Πρόγραμμα βαρδιών και προγραμματισμός

Οι βάρδιες σχεδιάζονται με τον δείκτη, αλλάζουν μήκος, διαιρούνται, αντιγράφονται και στελεχώνονται με σύρσιμο. Μια νέα βάρδια δημιουργείται με σύρσιμο σε κενή λωρίδα και, αν χρειάζεται, δημιουργεί ταυτόχρονα μια εντολή. Το βήμα είναι 15 λεπτά.

Υπάρχει προβολή ημέρας, εβδομάδας και μήνα, καθώς και ξεχωριστό εβδομαδιαίο πρόγραμμα με έξοδο PDF, μία σελίδα ανά εργαζόμενο.

Η προβολή μήνα μπορεί να εναλλάσσεται μεταξύ δύο απεικονίσεων: Το Πλέγμα δείχνει εργαζομένους ανά ημέρα, ενώ η Ημερήσια λίστα δείχνει κάθε ημέρα διαδοχικά. Σε στενές οθόνες και με πολλούς εργαζομένους, η ημερήσια λίστα είναι η πιο ευανάγνωστη. Κατά το άνοιγμα, η προβολή μεταβαίνει στη σημερινή ημέρα.

Στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα, κάθε κάρτα βάρδιας δείχνει το όνομα χώρου και όχι πλέον μόνο την ονομασία της βάρδιας. Όταν σύρεις εκεί μια βάρδια σε εργαζόμενο, οι γραμμές των εργαζομένων που γνωρίζουν ήδη αυτόν τον χώρο από τους τελευταίους μήνες φωτίζονται με πράσινο. Καθοριστικοί είναι οι χώροι στους οποίους ο εργαζόμενος απασχολούνταν τακτικά, επομένως μία μόνο βάρδια πριν από μήνες δεν προκαλεί επισήμανση. Και αυτό είναι πρόταση, όχι έγκριση.

Η αναίρεση γίνεται με Ctrl+Z ή Cmd+Z και καλύπτει 20 βήματα. Αναστρέφονται η μετακίνηση, η αλλαγή μεγέθους, το διάλειμμα, η διαίρεση, η ανάθεση και η κατάργηση ανάθεσης. Δεν αναστρέφονται η δημιουργία εντολής, η ανάθεση σε υπεργολάβο και η διαγραφή.

Αριστερά στον πίνακα βρίσκεται η λίστα εργαζομένων από την οποία γίνεται η στελέχωση. Δείχνει περισσότερα από όσα φαίνονται αρχικά:

• Ομαδοποίηση ανά βασικό χώρο. Ένα κουμπί κάτω από το πεδίο αναζήτησης ταξινομεί τη λίστα βάσει του χώρου όπου ο εργαζόμενος βρισκόταν συχνότερα τους τελευταίους μήνες. Οι εργαζόμενοι χωρίς ιστορικό βαρδιών εμφανίζονται ως ξεχωριστή ομάδα στο τέλος. Ο διακόπτης είναι πάντα απενεργοποιημένος κατά το άνοιγμα της σελίδας και η επιλογή δεν αποθηκεύεται.
• Υπόλοιπο επιθυμητών ωρών. Κάτω από το όνομα εμφανίζεται πόσο από το επιθυμητό μηνιαίο σύνολο ωρών απομένει ή, με προειδοποιητικό χρώμα, κατά πόσο ο εργαζόμενος το έχει ήδη υπερβεί. Η γραμμή εμφανίζεται μόνο αν έχουν καταχωριστεί επιθυμητές ώρες ανά μήνα για το μέλος.
• Οι προγραμματισμένοι εργαζόμενοι εμφανίζονται αχνά. Στην προβολή ημέρας, οι εργαζόμενοι που έχουν ήδη ανάθεση εκείνη την ημέρα εμφανίζονται πιο αχνά, με την ένδειξη «έχει ήδη προγραμματιστεί σήμερα», και μετακινούνται στο τέλος της λίστας. Μια απλή προσφορά στο χρηματιστήριο βαρδιών δεν θεωρείται προγραμματισμός.
• Ένδειξη κατά το σύρσιμο. Όταν σύρεις στην προβολή ημέρας έναν ήδη προγραμματισμένο εργαζόμενο, εμφανίζεται κατά το σύρσιμο μια ένδειξη με τα σημερινά χρονικά του διαστήματα.

