Unidades organizativas

En Ajustes, Unidades organizativas, representas la empresa como un árbol, por ejemplo con sedes y áreas dentro de ellas. Puede tener hasta cinco niveles de profundidad.

Una unidad no es un mandante propio. La separación entre empresas no cambia, las unidades solo restringen el acceso dentro de tu empresa.

Solo se puede eliminar una unidad si está realmente vacía. Se comprueban las subunidades, los emplazamientos, el personal, los encargos, los usuarios asignados y las cesiones.

Mientras no exista ninguna unidad, todo el módulo permanecerá oculto. El campo «Unidad» solo aparece en el emplazamiento, el encargo y la ficha de personal cuando hay algo que seleccionar.

En la gestión de usuarios, cada persona de la oficina recibe acceso a sus unidades. No seleccionar nada significa tener acceso a toda la empresa, igual que antes. Si se selecciona una unidad, la persona ve esa unidad y todas las que están por debajo.

Nadie puede cambiar su propia asignación, ni siquiera el propietario puede cambiar la suya. Así se evita que alguien se bloquee por error.

El personal no tiene acceso a unidades. Cada persona tiene una unidad de origen a la que están vinculados su expediente personal y su nómina.

Este es el punto más importante porque puede parecer fácilmente un error:

• Las listas se acortan sin avisar. No hay ningún aviso de «filtrado» ni ningún recuento.
• No puedes encontrar un registro situado fuera de tu unidad. Si un colega ve un encargo que tú no encuentras, casi siempre se debe a la asignación de unidades.
• Los registros sin unidad siguen visibles para todos. Por tanto, los datos existentes no desaparecen al introducir las unidades.

Además, en los encargos se aplica lo siguiente: si tiene un emplazamiento, hereda la unidad de este y el campo queda bloqueado.

Si una persona ayuda temporalmente en otra sede, puedes cederla allí por un periodo limitado desde su perfil, pestaña Cesión. La fecha de finalización es opcional, sin ella la cesión es indefinida.

La cesión solo amplía las opciones de planificación. El expediente personal y la nómina permanecen en la unidad de origen. Al finalizar el periodo no se cambia ninguna vinculación, la persona simplemente deja de aparecer en la lista de candidatos de la unidad de destino.

Una persona puede estar cedida a varias unidades al mismo tiempo y no se impiden las cesiones solapadas.

Para el personal cedido se aplican dos fechas de referencia distintas, lo que genera consultas con frecuencia:

• Una persona ya está visible en la paleta antes del inicio de su cesión, para que la unidad de destino pueda planificar con antelación.
• Solo se puede asignar cuando el inicio del turno se encuentra dentro del periodo de cesión.

Por tanto, puedes arrastrar correctamente una persona visible a un turno y aun así recibir un rechazo porque el turno comienza antes del inicio de la cesión o después de su finalización. La paleta es una vista previa de planificación, no una promesa de asignación.

El personal cedido lleva en la paleta y en el plan de turnos la indicación «Cedido desde otra unidad» o «Cedido hasta» con la fecha. Quien no tenga limitado el acceso a unidades nunca ve esta indicación, porque para esa persona todo el personal pertenece de todos modos a su ámbito.