Fraværsstyring

Fraværsstyring omfatter alle de trin, der er nødvendige, når en planlagt medarbejder ikke kan møde til en vagt: registrere meldingen, vurdere hullet, søge efter en afløser, indhente en accept, opdatere vagtplanen og eventuelt give ordregiveren en opdatering.

I sikkerhedsbranchen er det ikke et marginalt emne. Objekter skal ifølge kontrakten være bemandet døgnet rundt, og en ubesat post er derfor ikke kun et organisatorisk problem, men et muligt kontraktbrud. Samtidig indtræffer fravær typisk, når der er færrest medarbejdere i administrationen: om aftenen, om natten og i weekenden.

Den egentlige indsats ligger sjældent i planlægningen, men i kontakten. Hvem er fagligt egnet, hvem er tilgængelig, hvem overholder hviletiden, og hvem tager overhovedet telefonen. Mange virksomheder håndterer det med ringelister og WhatsApp-grupper, med den velkendte følge, at ingen bagefter kan dokumentere, hvem der blev spurgt hvornår.

I software består god fraværsstyring af tre dele: en regelkontrolleret forhåndsudvælgelse, en trinvis kontakt til kandidaterne og fuldstændig dokumentation af forløbet.