Sähköinen lasku, XRechnung

Laskuluettelossa jokaisessa hyväksytyssä laskussa on painike „XRechnung XML". Tiedosto luodaan jokaisella avauskerralla uudelleen ajantasaisista perustiedoista, eikä sitä tallenneta.

Hyvityslasku merkitään oikein hyvityslaskuksi, ja siinä viitataan alkuperäisen laskun numeroon.

Asiakkaan tiedoissa on osio „Sähköinen lasku", jossa ovat valitsin „Liitä XRechnung lähetykseen" ja kenttä „Leitweg-ID". Kun valitsin on käytössä, XML-tiedosto lähtee laskusähköpostissa PDF-tiedoston lisäksi.

Jos jokin pakollinen tieto puuttuu, lähetys keskeytyy eikä sähköpostia lähetetä. Lasku pysyy hyväksyttynä, ja ilmoitus nimeää puuttuvat kentät. Tämä on tarkoituksellista: on parempi jättää lasku lähettämättä kuin lähettää käyttökelvoton tiedosto.

Molemmat muokkauslomakkeet näyttävät etukäteen, mitä vielä puuttuu. Asiakaslomake näyttää tiedot valitsimen alla ja asetukset kohdassa „Puuttuu vielä XRechnung-laskusta".

Yritykseltäsi: arvonlisäverotunniste tai veronumero, toinen niistä riittää, sekä katuosoite, postinumero, paikkakunta, maa, yhteyshenkilö puhelinnumeroineen ja sähköpostiosoitteineen sekä IBAN. BIC on vapaaehtoinen.

Asiakkaalta: katuosoite, postinumero, paikkakunta, maa ja sähköpostiosoite.

Saksalaiset julkiset hankintayksiköt tarvitsevat Leitweg-ID-tunnuksen, jotta lasku päätyy oikealle viranomaiselle. Se tallennetaan asiakkaan tietoihin.

Tärkeää: Kenttä ei teknisesti ole pakollinen. Jos se puuttuu, tiedostossa käytetään ilman ilmoitusta asiakasnumeroa, ja tiedosto luodaan silti. Muodollisesti tiedosto on silloin kelvollinen, mutta käytännössä sitä ei voida toimittaa viranomaiselle. Jos laskutat julkisia hankintayksiköitä, pidä Leitweg-ID siksi aina ajan tasalla.

Jotta yllätyksiä ei tule, kolme asiaa suoraan sanottuna:

• ZUGFeRD ei ole käytettävissä. Järjestelmä luo erillisen XML-tiedoston PDF-tiedoston rinnalle, ei koskaan PDF-tiedostoa, johon XML on upotettu.
• Vain yksi verokanta laskua kohden. XML-tiedosto sisältää täsmälleen yhden verokannan. Itse laskutus tukee rivejä, joiden verokanta on 19, 7 tai 0 prosenttia, sekä alennuksia. Laskut, joissa on useita verokantoja tai alennuksia, eivät siksi siirry XML-tiedostoon ongelmitta, eikä niitä pidä lähettää XRechnung-laskuina.
• Maksutapana on aina tilisiirto ja asiakirjassa on teidän IBAN-numeronne, vaikka asiakkaalle olisi tallennettu suoraveloitus.