Η αχνή εμφάνιση και η ένδειξη είναι υποδείξεις, όχι αποκλεισμοί. Η απόθεση παραμένει δυνατή και ο έλεγχος γίνεται όπως πάντα μόνο κατά την ανάθεση. Και τα δύο υπάρχουν μόνο στην προβολή ημέρας.

Οι νυχτερινές βάρδιες εκτείνονται σε δύο ημερολογιακές ημέρες και εμφανίζονται ως δύο μπάρες, ενώ η ετικέτα συνεχίζει να δείχνει τις πραγματικές ώρες.

Μια ασυμμετρία που προκαλεί συχνά σύγχυση: Η σχεδίαση και το σύρσιμο από την άκρη μπορούν να περάσουν τα μεσάνυχτα, αλλά η μετακίνηση παραμένει εντός της ημέρας. Αν θέλεις να μεταφέρεις μια νυχτερινή βάρδια κατά μία ημέρα, δεν μπορείς να το κάνεις με μετακίνηση.

Η λειτουργία σχεδίου χρησιμεύει για προετοιμασία: Προγραμματίζεις ολόκληρη την εβδομάδα χωρίς να ενημερωθεί κανείς στην ομάδα και στο τέλος εγκρίνεις τα πάντα με μία ενέργεια.

Όταν είναι ενεργή, επάνω από τον πίνακα εμφανίζεται η ένδειξη «Λειτουργία σχεδίου ενεργή». Τότε ισχύουν τα εξής:

• Οι νέες βάρδιες δημιουργούνται ως προσχέδια. Τα προσχέδια δεν είναι ορατά στους εργαζομένους και δεν προκαλούν ειδοποίηση.
• Οι αναθέσεις σε υπάρχουσες βάρδιες συγκεντρώνονται ως προκρατήσεις. Στον πίνακα εμφανίζονται με διακεκομμένο περίγραμμα και το όνομα είναι ορατό. Σε αυτό το στάδιο δεν έχει προγραμματιστεί ακόμη κανείς.

Το σημάδι επιλογής «Έγκριση» μετρά μαζί τα προσχέδια και τις προκρατήσεις. Με το πάτημα, κάθε προκράτηση προγραμματίζεται μεμονωμένα και περνά από τους ίδιους ελέγχους με μια κανονική ανάθεση. Αν μία συναντήσει σύγκρουση ή ακυρώσεις έναν διάλογο, παραμένει ανοιχτή και ενημερώνεσαι σχετικά, ενώ οι υπόλοιπες ολοκληρώνονται.

Το κόκκινο X απορρίπτει και τα δύο. Ο διάλογος επιβεβαίωσης αναφέρει τους πραγματικούς αριθμούς, ώστε να μην απορρίψεις κατά λάθος εργασία μισής εβδομάδας.

Δύο λεπτομέρειες: Η λειτουργία ισχύει μόνο για την τρέχουσα συνεδρία, επομένως μια ενεργοποιημένη λειτουργία σχεδίου δεν παραμένει ενεργή για ημέρες. Οι ίδιες οι προκρατήσεις διατηρούνται μετά από επαναφόρτωση και μπορούν να εγκριθούν. Επίσης συνδέονται με το δικό σου πρόγραμμα περιήγησης και ένας συνάδελφος δεν τις βλέπει.

Ο διακόπτης υπάρχει μόνο στον Προγραμματισμό. Το πρόγραμμα βαρδιών δεν δημιουργεί τίποτα από μόνο του, οπότε εκεί δεν θα υπήρχε κάτι προς έγκριση. Τα προσχέδια όμως παραμένουν επισημασμένα και ορατά και εκεί.

