Αναφορά ωρών

Κάθε γραμμή δείχνει τρεις τιμές που πρέπει να διακρίνονται:

• Προγραμματισμένος χρόνος: Η προγραμματισμένη διάρκεια βάρδιας μείον το διάλειμμα που έχει καταχωριστεί στην υπηρεσία.
• Πραγματικός χρόνος: Από το check-in έως το check-out. Αν λείπει το check-out, ο υπολογισμός γίνεται έως το τέλος της βάρδιας, το πολύ έως τώρα. Το διάλειμμα δεν αφαιρείται από τον πραγματικό χρόνο.
• Υπολογίσιμος: Ο αριθμός που λαμβάνεται υπόψη. Αποτελεί τη βάση για τον μισθό και το τιμολόγιο.

Κατά κανόνα χρεώνεται ο προγραμματισμένος χρόνος και όχι ο καταγεγραμμένος χρόνος. Από αυτό προκύπτουν τρία σημεία που στην πράξη προκαλούν συχνά ερωτήσεις:

• Όποιος παραμένει περισσότερο, λαμβάνει τον επιπλέον χρόνο υπόψη μόνο μετά από έγκριση.
• Όποιος φεύγει νωρίτερα χρεώνεται παρ' όλα αυτά με τον προγραμματισμένο χρόνο. Ο ελλιπής χρόνος δεν μειώνει τον υπολογίσιμο χρόνο.
• Όποιος δεν κάνει καθόλου check-in χρεώνεται επίσης με τον προγραμματισμένο χρόνο. Η γραμμή εμφανίζεται όμως μόνο μετά το τέλος της βάρδιας.

Υπάρχει μία εξαίρεση: Αν μια βάρδια λήξει πρόωρα επειδή ο εργαζόμενος δηλώσει ασθένεια, δημιουργείται ακάλυπτος χρόνος. Αυτός υπολογίζεται μόνο μετά από ξεχωριστή έγκριση, όπως περιγράφεται παρακάτω.

Αν το επιθυμείς, ο υπολογίσιμος χρόνος στρογγυλοποιείται σε ένα βήμα. Ρύθμιση στις Ρυθμίσεις, κάρτα Συμπεριφορά υπολογισμού: βήμα 5, 10, 15 ή 30 λεπτών, κατεύθυνση εμπορική, προς τα κάτω ή προς τα πάνω.

Η στρογγυλοποίηση γίνεται ακριβώς μία φορά, σε ένα μόνο σημείο του υπολογισμού ωρών. Γι' αυτό η αναφορά, ο μισθός, η ανάλυση και ο λογαριασμός χρόνου εργασίας διαβάζουν τον ίδιο αριθμό.

Επηρεάζονται μόνο γραμμές με πλήρες ζεύγος καταγραφών. Οι γραμμές που χρεώνονται βάσει προγράμματος, οι τρέχουσες βάρδιες και οι γραμμές χωρίς check-out παραμένουν ακριβείς στο λεπτό.

Στην αρχική κατάσταση η στρογγυλοποίηση είναι απενεργοποιημένη και ο υπολογισμός γίνεται με ακρίβεια λεπτού. Το βήμα και η κατεύθυνση μπορούν να οριστούν ή να αδειάσουν μόνο μαζί.

Αν οι πραγματικοί χρόνοι προέρχονται από ρολόι παρουσίας ή εξωτερικό σύστημα, μπορούν να εισαχθούν από την επιλογή «Εισαγωγή χρόνων» στην αναφορά ωρών.

Το αρχείο χρειάζεται την κεφαλίδα personalnummer;datum;von;bis. Αναγνωρίζεται και το κόμμα ως διαχωριστικό. Η ημερομηνία πρέπει να είναι σε μορφή TT.MM.JJJJ ή JJJJ-MM-TT και η ώρα σε HH:MM. Αν η ώρα λήξης είναι μικρότερη ή ίση με την ώρα έναρξης, θεωρείται ότι ανήκει στην επόμενη ημέρα. Μια υπάρχουσα στήλη «διάλειμμα» αγνοείται σκόπιμα και επιβεβαιώνεται ανά γραμμή.

Πρώτα εμφανίζεται μια προεπισκόπηση που δεν γράφει τίποτα. Σε κάθε γραμμή υπάρχει μια κατάσταση: Έτοιμο, Καμία αντιστοίχιση, Αμφίσημο, Εκτός ορίων, Κλειδωμένο ή Εσφαλμένο. Η αντιστοίχιση γίνεται μέσω αριθμού προσωπικού και ημέρας έναρξης. Πολλές αναθέσεις την ίδια ημέρα δίνουν την ένδειξη «Αμφίσημο».

