjekker ind for sent, opstår der et hul.

Disse minutter afregnes ikke automatisk. De vises med markeringen „Udækket" og kræver ligesom overarbejde en udtrykkelig godkendelse. Kun den linje, der blev afsluttet på grund af sygdom, i en post med flere bemandinger kan indeholde udækket tid.

Hver vagt har en godkendelsesstatus, åben eller godkendt, samt markeringer som „Check-in mangler", „Check-out mangler", „Afvigelse" og „Overarbejde åbent". Markeringen for afvigelse vises ved mere end 15 minutters forskel mellem planlagt og faktisk tid.

Kun en afsluttet vagt kan godkendes, altså en vagt med Check-out eller med statussen „ikke mødt“ eller „afvist“. For linjer uden Check-out findes der en udtrykkelig særregel, som godkender de planlagte timer og bevidst ikke opfinder et tidsstempel.

Summerne beregnes altid ud fra hele sættet af linjer, også når der er filtreret efter „kun åbne" øverst.

Filtrene for vagt, objekt og kunde er søgefelter: Skriv, vælg blandt forslagene, færdig. Der filtreres først, når en person eller post er valgt. Et tekstfragment alene ændrer ikke rapporten. Ryd feltet for at fjerne filteret.

Forslagene kommer fra hele bestanden. Selv med mange vagter, objekter eller kunder finder søgningen hver post.