Ασφάλεια και προστασία δεδομένων

Κάθε εταιρεία βλέπει αποκλειστικά τα δικά της δεδομένα. Η συσχέτιση προκύπτει σε κάθε μεμονωμένο αίτημα από την επαληθευμένη σύνδεσή σου, ποτέ από κάτι που θα μπορούσε να στείλει το ίδιο το αίτημα. Έτσι, η πρόσβαση σε εγγραφή άλλης εταιρείας δεν απαγορεύεται απλώς, είναι αδύνατη.

Όλες οι διαδικασίες που σχετίζονται με την ασφάλεια καταγράφονται σε ένα αρχείο καταγραφής, στο οποίο μόνο προστίθενται εγγραφές και δεν γίνονται ποτέ αλλαγές.

Δεν υπάρχει συνεχής εντοπισμός τοποθεσίας. Η εφαρμογή ζητά άδεια μόνο για χρήση στο προσκήνιο και λαμβάνει ακριβώς ένα σημείο όταν ο εργαζόμενος καταγράφει την ώρα του.

Κατά το check-in αποθηκεύονται η ώρα και οι συντεταγμένες. Κατά το check-out το σημείο χρησιμοποιείται μόνο για τον έλεγχο και στη συνέχεια απορρίπτεται, απλώς δεν υπάρχει σχετικό πεδίο στο μοντέλο δεδομένων.

Κατά τη σάρωση ενός σημείου ελέγχου, η τοποθεσία είναι προαιρετική και μόνο καταγράφεται.

Με παρόμοια φειδώ γίνεται η διαχείριση των τραπεζικών δεδομένων: το IBAN ενός πελάτη είναι μόνο τιμή εισαγωγής. Στη συνέχεια, στο Cockpit εμφανίζεται μόνο καλυμμένο, δηλαδή με τους πρώτους και τους τελευταίους τέσσερις χαρακτήρες, ενώ στην πύλη πελατών δεν εμφανίζεται καθόλου. Μια νέα εισαγωγή αντικαθιστά την αποθηκευμένη τιμή.

Τα AGB, η δήλωση προστασίας δεδομένων, οι όροι χρήσης και η σύμβαση Auftragsverarbeitungsvertrag παρουσιάζονται σε εκδόσεις προς αποδοχή, κάθε φορά μόνο στους ρόλους που αφορούν.

Το AVV απαιτεί υπογραφή σε Textform, δηλαδή ένα όνομα που έχει πληκτρολογηθεί από τον ίδιο τον χρήστη. Ένα πλαίσιο επιλογής από μόνο του ρητά δεν αρκεί. Καταγράφονται ο χρήστης, η χρονική στιγμή, η έκδοση και η διεύθυνση IP, ενώ κατόπιν αιτήματος αποστέλλεται επιβεβαίωση με email.

Η πύλη αποδοχής καθοδηγεί κάθε ρόλο σε όλες τις εκδόσεις που εκκρεμούν για αυτόν, προτού συνεχίσει την εργασία του. Η ευθύνη για την εφαρμογή του περιεχομένου στην επιχείρηση παραμένει σε εσένα.

Διαγράφονται αυτόματα τα κλειστά αιτήματα υποστήριξης μετά από 14 ημέρες, οι ειδοποιήσεις του Cockpit μετά από 30 ημέρες και τα εισερχόμενα μηνύματα WhatsApp μετά από 90 ημέρες.

Αντίστροφα, υπάρχουν φραγές διαγραφής: δεν μπορούν να διαγραφούν εγκαταστάσεις με εγγραφές στο βιβλίο συμβάντων ή σαρώσεις περιπολιών ελέγχου, ούτε εργαζόμενοι με πραγματικό ιστορικό εργασίας. Η ενδεδειγμένη λύση είναι η απενεργοποίηση. Ένα αποδεικτικό στοιχείο που θα μπορούσε να εξαφανιστεί με τη διαγραφή μιας βασικής εγγραφής δεν θα είχε καμία αποδεικτική αξία.