Όλοι οι τρόποι στελέχωσης περνούν από τον ίδιο έλεγχο, είτε με σύρσιμο στο πρόγραμμα, είτε μέσω του χρηματιστηρίου βαρδιών, είτε μέσω του πράκτορα αντικατάστασης. Δεν υπάρχει ευκολότερος τρόπος παράκαμψης των κανόνων. Ελέγχονται: ενεργός εργαζόμενος, απαιτούμενο προσόν, αποκλεισμός χώρου, έγκριση εργασίας για τον χώρο, εγκεκριμένη απουσία, διπλή κράτηση και οι απαιτήσεις του ArbZG. Αν η ανάθεση απορριφθεί, το μήνυμα αναφέρει την αιτία.

Επιπλέον ελέγχεται αν η βάρδια μπορεί γενικά να στελεχωθεί. Οι βάρδιες που έχουν ανατεθεί σε υπεργολάβο και οι ήδη ολοκληρωμένες βάρδιες απορρίπτονται. Αν η εντολή ανήκει σε οργανωτική μονάδα, ο εργαζόμενος πρέπει κατά την έναρξη της βάρδιας να ανήκει σε αυτή τη μονάδα, είτε ως κύρια μονάδα είτε μέσω δανεισμού.

Μια ένδειξη που αποτρέπει ένα αίτημα υποστήριξης: Αν αυτός ο έλεγχος εμφανίσει «Ο εργαζόμενος δεν βρέθηκε», παρότι ο εργαζόμενος βρίσκεται στη λίστα, η αιτία είναι σχεδόν πάντα η μονάδα. Τότε πρέπει να δανείσεις τον εργαζόμενο στη μονάδα ή να προσαρμόσεις τη μονάδα της εντολής.

Καθοριστική είναι η έναρξη της βάρδιας και όχι η χρονική στιγμή του προγραμματισμού. Επομένως, ένα διάστημα δανεισμού πρέπει να καλύπτει την ημέρα της βάρδιας.

Τι δεν σου προτείνεται καν: Στις προτάσεις στελέχωσης αποκρύπτονται οι εργαζόμενοι που έχουν ήδη άλλη βάρδια εκείνη την ώρα ή εγκεκριμένη απουσία. Όπου εμφανίζονται, φέρουν την ένδειξη «απασχολημένος» ή «απών». Επίσης δεν προτείνονται ανενεργοί εργαζόμενοι και εργαζόμενοι σε Standby. Αυτό ισχύει ενιαία για τη γρήγορη στελέχωση, τη στελέχωση βάρδιας και τη στελέχωση στην επισκόπηση.

Για τον έλεγχο ArbZG: Σας υποστηρίζει, αλλά δεν αντικαθιστά την υποχρέωση ελέγχου που έχετε ως εργοδότης. Ελέγχετε πάντα τη νομιμότητα μεγάλων υπηρεσιών και σύντομων περιόδων ανάπαυσης και βάσει της συλλογικής σας σύμβασης και της επιχειρησιακής σας συμφωνίας. Μόνο η διπλή κράτηση και το δίκαιο χρόνου εργασίας μπορούν να παρακαμφθούν και μόνο με αιτιολόγηση, όπως περιγράφεται παρακάτω.

Ο Προγραμματισμός μπορεί να παρακάμψει τη διπλή κράτηση και το ArbZG. Τότε απαιτείται αιτιολόγηση από 10 έως 500 χαρακτήρες. Τα προσόντα και ο αποκλεισμός χώρου δεν μπορούν ποτέ να παρακαμφθούν, ενώ κατά την αυτοανάληψη από εργαζόμενο δεν υπάρχει καμία δυνατότητα παράκαμψης.

Ξεχωριστό δικαίωμα: Η παράκαμψη απαιτεί δικό της δικαίωμα, το οποίο αναθέτεις συνειδητά. Ο παρεχόμενος ρόλος «Προγραμματιστής» δεν το περιλαμβάνει. Μετά από κάθε αλλαγή στη διαχείριση ρόλων, έλεγξε μία φορά ποιος το έχει.