Η εισαγωγή ελέγχει ακριβώς τους ίδιους κανόνες με τη μη αυτόματη καταχώριση, επομένως ισχύουν τα ίδια όρια: διάρκεια έως 24 ώρες, check-in έως 12 ώρες πριν από την προγραμματισμένη έναρξη και check-out έως 12 ώρες μετά το προγραμματισμένο τέλος. Ένας κλεισμένος μήνας δίνει την ένδειξη «Κλειδωμένο» αντί να προκαλέσει διακοπή. Κατά την εφαρμογή, κάθε γραμμή ελέγχεται ξανά και η προεπισκόπηση δεν εφαρμόζεται χωρίς έλεγχο.

Το αρχείο μπορεί να έχει μέγεθος 1 MB.

Ο επιπλέον χρόνος σε σχέση με το πρόγραμμα εμφανίζεται αρχικά σε παρένθεση ως «ανοιχτός» και δεν υπολογίζεται σε κανένα σύνολο. Με πάτημα στο «Έγκριση» γίνεται υπολογίσιμος και με δεύτερο πάτημα η έγκριση ανακαλείται.

Κάθε έγκριση και κάθε ανάκληση καταγράφεται στο πρωτόκολλο. Επειδή ο υπολογίσιμος χρόνος αποτελεί ταυτόχρονα βάση για τον μισθό και το τιμολόγιο, ένα πάτημα στην αναφορά ωρών μεταβάλλει και τα δύο ταυτόχρονα.

Η επιλογή Έγκριση όλων των ορατών ολοκληρώνει ολόκληρο το φιλτραρισμένο χρονικό διάστημα ταυτόχρονα, ακόμη και για πολλές εκατοντάδες βάρδιες. Η έγκριση εκτελείται σε πακέτα και εσύ βλέπεις μόνο το αποτέλεσμα.

Αν ένας εργαζόμενος δηλώσει ασθένεια κατά τη διάρκεια της βάρδιας και αναλάβει αντικαταστάτης, η θέση διαιρείται. Αν ο αντικαταστάτης κάνει check-in αργά, παραμένει κενό.

Αυτά τα λεπτά δεν χρεώνονται σιωπηρά. Εμφανίζονται με την ένδειξη «Ακάλυπτο» και χρειάζονται ρητή έγκριση όπως μια υπερωρία. Μόνο η γραμμή που έκλεισε λόγω ασθένειας σε θέση με πολλούς εργαζομένους μπορεί να περιέχει ακάλυπτο χρόνο.

Για κάθε βάρδια υπάρχει κατάσταση έγκρισης, ανοιχτή ή εγκεκριμένη, μαζί με ενδείξεις όπως «Λείπει check-in», «Λείπει check-out», «Απόκλιση» και «Ανοιχτή υπερωρία». Η ένδειξη απόκλισης εμφανίζεται όταν η διαφορά μεταξύ προγράμματος και πραγματικού χρόνου υπερβαίνει τα 15 λεπτά.

Μπορεί να εγκριθεί μόνο ολοκληρωμένη βάρδια, δηλαδή βάρδια με check-out ή με κατάσταση «δεν προσήλθε» ή «απορρίφθηκε». Για γραμμές χωρίς check-out υπάρχει μια ρητή ειδική διαδικασία που εγκρίνει τις προγραμματισμένες ώρες και σκόπιμα δεν επινοεί χρονοσήμανση.

Τα σύνολα υπολογίζονται πάντα από το πλήρες σύνολο γραμμών, ακόμη και αν επάνω έχει επιλεγεί το φίλτρο «μόνο ανοιχτές».

Τα φίλτρα για εργαζόμενο, χώρο και πελάτη είναι πεδία αναζήτησης: πληκτρολόγησε, επίλεξε από τις προτάσεις και ολοκλήρωσε. Το φιλτράρισμα γίνεται μόνο με επιλεγμένο άτομο ή επιλεγμένη καταχώριση. Ένα απλό τμήμα κειμένου δεν αλλάζει την αναφορά. Το άδειασμα του πεδίου αφαιρεί το φίλτρο.

Οι προτάσεις προέρχονται από ολόκληρο το απόθεμα. Ακόμη και με πάρα πολλούς εργαζομένους, χώρους ή πελάτες, η αναζήτηση βρίσκει κάθε καταχώριση.