Αν μια στελεχωμένη βάρδια ανατεθεί ξανά, ο νέος εργαζόμενος αντικαθιστά τον προηγούμενο. Αν ο προηγούμενος είχε ήδη κάνει check-in, γίνεται σωστά check-out αντί να απορριφθεί, ώστε ο χρόνος εργασίας να παραμείνει χρεώσιμος.

Ο ζωντανός χάρτης δεν έχει πλέον δική του σελίδα, είναι η Επισκόπηση. Εκεί εμφανίζονται σε χάρτη οι χώροι, οι εργαζόμενοι που έχουν κάνει check-in και όσοι αναμένονται. Ο χάρτης ενημερώνεται αυτόματα.

Για κάθε χώρο, ένα αναδυόμενο παράθυρο δείχνει πόσοι εργαζόμενοι βρίσκονται επιτόπου, πότε έγινε το τελευταίο check-in και, σε περίπτωση υποστελέχωσης, μια ειδοποίηση με την αναλογία παρόντων προς απαιτούμενους. Από εκεί, η επιλογή «Άνοιγμα σχεδίου επιχειρήσεων» οδηγεί απευθείας στο Κέντρο επιχειρήσεων του χώρου.

Τα στοιχεία του υπομνήματος αριστερά μπορούν να εμφανίζονται και να αποκρύπτονται μεμονωμένα, αν ο χάρτης γεμίσει υπερβολικά.

Η επιλογή «Αυτόματη στελέχωση» προτείνει εργαζομένους για όλες τις ορατές ανοιχτές βάρδιες, αποκλειστικά ως προσχέδιο, χωρίς ειδοποίηση. Όσο εκτελείται η διαδικασία, μια ένδειξη φόρτωσης καλύπτει τον πίνακα. Μετά, ένας διάλογος συνοψίζει τι στελεχώθηκε και τι όχι, με αιτία σε σαφή γλώσσα για κάθε βάρδια που δεν στελεχώθηκε.

Οι περασμένες βάρδιες δεν στελεχώνονται πλέον. Εμφανίζονται στο αποτέλεσμα ως μία συγκεντρωτική γραμμή με ακριβώς αυτή την αιτιολόγηση, αντί να παρουσιάζονται ως «δεν βρέθηκε κατάλληλος εργαζόμενος». Αυτή είναι η συχνότερη περίπτωση όταν επιλέγεται χρονικό διάστημα που εκτείνεται στο παρελθόν.

Αν έχουν οριστεί φίλτρα, ο διάλογος αναφέρει επίσης πόσες ορατές θέσεις παρέμειναν αμετάβλητες εξαιτίας τους.

Η πρόταση προτιμά εργαζομένους που γνωρίζουν ήδη τον χώρο, λαμβάνει υπόψη τη δίκαιη κατανομή των βαρδιών και τη μικρή απόσταση μετακίνησης. Αν έχουν καταχωριστεί επιθυμητές ώρες ανά μήνα για έναν εργαζόμενο, λαμβάνεται επιπλέον υπόψη πόσες από αυτές απομένουν στον τρέχοντα μήνα.

Τι μπορείς να επηρεάσεις: Τις επιθυμητές ώρες τις διαχειρίζεσαι στην Ομάδα, Μέλος, καρτέλα Σύμβαση και Προσωπικά στοιχεία. Ένα καταχωρισμένο ιδιωτικό όχημα βελτιώνει τη συνεκτίμηση για πιο απομακρυσμένους χώρους. Χωρίς αυτά τα δύο δεν αλλάζει τίποτα και ο εργαζόμενος συνεχίζει να προτείνεται κανονικά.

Λαμβάνονται υπόψη αποκλειστικά διοικητικά μεγέθη προγραμματισμού: βάρδιες που εκτελέστηκαν στον χώρο, προγραμματισμένες και επιθυμητές μηνιαίες ώρες, χρόνος τελευταίας επικοινωνίας και απόσταση. Δεδομένα συμπεριφοράς, όπως το ποσοστό απάντησης ή αποδοχής, δεν λαμβάνονται ρητά υπόψη. Πρόκειται για συνειδητή απόφαση σε σχέση με τον κανονισμό για την τεχνητή νοημοσύνη.